Внедрение документооборота с штрихкодами на базе Битрикс24

Для компании любого размера документооборот — это не всегда любимая, но всегда важная часть процессов. Выбрать правильный и актуальный шаблон договора, согласовать индивидуальные условия, зарегистрировать отправку и возврат документов, проконтролировать возврат зависших документов — эти и многие другие процессы отнимают много времени, особенно при большом количестве документов.

В этом кейсе мы расскажем, и даже покажем, как мы в нашей компании комплексно решали задачи автоматизации процессов создания, согласования, учета, отправки и получения документов.  

Проблемы до внедрения функционала документооборота

Проблема #1: Много шаблонов договоров

В нашей компании есть три направления работы (Битрикс24, сайты, 1С), по каждому направлению есть несколько услуг (разные виды лицензий на ПО, реализация проектов, оказание техподдержки), и по каждой услуге есть свой шаблон договора. Итого — в компании более чем два десятка шаблонов договоров, которые всегда должны быть в актуальном состоянии.

Проблема. Менеджеры могли путаться, какой шаблон выбрать для определённого типа сделки либо создавать договор на не актуальной версии шаблона, и иногда приходилось тратить время на переделку документов.

Решение. Исходя из товаров в сделке, CRM автоматически выбирает нужный тип и шаблон договора и сразу генерирует готовые документы (договор, приложения к договору, печатную форму счёта). На договор и приложения к нему автоматически накладывается штрихкод. Готовые документы можно сразу отправить клиенту из карточки сделки.

1. 
   
2. Этапы процесса генерации договора из сделки Битрикс24:

1. Создание сделки в CRM и внесение в неё нужного товара
   
2. Перевод сделки на стадию генерации документов
   
3. Автоматическое создание печатной версии договора и всех приложений
   
4. Автоматическое добавление "в шапку" документа штрихкода, на основании уникального номера каждого документа
   
5. Автоматическая передача документов в Google Docs 
   
6. Отправка клиенту документов по сделке в PDF формате

Проблема #2: Много приложений к договорам

При реализации долгосрочных проектов чаще всего мы подписываем с клиентом рамочный договор, а все детали далее прописываются в отдельных спецификациях — приложениях к договору. Как итог — большое количество приложений к каждому договору, в которых нужно не запутаться.

Проблема. Ранее у нас в системе велась только генерация договоров, а все остальные приложения делались вручную. Кроме того, что эта рутина занимала много ценного времени менеджера, иногда возникала путаница с нумерацией приложений.

Решение. В новом функционале из карточки договора мы легко можем создать все возможные приложения к договору. Также в карточке договора удобно смотреть состояние всех его приложений.

1. Проблема #3: Согласование индивидуальных условий договора
   

Наша компания работает в b2b с клиентами из среднего и крупного бизнеса где каждый проект уникален, и нам довольно часто приходится согласовывать индивидуальные условия договора и приложений к нему.

Проблема. Привычный процесс рецензирования документов через перекидывание по email Word-файлами очень неудобен, тем более что с каждой стороны в этом процессе может участвовать несколько человек (менеджеры, юристы, руководство), и это в какой-то момент порождает дополнительные не контролируемы копии рецензирования документа.

Решение. На одном из этапов воронки продаж в CRM мы автоматически выгружаем документ в GoogleDocs и отправляем клиенту ссылку на рецензирование через предложение правок и комментариев. Так процесс согласования проходит намного быстрее.

1. Этапы рецензирования документов CRM через Google Docs:

1. Договор в сделке уже был создан на предыдущем этапе
   
2. Договор переводится на стадию "Согласование с клиентом"
   
3. В CRM создан специальный почтовый шаблон для клиента который автоматически подставляет ссылки на документы в Google Docs
   
4. Пока документ находится на стадии согласования, он открывается для всех, у кого есть ссылка, только для внесения примечаний по тексту
   
5. Завершаем процесс согласования документа переводом на стадию "Отправить на подписание"
   
6. Ссылка на документ в Google Docs автоматически деактивируется
   

Проблема #4: Дисциплина загрузки в систему финальной версии документа

Процесс согласования документов перед стартом проекта сложный, занимает много времени и нередко проходит в несколько итераций, т.к. до момента запуска проекта требования могут поменять несколько раз.

Проблема. Иногда уже после финального согласования документа менеджерам нужно внести правки. Ранее, когда они работали с копиями договора в Word, они могли скачать себе исходник документа на ПК и бесконтрольно его править. Финальная версия обратно загружалась далеко не всегда и это сложно проконтролировать. Как итог — неактуальные версии договоров с клиентами в CRM.

Решение. Менеджеры не имеют доступа к Word-исходникам документов, работают с документом только на этапе его согласования в GoogleDocs. После завершения процесса согласования менеджер не имеет возможности внести правки в копию документа в GoogleDocs. Если документ уже прошел все этапы согласования (по воронке согласования документа) и был распечатан, то внесение правок в него уже невозможно.

