Автоматизация процессов строительной компании в Битрикс24

ООО “Инжиниринговая компания ПТМ” - строительная компания полного цикла, представленная на рынке более 3 лет. Основные направления деятельности: монтаж строительных металлоконструкций, технологического оборудования и трубопроводов, строительство объектов 1-4 категорий сложности (направление бизнеса В2В).

Цель и особенности проекта

Проблемы клиента

Компания ведет несколько крупных строительных объектов одновременно, на каждый из которых требуется обеспечить бесперебойную доставку оборудования и материалов. Основной проблемой клиента было отсутствие четкой работы с внутренними заявками, поступающими в отдел снабжения от занятых на объектах бригадиров.

Заявки поступали руководителю отдела через различные каналы связи: электронную почту, мессенджеры, скайп. Статус и дальнейшую судьбу заявки отследить было трудно, наблюдались проблемы с поставками необходимого оборудования на объект. Итогом являлись простои на объектах строительства и потеря денег.

Цели и задачи

Главной задачей, которая стояла перед нами, было создание единого функционального реестра заявок для отдела снабжения. Ввиду специфики работы компании «ПТМ» – наличия как офисных сотрудников (отдел снабжения, руководство), так и специалистов, работающих «в полях», осматривающих объекты и сост авляющих заявки (бригадиры) – требовалось обеспечить мобильную доступность реестра (мобильное приложение).

Цели автоматизации

• Оптимизация внутренних процессов между отделом снабжения, административным персоналом и выездными бригадами.
• Налаживание эффективной, прозрачной системы управления.
• Внедрение в работу «Битрикс24» – функционального инструмента для взаимодействия между сотрудниками.

Решение

Для решения задачи выбрана эффективная и экономически оправданная облачная версия «Битрикс24» с доступом через стационарные и мобильные устройства, разработанная на базе интерфейса RestAPI и адаптивной верстки. Готовое приложение было загружено на портал заказчика через маркетплейс «Битрикс24».

Поскольку все внутренние рабочие процессы в компании протекали по су ществующей, привычной для сотрудников и, как показала практика, не самой эффективной схеме, конструирование бизнес - процесса требовало серьезной подготовительной работы. Чтобы учесть все нюансы деятельности и сделать приложение эффективным, мы провели предпроектный анализ и рассмотрели существующий алгоритм действий, от поступления заявки до поставки товаров на объект. 

• Бригадир, работающий на объекте, составляет заявку на необходимое оборудование.
• Заявка поступает руководителю отдела снабжения с уведомлением для утверждения или отклонения.
• Утвержденная заявка поступает в отдел снабжения. Назначается ответственный специалист.
• На всех стадиях рассмотрения заявке присуждается определенный статус, позволяющий оценить, на каком этапе находится ее выполнение, либо выяснить причину отклонения.

Для оптимизации работы компании принято решение о программировании приложения на основе поэтапного бизнес - процесса, финишным моментом которого будет выполнение заявки, внесенной в реестр с уведомлением сотрудников, ответственных за определенный статус.

После проектирования технической части структура готового приложения выглядела следующим образом:

• Настройки;
• Создание/редактирование заявки;
• Список активных заявок;
• Список выполненных/отклоненных заявок.

Настройки

Для работы с приложением в первую очередь необходимо распределить роли между сотрудниками внутри приложения:

• Заполнить графу “Руководитель отдела снабжения”;
• Добавить сотрудников отдела снабжения;
• Заполнить графу «Объекты» (каждому объекту присваивается личный код, который включаются в список объектов уже в приложении).

Создание/редактирование заявки

В форме для создания/редактирования заявки имеются все необходимые поля:

• Даты подачи и выполнения заявки;
• Наименования товара;
• Единица измерения, количество;
• Данные о заказчике и объекте;
• Статус заявки;
• Строка для примечаний.

В форму можно загрузить дополнительные файлы спецификаций для каждой заявки.

