Доработка Битрикс24 для промышленной компании: построение отчета по Cash-Flow

Компания “Акваэкология” поставляет и устанавливает оборудование для промышленности, водоснабжения и энергетики. Это сложный b2b бизнес с филиалами в России и Казахстане. Для качественной работы с клиентами компании понадобилась не просто CRM-система, а уникальная доработка, которая сводит платежи и рассчитывает маржинальность сделок.

Внедрили Битрикс24, чтобы оптимизировать продажи

“Акваэкология” работает с 2002 года. Начинали с помещения в 9 квадратных метров и двух сотрудников. Сейчас у компании филиалы в России и Казахстане и крупные клиенты по всей стране, среди которых ОАО «Мозырский НПЗ», ОАО «Нафтан», ОАО «Гродно Азот», ОАО «Беларуськалий», ГПО «Белоруснефть» и т.д. 

“Акваэкология” работает сразу в нескольких сегментах рынка. Поставляет, устанавливает и внедряет новые технологии для водопроводно-канализационного хозяйства, тепловых сетей, гидро- и теплоэлектростанций, возобновляемой энергетики, химической, нефтехимической и горнорудной промышленности.

Долгое время компания работала как и большинство бизнесов в Беларуси. Сделки вели в текстовых редакторах, коммуникация между сотрудниками была разбросана по мессенджерам.

Чтобы собрать все воедино, маркетолог “Акваэкологии” предложил руководству внедрить CRM-систему. Она была нужна, чтобы закрыть сразу несколько потребностей:

Построить коммуникацию сотрудников в одном месте. Битрикс24 позволяет не только общаться между собой в чатах, но и бесплатно созваниваться по видеосвязи, сохранять звонки, ставить задачи, планировать созвоны и встречи в календаре и т.д.

Сделать работу менеджеров прозрачной. Сгруппировать сделки по регионам (Беларусь, Казахстан и Россия) и систематизировать работу с клиентами с помощью инструментов Битрикс24.

Автоматизировать работу менеджеров по продажам. С помощью инструментов автоматизации Битрикс24 освободить менеджеров от ежедневных рутинных задач, чтобы те сконцентрировались на более качественной работе с клиентами.

Битрикс24 в “Акваэкологии” выбрали исходя из возможностей системы. Битрикс24 предлагает не только CRM, но и целый набор эффективных инструментов для бизнеса. Здесь можно ставить задачи, планировать дела в календаре, создавать таблицы и презентации, запускать рекламу в социальных сетях и отвечать клиентам на сообщения не выходя из системы. 

Понадобилась доработка для расчета платежей

После внедрения Битрикс24 в компании поняли, что систему можно и нужно дорабатывать. “Акваэкология” работает в коробочной версии Битрикс24, что позволяет реализовывать любые, даже самые сложные решения.

Особенность бизнеса компании в сложности сделок. Это b2b бизнес, где “Акваэкология” зачастую выступает поставщиком между заказчиком и производителем. Соответственно, для того чтобы сделка была рентабельной менеджеру нужно вывести предварительные затраты и доходы от сделки.

Рентабельность сделки раньше выводила бухгалтерия. Для расчета маржинальности каждой новой сделки, менеджеру по продажам нужно было обращаться к бухгалтерам. Такой процесс отнимал очень много времени.

“Акваэкологии” требовалась такая доработка, в которой все цифры по планируемым и итоговым платежам сводились бы автоматически в одном отчете. Такую доработку в Битрикс24 смогли реализовать специалисты Atevi Systems. Почему именно они?

• Компания имеет команду опытных программистов. Все сотрудники Atevi Systems официально аттестованы как Битрикс-разработчики.
  
• Atevi Systems одни из немногих в Беларуси, кто обладает компетенцией “Крупные корпоративные внедрения”. Это значит, что программисты компании имеют опыт разработки больших и сложных доработок для крупнейших предприятий страны.
  
• Компания готова взять на себя не только реализации доработок Битрикс24, но и последующее обслуживание по четкому SLA регламенту.
  

