Кейс интеграции СуперМаг Плюс и 1С в компании "КомРадТорг"

Когда торговая сеть из нескольких точек продаж столкнулась с перегрузом бухгалтерии и устаревшим софтом, решение нашлось в интеграции двух систем — 1С:Бухгалтерия и СуперМаг Плюс. Команда ATEVI справилась с задачей: снизила ручной труд до минимума и обеспечила полный контроль над продажами. Рассказываем, как это было.

О компании

Компания "КомРадТорг" — торговая организация, работающая с 2003 года. В её структуру входят четыре продуктовых магазина, магазин стройматериалов, кафе быстрого питания, кофейня и другие заведения. При активном росте компании возникла потребность в автоматизации учёта, особенно в части интеграции между системами 1С:Бухгалтерия и СуперМаг Плюс.

От проблемы к решению: почему возникла необходимость интеграции

"КомРадТорг" с 2007 года использует систему СуперМаг Плюс для учёта продаж, закупок и перемещений товаров. Однако бухгалтерский учёт вёлся в устаревшей версии 1С 7.7, что вызывало серьёзные сложности.

— В «семёрке» есть проблема с размерами базы данных: приходится делать чистку базы каждые два года, и чаще. Это неудобно: всё заново, чистая база, перенос, куча копий — всё это затрудняет работу бухгалтерии, — рассказывает Кирилл Юрьевич, представитель компании "КомРадТорг".

Помимо этого, не было точного количественного учёта товаров — данные по продажам передавались в виде общей суммы за день.

— Продажа за день — сумма по кассе. А необходимо видеть информацию по каждой позиции, что, где, когда и в каком количестве продано.

Почему "КомРадТорг" выбрал ATEVI

Компания начала поиск исполнителя, способного не только быстро реагировать на запросы, но и обладающего достаточной экспертизой для реализации сложной интеграции. Прежние партнёры отвечали по 10–12 дней, что не устраивало. Важным критерием была оперативность, отмечает Кирилл Юрьевич:

— Мы писали короткое ТЗ, запрашивали сроки разработки. В итоге выбрали тех, кто отвечал быстро и по делу. Диалог строился сразу, и мы решили работать с Atevi Systems.

СуперМаг Плюс — закрытая система, требует специального (и дорогого) оборудования. В Беларуси она не столь популярна, и типовых интеграционных решений просто нет. Единственная возможность взаимодействия — выгрузка данных в виде файлов, которые формируются на стороне СуперМаг.

— У нас была функция выгрузки информации о продажах в файл в конце дня. И, зная об этой функции, специалисты ATEVI предложили сделать на её основе интеграцию с 1С, — поясняет Кирилл Юрьевич.

Так началось наше сотрудничество с ATEVI. Команда взялась за проект с нуля: изучила структуру хранения данных в СуперМаг, особенности взаимодействия с серверами на точках продаж и разработала собственный интеграционный модуль для 1С:Бухгалтерия.

За полтора месяца было подготовлено подробное техническое задание, и в декабре команда приступила к разработке.

Ход проекта: поэтапная и продуманная реализация

В течение нескольких месяцев разрабатывался индивидуальный модуль интеграции. Ключевые задачи, которые решались в ходе проекта:

• Передача детализированных данных из СуперМаг в 1С.
• Учёт реализаций, перемещений, приходов и возвратов.
• Автоматизация учёта подарочных сертификатов.

Необходимо было собирать всю расходную часть из СуперМаг: накладные, внутренние перемещения, вся реализация с количественными показателями.

С момента поиска, написания ТЗ и самой разработки программы ушло примерно полгода.

— Это был наш ориентир, и по срокам всё устроило. Руководство тоже было довольно. По цене — всё в пределах разумного, без неимоверных сумм, — говорит Кирилл Юрьевич.

Проект завершился в середине весны, включая этап тестирования и доработок. При этом были предусмотрены индивидуальные особенности, например, по срокам закрытия документов бухгалтериями по каждому магазину.

Результаты внедрения: автоматизация, контроль, прозрачность

До интеграции:

• Часть данных грузилась в 1С, но реализация была вручную.
• Отсутствовал количественный учёт.
• По каждому магазину бухгалтер вручную разносил данные.