Неправильный документ будет аннулирован и будет запущен процесс согласования новой копии документа. Так мы точно знаем, что у нас в системе всегда финальные копии всех документов.

Раз уж мы взялись за автоматизацию нашего документооборота, то решили автоматизировать и печать документов на принтере. Мы подключили принтер нашего офис-менеджера к Битрикс24, и после полного согласования документа по воронке, он автоматически выходит на принтере. 

Проблема #5: Затраты времени на регистрацию большого количества исходящих и входящих документов

Мы активно продвигаем среди наших клиентов идею перехода к электронному документообороту (электронный документ подписанный ЭЦП, без распечатывания) и по части некоторых наших типовых услуг мы уже полностью перешли на безбумажный формат работы (например по услугам абонементной тех. поддержки). Но у нас всё равно остается большой объём бумажного документооборота по проектной деятельности (договоры, спецификации, приложения, акты и т.д.).

Проблема. Каждый месяц мы отправляем и получаем примерно по сотне документов. Итого примерно 200+ документов в месяц. Ранее офис-менеджер вручную ставил штамп регистрации на каждый документ, присваивал документу номер, регистрировал письмо в системе, заполняя карточку документа (тип документа, вид документа, номер документа, дата документа, дата отправки, связка документа со сделкой в CRM). Это занимало ооочень много времени.

Решение. Чтобы офис-менеджер мог легко и быстро понимать, что именно за документ был отправлен и получен, мы присваиваем каждому документу уникальный номер, который автоматически вносим в шапку каждого документа в виде штрихкода при генерации документа в CRM.

Далее мы разработали в Битрикс24 свой уникальный модуль регистрации всех входящих/исходящих документов, который строит реестр всех исходящих и входящих документов. Самое важное, что все документы имеют автоматическую связь со сделкой, из которой они были созданы.

Чтобы избежать ошибок, сократить затрачиваемое время и не вносить номера документов вручную, мы подключили к компьютеру офис-менеджера сканер штрихкодов, которым можно быстро просканировать штрихкод просто поднеся документ к сканеру. При этом номер автоматически вносится в систему и сразу регистрируется.

В итоге, просто просканировав штрихкод документа, система автоматически создает карточку исходящего или входящего документа и также фиксирует информацию в связанной сделке CRM. То есть по штрихкоду система сама находит всю информацию об этом документе и на основании заданной логики сама понимает по какому документу зарегистрировать факт отправки/получения корреспонденции. Это значительно сократило затраты времени на процесс регистрации документов.

1. Этапы регистрации входящего документа:
   

1. Распаковка конверта
   
2. Сканирование штрихкода документа
   
3. Автоматическая передача номера документа в модуль Битрикс24
   
4. Автоматическое создание события регистрации документа в Битрикс24 
5. В таймлайне сделки CRM связанной с документом автоматически создаётся событие об успешном возврате документа
   
6. Архивирование оригинала документа в папку
   

Проблема #6: Затраты времени и ошибки при ручном заполнении адреса клиента на конверте

Наш кейс про документы в бумажном виде, значит помимо процессов регистрации входящих/исходящих документов, существует ещё и процесс их отправки клиенту через почту. При большом документообороте это тоже занимает много времени.

Проблема. Офис-менеджер тратил значительную часть времени на поиск актуального адреса и написание адреса получателя на каждом конверте. При ручном заполнении была высокая вероятность ошибок.

Решение. Еще на этапе создания сделки менеджер по продажам (именно он отвечает за создание новых компаний в CRM) обязан внести в карточку компании не только юридический, но и актуальный почтовый адрес. Когда финально подписанный документ доходит до офис-менеджера, он регистрирует его как исходящий именно в тот день, когда он понесет документы на почту. Например, у нас в компании это — 3 раза в неделю, если нет ничего срочного. 

Как только документ зарегистрирован как исходящий (просканирован штрихкод документа), на принтере этикеток подключенном к CRM Битрикс24 автоматически печатается этикетка/наклейка с адресом клиента.

Офис-менеджер всегда готовит конверты заранее. Сразу сотнями штук, в нескольких размерах, с уже пропечатанным нашим цветным лого  и нашим обратным адресом. Офис-менеджеру остается просто наклеить адреса получателей на конверты и отнести пачку писем на почту.

1. Этапы регистрации исходящего документа:

1. Сканирование штрихкода документа
   
2. Автоматические поступление номера документа в модуль Битрикс24
   
3. Автоматическое создание события регистрации исходящего документа
   
4. Автоматическая печать этикетки с адресом для конверта 
   
5. Наклеиваем этикетки на конверты
   

Регистрация входящих осуществляется также легко. Нужно выбрать вкладку “Входящие” и просканировать штрихкод на документе. При этом возврат документа автоматически отразится в карточке документа в CRM, а ответственному менеджеру придет уведомление о том, что документ получен и сделка успешно закрыта.

