Какой бы разной ни была специфика бизнеса, каждый руководитель думает о том, как оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность своих работников.
Как контролировать рабочее время сотрудников? Почему они так много времени тратят на сделки и отдельные задачи? В чем причина и, самое главное, как отслеживать и предотвращать такие большие временные издержки на выполнение бизнес-процессов? А вы знаете ответы на эти вопросы?
Цель и особенности проекта
- Проблема нашего клиента
Несвоевременное выполнение заданий по бизнес-процессам.
Модуль бизнес-процессов Битрикс24 позволяет проектировать и управлять бизнес-процессами, но при этом отсутствует возможность анализировать эффективность выполнения заданий по данным бизнес-процессам. - Цели и задачи
Целью стало повышение эффективности работы с бизнес-процессами в Битрикс24. Исходя из этого перед нами встала задача реализации функционала, который позволит контролировать сроки выполнения определенных заданий по этапам бизнес-процессов Битрикс24.
Решение
Как мы это делалиВ соответствие с техническим заданием данный функционал необходимо было реализовать для всех возможных бизнес-процессов Битрикс24, а именно:
- Бизнес-процессы в живой ленте
- Бизнес-процессы над элементами списков (рекламные материалы, документы)
- Бизнес-процессами в CRM (контакты, лиды, сделки)
Для решения такой задачи необходимо было реализовать 2 функциональных блока:
- Сбор данных.
- Аналитический отчёт.
В качестве данных выступают дата и время начала и окончания необходимых статусов бизнес-процессов. Поэтому функционал сбора данных должен быть доступен для гибкого внедрения в шаблоны бизнес-процессов.
Мы разработали дополнительный блок действий «Фиксация временной точки», который размещается перед блоками, которые являются началом либо концом логического этапа бизнес-процесса. Главная задача данного блока – фиксация времени начала или соответственно окончания определенного действия.
Блоки бизнес-процесса
Как вы видите, данный блок действий имеет простые настройки: название фиксируемого блока, а также указывается параметр, является блок точкой входа либо выхода.
Настройки параметра бизнес-процесса
Аналитический отчет
Все, что не измеряется, не может быть улучшено! Поэтому вторая подзадача проекта, которую нам предстояло решить – это возможность изучения и анализа полученных данных.
Для анализа эффективности мы создали отдельный раздел в Битрикс24 – страницы аналитического отчета по эффективности бизнес-процессов. Данные отчета группируются по трём блокам:
- бизнес-процессы в живой ленте
- бизнес-процессы над элементами универсального списка
- бизнес-процессы над сущностями CRM
Отчет по эффективности бизнес-процесса
По каждому временному промежутку бизнес-процесса можно посмотреть детальную информацию с возможностью перехода в карточку соответствующего бизнес-процесса либо к сущности, по которой был запущен бизнес-процесс.
Детальная информация в отчете по бизнес-процессу
С помощью фильтра можно выбрать данные по необходимым параметрам. И экспортировать отчет эффективности в Excel.
Фильтр для построения отчета по бизнес-процессу
Результат
Данный функционал позволяет отследить все этапы любого из бизнес-процессов и выявить нерационально затраченное сотрудником как для бизнес-процесса в целом, так и на каждом отдельном шаге. Соответственно, следующий шаг со стороны руководителя - выявить причину и оптимизировать работу специалистов или оптимизировать сам БП. Ведь лишние часы могут быть использованы на получение дополнительной прибыли и привлечение новых клиентов.Первоначальная дата публикации кейса — 18.11.2019