Какие задачи стояли перед специалистами Atevi Systems? 

1. Вынести расчеты по платежам с заказчиками и поставщиками в отдельные смарт-процессы, которые отображаются в карточке сделки.

2. Разработать приложение, которое автоматически рассчитает и сведет в один отчет планируемые и фактические платежи по заказам и поставкам и выведет маржинальность каждой сделки.

Как работают менеджеры “Акваэкологии” после доработки

После доработки Битрикс24 в карточке сделки у менеджеров “Акваэкологии” появилось 2 смарт-процесса:

1. Поставщики. Находится вся основная информация по работе c предприятиями, которые участвуют в сделке и изготавливают промышленное оборудование в сфере энергетики и водоснабжения.
   
2. Заказчик. Тут содержатся финансовые детали сделки: валюта договора, стоимость оборудования и услуг по транспортировке и установке, суммы взносов и т.д.
   

Что происходит со сделками дальше? Рассмотрим на примере работы с поставщиками.

1. В смарт-процессе “Поставщики” указаны компании, которые поставляют оборудование в рамках сделки. Допустим, нефтеперерабатывающий завод заказал турбины, котлы и т.д. В смарт-процессе “Поставщики” содержатся компании, которые поставляют и устанавливают это оборудование.

2. Для того, чтобы попасть в карточку поставщика, менеджер в смарт-процессе “Поставщики” нажимает на необходимую ему компанию.

3. В карточке поставщика менеджер заполняет основную информацию о нем. Здесь же находится смарт-процесс “Расчеты с поставщиком”.

4. В смарт-процессе “Расчеты с поставщиком” указаны все планируемые и произведенные расчеты.

5. В карточке “Расчета с поставщиком” менеджер заполняет сумму, дату планируемого расчета и другие данные.

Аналогичный процесс работы происходит и в смарт-процессе “Заказчик” по поступлениям оплат от заказчика. 

На основании созданных смарт-процессов программисты Atevi Systems разработали самую главную часть проекта — приложение Cash-Flow, которое сводит все планируемые и поступающие платежи в одну таблицу.

Как работает приложение Cash-Flow:

Отчет Cash-Flow состоит из 3 блоков:

1. Поступления денег от заказчика 

2. Расчеты с поставщиками

3. Расчет маржинальности проекта 

Каждый новый платеж добавляется в отдельный столбец. Чаще всего заказчик платит в несколько частей. Такой подход позволяет видеть движение планируемых и фактических доходов и расходов, прогнозировать кассовые разрывы и главное — анализировать маржинальность сделки. 

В правой части отчёта находится контрольный столбец, где указывается итоговая сумма всех платежей. Все данные передаются из смарт процессов “Расчеты с заказчиком” и “Расчеты с поставщиком”. Приложение автоматически сводит все платежи и выводит итоговые суммы, в том числе и маржинальность сделки.

Данные по платежам и расчетам попадают  в отчет автоматически и формируются отдельно по каждой сделке в CRM.

Итоги

После внедрения Битрикс24 сотрудники “Акваэкологии” разделились на новаторов и консерваторов. Первые приняли систему как нововведение и точку роста, вторые — сопротивлялись. На адаптацию к Битрикс24 ушло несколько месяцев. Сотрудники положительно отнеслись к работе в новой системе, ведь она забрала на себя часть их работы.

Что касается приложения Cash-Flow, то с ним отдел продаж закрыл две болевые точки. Благодаря ему:

— Менеджеры видят как меняются планируемые и фактические расходы, что позволяет анализировать и оптимизировать будущие продажи.

— Сотрудники экономят время. Теперь не нужно вручную сводить и рассчитывать сумму сделки и ее маржинальность. Все автоматически сводится в отчете, что не только экономит время, но и сокращает пространство для ошибок.

Благодаря приложению для Битрикс24, которое разработали специалисты Atevi Systems, сотрудники “Акваэкологии” не только освободили менеджеров от части работы, но и оптимизировали процесс продаж.