Эффективность бизнес-процессов компании: как не тратить рабочее время впустую

Какой бы разной ни была специфика бизнеса, каждый руководитель думает о том, как оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность своих работников.

Как контролировать рабочее время сотрудников? Почему они так много времени тратят на сделки и отдельные задачи? В чем причина и, самое главное, как отслеживать и предотвращать такие большие временные издержки на выполнение бизнес-процессов? А вы знаете ответы на эти вопросы?

Цель и особенности проекта

• Проблема нашего клиента
  

  Несвоевременное выполнение заданий по бизнес-процессам.
  Модуль бизнес-процессов Битрикс24 позволяет проектировать и управлять бизнес-процессами, но при этом отсутствует возможность анализировать эффективность выполнения заданий по данным бизнес-процессам.

• Цели и задачи
  

  Целью стало повышение эффективности работы с бизнес-процессами в Битрикс24. Исходя из этого перед нами встала задача реализации функционала, который позволит контролировать сроки выполнения определенных заданий по этапам бизнес-процессов Битрикс24.

Решение

Как мы это делали

В соответствие с техническим заданием данный функционал необходимо было реализовать для всех возможных бизнес-процессов Битрикс24, а именно:

• Бизнес-процессы в живой ленте
• Бизнес-процессы над элементами списков (рекламные материалы, документы)
• Бизнес-процессами в CRM (контакты, лиды, сделки)

Для решения такой задачи необходимо было реализовать 2 функциональных блока:

1. Сбор данных.
2. Аналитический отчёт.

Сбор данных

В качестве данных выступают дата и время начала и окончания необходимых статусов бизнес-процессов. Поэтому функционал сбора данных должен быть доступен для гибкого внедрения в шаблоны бизнес-процессов.

Мы разработали дополнительный блок действий «Фиксация временной точки», который размещается перед блоками, которые являются началом либо концом логического этапа бизнес-процесса. Главная задача данного блока – фиксация времени начала или соответственно окончания определенного действия.

Как вы видите, данный блок действий имеет простые настройки: название фиксируемого блока, а также указывается параметр, является блок точкой входа либо выхода.

Аналитический отчет

Все, что не измеряется, не может быть улучшено! Поэтому вторая подзадача проекта, которую нам предстояло решить – это возможность изучения и анализа полученных данных.

Для анализа эффективности мы создали отдельный раздел в Битрикс24 – страницы аналитического отчета по эффективности бизнес-процессов. Данные отчета группируются по трём блокам:

• бизнес-процессы в живой ленте
• бизнес-процессы над элементами универсального списка
• бизнес-процессы над сущностями CRM

По каждому временному промежутку бизнес-процесса можно посмотреть детальную информацию с возможностью перехода в карточку соответствующего бизнес-процесса либо к сущности, по которой был запущен бизнес-процесс.

С помощью фильтра можно выбрать данные по необходимым параметрам. И экспортировать отчет эффективности в Excel.

Результат

Данный функционал позволяет отследить все этапы любого из бизнес-процессов и выявить нерационально затраченное сотрудником как для бизнес-процесса в целом, так и на каждом отдельном шаге. Соответственно, следующий шаг со стороны руководителя - выявить причину и оптимизировать работу специалистов или оптимизировать сам БП. Ведь лишние часы могут быть использованы на получение дополнительной прибыли и привлечение новых клиентов.

Первоначальная дата публикации кейса — 18.11.2019