На практике процесс выглядит следующим образом:

1. Бригадир заполняет заявку непосредственно на объекте: указывает наименование объекта, необходимые товары, их количество и другие сведения, необходимые для работы.
2. После сохранения введенной информации заявка попадает руководителю отдела снабжения с уведомлением «Для рассмотрения» и получает статус «Руководителю отдела снабжения» (первоначальный статус, который будет меняться в ходе работы с заявкой).
3. Руководитель рассматривает заявку: 

— в случае отклонения сотруднику (бригадиру) приходит соответствующее уведомление с указанием причины в графе «Комментарий руководителя отдела снабжения»;

— в случае одобрения заявка поступает в отдел снабжения с уведомлением каждого сотрудника и получает статус «В отделе снабжения».


4. Ответственный специалист берет заявку в работу и в ходе выполнения отмечает в карточке статус по каждой позиции (закуплено, поставлено на объект, находится в процессе ожидания).
5. После поставки каждой позиции на объект статус заявки меняется на «Исполнена», и она попадает в список отклоненных/завершенных заявок.

Список активных заявок

Все заявки, которые находятся в обработке, отображаются в «Списке активных заявок». Для безопасности информации права доступа сотрудников к списку заявок ограничены:

• Руководителю отдела снабжения доступны все заявки;
• Ответственные сотрудники имеют доступ только к заявкам, с которыми они работают.

Для проведения анализа список заявок можно фильтровать по объектам. В «Списке» можно просмотреть полную информацию по каждой заявке (кнопка «Просмотр» открывается в виде удобного pop-up окна) и внести необходимые правки (кнопка «Редактировать»).
Для полной аналитики и вывода списка заявок на печать можно экспортировать информацию в Excel.

Список выполненных/отклоненных заявок

В данный список попадают выполненные заявк и, а также отклоненные руководителем с комментарием для ответственного сотрудника (бригадира). Визуальное исполнение аналогично «Списку активных заявок».

Табель

Приложение «Табель» позволило автоматизировать и упростить систему учета рабочего времени сотрудников, занятых на объектах. Учет выполнялся следующим образом: каждый бригадир подавал данные по своей бригаде в формате Excel заместителю директора. Специалист сводил и подсчитывал поступающую информацию вручную в течение нескольких дней. Сложности заключались и в том, что один рабочий мог быть занят в нескольких объектах в течение отчетного месяца.

Приложение по учету рабочего времени заполняется бригадиром. Все записи доступны руководителю, бригадиры могут увидеть информацию только по своим подчиненным.

• 
  

В окно «Добавление записи» вносится информация о каждом рабочем, занятом на объекте (ФИО, профессия, объект, время начала и окончания работы). Бригадир «привязывается» к записи автоматически.

В «Списке» выводится информация о начале и окончании рабочего времени по каждому рабочему, а также имя и фамилия ответственного прораба. Колонка «Количество часов» показывает разницу между окончанием и началом рабочего дня, т.е. фактически отработанное время. Если рабочий день еще не завершен, в колонке отображается иконка строительной каски. С помощью фильтра можно проанализировать данные за любой период времени и по определенному объекту.

В «Отчете» представлена информация о количестве отработанного времени за указанный период по всем рабочим. Если специалист был занят на нескольких объектах в течение выбранного месяца, выводится информация по каждому объекту с итоговой цифрой. Итоговое количество отработанного времени также подсчитывается по всем рабочим.

Результат

Внедрение «Битрикс24» позволило оптимизировать работу компании: наладить четкий, прозрачный, контролируемый процесс от формирования заявки на закупку до поставки товаров на объект.

• Заявки перестали теряться и «застревать» на определенных этапах по непонятным причинам, а бригады – простаивать.
• Автоматизация учета рабочего времени сделала возможным организовать более эффективную работу рядовых сотрудников.
• Снижение количества ошибок позволило уменьшить финансовые издержки и снизить непредвиденные расходы как минимум в 2 раза.

Удобный, интуитивно понятный интерфейс и быстрая интеграция позволили легко внедрить приложение в существующий рабочий процесс.

Первоначальная дата публикации кейса — 23.03.2020