Внедрение Битрикс24 для завода металлоконструкций

Компания “Эталон” производит  металлоконструкции с 2010 года. В 2020 году руководство предприятия пересмотрело бизнес-процессы и решило создать полноценный отдел продаж и внедрить CRM-систему Битрикс24 для эффективной работы менеджеров. 

Над CRM-системой задумались параллельно с созданием отдела продаж

Завод металлоконструкций “Эталон” — компания, которая производит и поставляет металлоконструкции для торговых центров, магазинов,производственных и складских зданий, логистических, животноводческих и спортивных комплексов. До 2020 года менеджеры по продажам компании работали по привычной схеме: базу клиентов вели в текстовых редакторах там же хранили информацию о сделках. Выстроенного отдела продаж с руководителем, целями и планами у компании не было. 

В 2020 году руководство “Эталона” пересмотрело подход работы с клиентами. В компании решили создать отдел продаж и внедрить CRM-систему. 

CRM-система “Эталону” нужна была, чтобы решить следующие задачи:

• Создать единую базу клиентов. До внедрения CRM-системы у каждого менеджера была своя база клиентов. Вели они ее в текстовых редакторах и блокнотах. Менеджер уволился, забрал базу с собой и часть клиентов пропала.
  
• Систематизировать и автоматизировать продажи. Некоторые сделки у компании длятся не один год. При несистемной работе информация о сделках часто теряется. CRM-система сохраняет сделки в одном месте и напоминает сотруднику о встречах и созвонах с клиентами.
  
• Выстроить работу менеджеров по продажам. До внедрения CRM-системы работа менеджеров по продажам у “Эталона” была несистемной. Например, несколько менеджеров могли позвонить одному и тому же клиенту, а остальных оставить без внимания. CRM-система освобождает менеджеров от рутинных задач и напоминает о встречах и звонках с клиентами, отправляет им письма и генерирует документы.
  

Первый опыт внедрения CRM-системы у компании был еще до формирования отдела продаж. Интегратор оказался некомпетентным, а CRM-система — неудобной в использовании и непригодной под задачи “Эталона”. 

Новую CRM-систему выбрали благодаря консалтинговой компании. Специалисты рассказали руководству о преимуществах Битрикс24 — CRM-системы №1 в Беларуси. Руководство компании пообщалось с друзьями и коллегами, которые работают в CRM-системе Битрикс24. У всех был положительный опыт. 

Решили настроить работу с лидами и сделками

После решения о внедрении Битрикс24 руководство начало выбирать интегратора. Остановились на Atevi Systems — лидере продаж Битрикс24 в Беларуси. На выбор повлияли:

• Отзывы партнеров
  
• Позиции на рынке. Atevi Systems несколько лет подряд занимает 1 место по продажам Битрикс24. У компании работает штат бизнес-аналитиков и программистов, которые не только внедряют систему, но и дорабатывают ее.
  
• Соотношение цена/качество. Насколько коммерческое предложение и объем работ соответствует выставленной стоимости за внедрение Битрикс24.
  

Перед специалистами Atevi Systems стояли 3 задачи по внедрению Битрикс24:

1. Настроить работу с лидами. Подключить каналы общения с потенциальными клиентами (телефония, мессенджеры, социальные сети) для того, чтобы менеджеры по продажам могли качественно обрабатывать заявки.




1. Настроить работу со сделками. Вынести продажи и производство в разные воронки.




1. Автоматизировать работу сотрудников. С помощью инструментов CRM-системы Битрикс24 освободить менеджеров от части рутинных обязанностей. Настроить автоматическую постановку задач для сотрудников, напоминания о звонках клиенту, создать шаблоны для коммерческого предложения. 

Как работают в “Эталоне” после внедрения Битрикс24

“Эталон” работает с B2B-клиентами, а это значит, что лиды могут конвертироваться в сделки даже через несколько лет. Например, клиент только задумался о строительстве торгового центра и выбирает подрядчика. На таком этапе важно не потерять потенциального клиента и продолжать вести с ним работу. Чем раньше менеджеры начинают работу с лидом, тем вероятнее, что тот закажет проект на покупку металлоконструкций. 

После внедрения Битрикс24 менеджеры “Эталона” работают следующим образом:

1. Лиды создаются автоматически (при входящем звонке, письме по e-mail и сообщениях в “Открытой линии”) или вручную менеджером. Если лид качественный, менеджер переводит его на стадию “Конвертация” и создает “Сделку + Контакт + Компанию”, или “Компанию + Контакт,” или просто сделку.




Если сотрудник оценивает лид как некачественный, то закрывает с ним работу и указывает причину, по которой ушел лид. Например, клиент будет строить объект через несколько лет. В этом случае на основании карточки лида автоматически создастся Контакт и Компания, а в карточке контакта запланируется звонок на то время, на которое договорились с клиентом. 




1. Как только лид конвертировался в сделку, та попадает на этап “Новая”. Менеджеру автоматически ставится задача в зависимости от типа сделки: указать информацию о проекте, передать техническое задание (далее — ТЗ) или проект заместителю директора. Как только менеджер выполнил задачу, сделка автоматически переходит на следующий этап.




1. “Презентация”. Менеджер согласовывает дату и время презентации КП и демонстрирует его клиенту. 




1. “Решение клиента”. На этот этап менеджер переводит сделку, если сроки работ не переносились. Клиенту дается неделя на принятие решения. Спустя неделю менеджеру приходит напоминание о том, что нужно позвонить клиенту и узнать о его решении. Если клиент перенес срок сделки, то менеджер переводит сделку на стадию “Перенесены сроки” и указывает причины переноса и дату возобновления проекта.




1. “Договор”. Менеджер составляет и подписывает договор с клиентом, а после переводит сделку на этап “Предоплата”. Здесь сделка автоматически копируется в воронку “Выполнение”.
   

В воронке “Выполнение” менеджеры согласовывают чертежи металлоконструкций, контролируют своевременную оплату по проекту, следят за соблюдением сроков производства и т.д. 

Итоги

Внедрение Битрикс24 выполнило все задачи, которые поставило руководство “Эталона” перед CRM-системой. Благодаря Битрикс24 компания собрала единую базу клиентов и оптимизировала работу менеджеров. С Битрикс24 сотрудники не забывают о затянувшихся сделках и встречах с клиентами. 

Сотрудники к работе в системе отнеслись по-разному. Новички адаптировались быстрее: их просто поставили перед фактом, что продажи компания ведет в CRM-системе. Старым сотрудникам тяжелее было переходить на новый формат работы. Они привыкли к текстовым редакторам и блокнотам и менеджерам понадобилось несколько месяцев, чтобы перестроиться и разобраться в плюсах CRM-системы Битрикс24.

В будущем компания планирует подключить к CRM-системе отдел производства, чтобы все процессы велись в Битрикс24. Также в планах поработать с аналитикой: в режиме реального времени формировать отчеты по сделкам и эффективности сотрудников.

“Эталон” продолжает сотрудничать с Atevi Systems и за новыми доработками и технической поддержкой будет обращаться именно к этой компании. “Нам с ними удобно работать”, — говорят представители “Эталона”.