После внедрения:

• Автоматизированный учёт продаж, перемещений и остатков.
• Прозрачные отчёты по точкам, кассам, датам, средствам оплаты.
• Значительное снижение трудозатрат бухгалтерии.

— Теперь бухгалтер сверяет итоговые цифры — если всё сошлось, движение становится автоматическим. Никакой ручной работы.

Реальные выгоды для бизнеса

Руководство "КомРадТорг" отмечает важные плюсы такой интеграции.

Экономия ресурсов: меньше потребности в ручной работе и найме дополнительного персонала.

— Без такой интеграции мы бы сейчас нанимали дополнительных сотрудников. А так — модуль окупается за год! — рассуждает Кирилл Юрьевич.

Оперативный контроль: руководитель в любой момент может увидеть отчётность по магазинам и товарам.

— Например, руководитель приходит в понедельник и говорит: "Я хочу видеть и знать реализацию по каждому нашему объекту: кто, сколько, чего и где продал", — и при этом с разбивкой по товарным группам. Даже в такой ситуации система справляется, — объясняет Кирилл Юрьевич. — Здесь играет ключевую роль модуль интеграции, который автоматически загружает детализированную информацию по артикулам товаров. Это позволяет не искать данные вручную, не собирать дополнительные отчёты, а сразу получать полную и точную картину. Таким образом достигается максимальная прозрачность всех процессов и упрощается предоставление необходимых документов.

Кроме того, когда госорганы запрашивают данные — например, сколько белорусских товаров было реализовано или сколько продано определённых категорий товаров — наличие автоматизированной системы позволяет легко и быстро сформировать нужную отчётность. Это особенно важно для статистических отчётов, которые нужно сдавать регулярно.

Прозрачность: удобно формировать документы для проверок и статистики.

— В неделю у нас порядка 2000 накладных. Раньше бухгалтерам приходилось вручную обрабатывать документы по 150–300 наименований в каждой. Теперь это всё в автоматическом виде.

План развития: масштабирование на общепит и производство

"КомРадТорг" уже запланировал следующие шаги: интеграция заведений общепита (кофейни, кафе и т. д.) и автоматизация собственного производства в розничных точках.

— Первый этап касается общепита — у нас есть три заведения: кофейня, заведение быстрого питания и ещё одно, которые сейчас работают на отдельной программе. Там используется система "Кипер" — это больше складской учёт, разработанный под российское законодательство, с небольшими доработками под нас. Она обеспечивает прозрачность учёта, но всё же не интегрирована с основной системой.

В общепите важно оперативно реагировать на изменение цен, понимать рентабельность, корректно рассчитывать наценку и в целом контролировать, зарабатывает ли компания.

— Поэтому мы хотим полностью перенести учёт всех процессов — от расчёта калькуляций до движения товаров — в единую систему, в отдельный модуль.

По мнению представителя компании, это позволит видеть, когда и какой товар поступил, отслеживать, в какую рецептуру он входит и что из него было приготовлено, знать, когда и где блюдо было продано, автоматически рассчитывать наценку по каждому заведению.

— Второй этап — это перевод учёта собственного производства в СуперМаг. Там, как и в магазинах, есть участок готовки/изготовления продукции, который пока тоже ведётся отдельно. Сейчас возникают трудности с расчётом себестоимости — не всегда можно быстро и точно получить нужные цифры. Поэтому этот участок мы тоже хотим перевести в основную систему, с разработкой отдельного модуля.

Кирилл Юрьевич считает, что такое направление позволит компании работать эффективнее и быстрее принимать управленческие решения.

Кому будет полезно это решение?

Такая интеграция особенно актуальна для:

1. Торговых сетей с несколькими магазинами.
2. Компаний, использующих 1С:Бухгалтерия и СуперМаг Плюс.
3. Тех, кто устал от ручного учёта и ошибок.
4. Бизнеса, стремящегося к цифровизации.

— Без автоматизации невозможно представить работу большого предприятия. Когда вырастаете до 2–3 магазинов — без этого никуда! — уверен Кирилл Юрьевич.