Описание всех сделанных в кейсе работ по блокам:

1. Генерация документов сразу в CRM:

• База всех договоров связанных со сделками в CRM;
• Генерация договоров по разным шаблонам в зависимости от товара сделки;
• Генерация всех вспомогательных документов к договору: спецификаций, приложений, допсоглашений;
• Карточка договора с отображением всех связанных приложений, их статусов, состояний подписания.

2. Согласование и рецензирование документов:

• Бизнес-процесс согласования документов (в нашем случае два варианта): "Менеджер - Юрист - Технический директор - Директор" или "Менеджер - Юрист - Директор"
• Разные цепочки бизнес-процессов для разных типов документов. Все технические документы (спецификации, доп. соглашения) проходят через согласование с техническим директором, а в согласовании правок рамочных договоров технический директор не участвует;
• Автоматическая выгрузка документов в Google Drive. Google Drive дает возможность удобной быстрой совместной работы над документом вместе с клиентом без пересылки другу бесконечных копий итераций правок;
• Автоматический контроль доступа к документу на разных этапах согласования. Доступ для клиента на уровне “комментатор” в процессе согласования. После согласования документа не одна из сторон не может вносить в него правки;
• Возможность подписания документов через ЭДО.

3. Штрихкодирование и печать документов:

• Присвоение штрихкода каждому документу и автоматические нанесение уникального штрих кода на каждый документ;
• Прямое подключение CRM к принтеру в офисе для автоматической печати документов после их согласования в бизнес-процессе. Офис-менеджеру остается только забирать готовые документы в отдельном принтере и относить их на подпись;
• Документы, созданные менеджером без правок стандартного шаблона (правки только в области заполнения реквизитов сторон), печатаются автоматически, минуя все согласования.

4. Учет входящих и исходящих документов

• Подключение сканера штрихкодов к CRM;
• Функционал сканирования исходящих документов. Регистрация документов;
• Функционал сканирования входящих документов. Полное завершение сделки после возвращения нашего экземпляра документа.

5. Учёт почтовой корреспонденции

• Генерация листов описи;
• Подключение принтера этикеток к CRM;
• Печать этикеток с адресами для конвертов;
• Трекинг возврата документа через сканирование штрихкодов.

Какие выгоды компания получила от внедрения нового функционала документооборота

Время, необходимое на подготовку, согласование и регистрацию документов, уменьшилось в разы. Вероятность “потери” документов уменьшилась до значения статистической погрешности.

Подготовка документов стала быстрее — в 5 раз
Ранее подготовка документов занимала около 10-15 минут на документ, сейчас —  2-3 минуты. 

Регистрация исходящих/входящих стала быстрее — в 100 раз  
Ранее требовалось до 5-7 минут на регистрацию каждого документа (выяснение и поиск нужной сделки в CRM занимал время, т.к. с клиентом может вестись работа по нескольким сделкам одновременно), сейчас — несколько секунд. 

Время на пересылку копий документов — 0 минут
Ранее в процессе работы со сделкой на пересылку копий нескольких итераций согласования тратилось в сумме до 60 минут, сейчас —0 минут, т.к. все ответственные сразу просматривают рецензии и правки в онлайн-режиме.

Что внедрение нового документооборота дало конкретным сотрудникам

Менеджерам по продажам:

• Генерация всех документов сделки по правильным шаблонам — в 2 клика

• Согласование правок в документы через Google Docs — в разы быстрее, чем обмениваться версиями Word файлов по email

• Упрощение работы с приложениями к договорам — единый реестр всех приложений
  

У менеджеров по продажам появилось больше времени для контактов с клиентами вместо контактов с документами.

Офис менеджеру

• Исключение возможности ошибки при регистрации входящих и исходящих документов

• Нет необходимости в ручной привязке корреспонденции к сделкам в CRM
  
• Больше не нужно тратить время на подписание адресов на конвертах
  

Новый функционал освободил треть рабочего дня офис-менеджера!

Руководителю

• Уверенность в том, что менеджеры используют правильные и актуальные шаблоны документов

• Уверенность в том, что в CRM хранятся актуальные последние версии согласованных документов
  
• Уверенность в том, что отправки и получения всех документов корректно зарегистрированы в системе
  

Руководитель может быть спокоен, что с документами компании всё в порядке.

Планы на развитие функционала

В будущем хотим сделать интеграцию этого функционала с сервисом распознавания текста (например, с Yandex Vision OCR) для того, чтобы автоматически сравнивать сканы входящих документов, полученные от клиентов, с финальной версией документа, которую мы согласовали. Также в планах полная интеграция нашего документооборота с белорусскими ЭДО провайдерами.

Будем рады помочь автоматизировать документооборот и в вашей компании. Заполните форму ниже и наши коллеги в живую продемонстрируют вам весь функционал описанный в данном кейсе а также ответят на все вопросы о возможностях его внедрения под процессы вашей компании.