Доработка Битрикс24 для "Электросилы"

Два года назад в компании “Электросила” решили поменять процессы, связанные с подбором персонала. Такое решение совпало с переходом всей компании на Битрикс24. Сейчас рекрутеры “Электросилы” работают в CRM-системе, проводят собеседования онлайн и загружают резюме кандидатов из rabota.by в Битрикс24.

Использовали собственную CRM, а потом перешли на Битрикс24

До 2020 года в компании “Электросила” 8 лет пользовались самописной CRM-системой. В ней же работали и рекрутеры: создавали заявки на подбор персонала. Функционала этой CRM-системы HR-подразделению не хватало. Рекрутеры хотели работать в сервисе, где можно создавать заявки на подбор персонала, сохранять там резюме, оставлять комментарии и пополнять базу соискателей. 

Идея о переходе отдела рекрутинга на новый сервис совпала с внедрением в компании корпоративного портала Битрикс24. Его в “Электросиле” внедрили, чтобы ставить сотрудникам задачи и общаться по работе в одном месте.

Штатный бизнес-аналитик “Электросилы” предложил HR-подразделению перейти на CRM-систему Битрикс24. Она могла закрыть задачи, которые ставил отдел рекрутинга для новой системы автоматизации работы: 

1. Возможность руководителям подразделения просто и удобно создавать заявки на подбор сотрудников. Директор магазина создал заявку на вакансию, рекрутер ее получил и взял в работу.
   

2. Импортировать резюме соискателей из сайта rabota.by в CRM Битрикс24. Благодаря этому функционалу, рекрутер работает с кандидатом в CRM: проводит с ним собеседования в онлайн-режиме, оставляет комментарии и переводит резюме по стадиям от первого интервью до оформления на работу. Такая автоматизация экономит время работы рекрутеров. Подобным образом HR-подразделение “Электросилы” использует CRM Битрикс24 как HRM-систему (система управления персоналом).

Разработали приложение для интеграции с rabota.by

CRM Битрикс24 в HR-подразделении настроили сами, помог штатный бизнес-аналитик. Для разработки приложения интеграции портала с rabota.by обратились к компании Atevi Systems. С этим партнером “Электросилу” связывают давние и доверительные отношения. Программисты Atevi Systems разработали приложение, которое загружает резюме кандидатов в Битрикс24 из сайта rabota.by.

Вот как это работает на примере подбора кандидатов на вакансию продавца-консультанта:

• Сделки в CRM-системе Битрикс24 рекрутеры “Электросилы” используют для найма сотрудников. Работают сотрудники в 2 воронках: в одной хранятся вакансии, в другой — резюме.

• Руководитель магазина создает заявку на вакансию в воронке “HR вакансии”, где указывает, что ему нужен продавец-консультант. 

• Рекрутер получает уведомление о появлении новой вакансии, берет ее в работу и размещает объявление о поиске сотрудников на rabota.by.

• Рекрутер отбирает подходящих кандидатов. В карточке вакансии, в поле “Загрузить резюме кандидата” вставляет ссылку на анкету соискателя на rabota.by и загружает анкету. Для одной вакансии можно загружать несколько резюме.

• Приложение проверяет, существует ли резюме по указанной ссылке. Если нет, рекрутер получает системное уведомление об отсутствии резюме.    

• Если резюме существует, то на его основе в Битрикс24 создается новый контакт с данными соискателя. Информация из анкеты импортируется в контакт. Туда же загружается pdf файл с резюме. Его можно скачать или просмотреть в окне браузера.

• В воронке “HR Резюме” автоматически создается новое резюме и к нему прикрепляется ранее созданный контакт.

• На основе данных анкеты в Битрикс24 среди всех, существующих в системе резюме, выполняется автоматический поиск дубликатов. Если аналогичное резюме найдено, рекрутеру приходит уведомление, что с кандидатом уже работает другой специалист.

Рекрутеры собеседуют кандидатов онлайн

С переходом на CRM Битрикс24, HR-специалистам стало проще работать. В CRM Битрикс24 рекрутеры импортируют лишь те резюме, которые показались интересными. Далее работа с кандидатами идет по следующим этапам:

1. В работе. Рекрутер созванивается с соискателем, узнает базовую информацию, договаривается на первое собеседование и перемещает резюме на следующий этап

2. 1-е собеседование. Рекрутер проводит с кандидатом 1-е собеседование. После интервью рекрутер в карточке резюме оставляет комментарий по кандидату. Комментарий видит руководитель магазина, который подал заявку на вакансию. Если первое собеседование прошло успешно, рекрутер перемещает резюме на следующую стадию 

3. 2-е собеседование. Рекрутер проводит 2-е собеседование с кандидатом. Если соискатель подошел, его кандидатуру согласовывают с руководителем магазина

4. Оформление. На эту стадию рекрутер перемещает резюме после того, как кандидатуру соискателя согласовал руководитель магазина. На стадии меняется ответственный на специалиста по кадрам. Также здесь стоит робот, который отправляет соискателю sms с перечнем документов, необходимых для оформления.

Переход HR-подразделения на работу в Битрикс24 совпал с пандемией. Большинство собеседований рекрутеры проводят онлайн. Такой подход к работе сократил время на организацию и проведение интервью: создали в корпоративном мессенджере видеоконференцию, отправили ссылку на нее кандидату и провели собеседование из Битрикс24.Оффлайн-интервью сейчас проводят лишь с соискателями на руководящие должности или на вакансии офиса компании.

Итоги

Руководитель HR-подразделения “Электросилы” Екатерина Новик говорит, что у сотрудников не было сложностей с переходом на Битрикс24. Систему освоили за 3 недели, и она полностью оправдала себя. 

Вот еще 3 “боли”, которые закрыл Битрикс24 для рекрутеров “Электросилы”:

1. Вся информация о сотрудниках находится в одном месте. Достаточно открыть профиль любого сотрудника и можно увидеть, как он продвигается в компании: когда приняли на работу, чем увлекается, как развивается 

2. Напоминания о задачах. После трудоустройства кандидата, работа с ним не заканчивается. Рекрутер связывается с новым сотрудником после первой рабочей недели и спрашивает, как у него дела, все ли получается на работе. Задачи напоминают рекрутеру о встречах, звонках и т.д.

3. Возможность распределять нагрузку по рекрутерам. Сейчас руководитель видит, сколько у специалистов запланировано собеседований в день и может скорректировать их работу. Раньше, чтобы получить такую информацию, нужно было звонить рекрутеру.

По словам Екатерины Новик, Битрикс24 показал себя удобной и гибкой системой. Единственный минус — сопротивление персонала, который всегда относится настороженно к любым нововведениям. Но благодаря понятному функционалу, эта настороженность быстро прошла.