Систематизация процессов в IT-Academy: от заявок до выпускников
Образовательный центр программирования и высоких технологий IT-Academy открылась в 2010 году. Центр был создан для того, чтобы подготавливать начинающих IT-специалистов для работы в индустрии.В последние годы образовательный центр столкнулся с серьёзными вызовами. Рост числа заявок, необходимость обрабатывать множество документов вручную и ограничения собственной CRM-системы всё сильнее сказывались на эффективности.
Решением стал переход на Битрикс24 и сотрудничество с компанией Atevi Systems, что позволило упорядочить процессы, сократить рутинную работу и наладить прозрачную аналитику. Это стало прочной основой для дальнейшего развития.
Рассказываем, как происходил процесс внедрения и что удалось улучшить в первые месяцы сотрудничества.
Филиалы в четырех городах, а слушатели - по всему миру
IT-Academy предлагает комплексные программы обучения. Для взрослых — более 60 курсов по программированию, веб-разработке, тестированию, Data Science и другим направлениям. Для детей и подростков — занятия по основам программирования, робототехнике, созданию игр, начиная с 4 лет и до окончания школы. Также реализуются отдельные программы по английскому языку для всех возрастов и уровней.
Филиалы работают в Минске, Гродно, Гомеле и Бресте, а среди клиентов — слушатели со всего мира.
Как устроен процесс работы с клиентами
Вид карточки группы в смарт-процессах Битрикс24
Процесс работы с клиентами в IT-Academy включает несколько последовательных этапов. Сначала лиды поступают из различных источников: телефонные звонки, сайт, рекламные кампании и офлайн-заявки. Каждый потенциальный клиент проходит первичную консультацию, на которой уточняются цели обучения и подбирается оптимальная программа или курс. После выбора курса клиент записывается в группу, а оплата вносится сразу, либо перед началом занятий, в зависимости от условий программы.
Перед стартом обучения клиент получает все необходимые уведомления, согласовываются условия договора и решаются организационные вопросы. В процессе обучения обеспечивается сопровождение: сотрудники отвечают на вопросы, помогают с техническими моментами и оформляют документы, особенно для программ с рассрочкой платежа.
Параллельно ведётся работа с тренерами: заключаются договоры, согласовывается график работы, а в конце каждого месяца формируются акты. Дополнительно центр выполняет ряд административных процессов: оформление приказов о зачислении и отчислении, управление академическими отпусками и переносами занятий, а также подготовку сертификатов как государственного образца, так и фирменных сертификатов центра.
Команда и распределение обязанностей
Работа с клиентами организована через два специализированных отдела. Отдел продаж насчитывает 10 сотрудников, которые обрабатывают входящие заявки, проводят консультации, подбирают программы под потребности клиента и доводят до заключения договора и первой оплаты. Отдел сопровождения, также состоящий из 10 человек, обеспечивает административную поддержку учащихся на протяжении всего курса, готовит полный пакет документов и решает организационные вопросы.
Кроме того, в работу вовлечены отдельные подразделения: команда по работе с тренерами (5 человек) занимается договорами и актами; отдел трудоустройства выпускников (3 человека) взаимодействует с IT-компаниями и анализирует резюме; методический отдел и контроль качества (3 человека) отвечают за содержание программ и контроль образовательного процесса.
Почему старую систему пришлось менять
Эволюция учёта шла от Excel к собственной CRM, созданной в 2018 году. Эта система могла вести группы, формировать договоры и делать базовые отчёты, но имела критические недостатки: устаревшую архитектуру и отсутствие API, невозможность полноценного учёта лидов и аналитики, большое количество ручных операций, риски для безопасности данных и зависимость от одного разработчика. Всё это приводило к неэффективному распределению маркетингового бюджета и росту нагрузки на сотрудников.
— Постепенно стало очевидно, что для масштабирования бизнеса нужна более современная и гибкая система. Важными мотивами были необходимость автоматизации, потребность в развитой аналитике и интеграции с внешними инструментами, — говорит Дарья Антонович, заместитель директора по операционной деятельности и развитию информационной инфраструктуры.
Как выбирали новую CRM и подрядчика
Ключевыми требованиями к новой платформе стали гибкость, масштабируемость, возможности интеграции с сайтом, телефонией и 1С, а также наличие надёжной поддержки. Среди рассмотренных решений были Альфа CRM, Таланто, AmoCRM и другие, но выбор пал на Битрикс24. Важную роль сыграла совместимость с уже существующим сайтом на 1С-Битрикс, наличие встроенной интеграции с 1С и возможность тонкой настройки бизнес-процессов под специфику образовательного центра.
Подрядчика выбирали тщательно, сравнивая три компании по опыту аналогичных проектов, статусу «Золотого партнёра» Битрикс (в тот период это был максимальный партнерский статус. Сейчас ATEVI обладает статусом «Платинового партнера»), по отзывам клиентов и готовности оказывать комплексную поддержку. Проверялись портфолио, подход к безопасности данных, алгоритм работы и регулярность отчётности. Atevi Systems произвела положительное впечатление уже на первой встрече: специалисты подробно отвечали на вопросы, проводили обучение по работе с порталом и демонстрировали высокий уровень компетенции.
Как проходило внедрение и с какими трудностями столкнулись
Работы начались с анализа требований и формирования перечня ключевых процессов. Затем параллельно шла разработка и настройка системы, поэтапно запускались модули. В июле 2025 года стартовал пилотный проект, который сопровождался оперативными доработками по обратной связи.
Наиболее трудоёмкими оказались автоматизация документооборота (счета, акты, синхронизация с 1С), настройка логики рассрочек и сложных бизнес-процессов, а также создание шаблонов документов и внутренней отчётности.
Список сгенерированных договоров
— Уже через два месяца команда заметила значительные улучшения: процессы стали прозрачными, появилась единая база лидов, сократилось время на оформление документов, появилась возможность оценивать эффективность маркетинга и работу менеджеров, — рассказывает Дарья Антонович.
Стратегически внедрение Битрикс24 создало надёжную платформу для масштабирования, снижения операционных затрат и дальнейшей автоматизации. В планах академии — расширение аналитики для прогнозирования загрузки групп, улучшение мобильного интерфейса для преподавателей, полная автоматизация отделов продаж, маркетинга и сопровождения, а также разработка модулей под специфические задачи центра.
Еще больше возможностей для развития и оптимизации
Переход на Битрикс24 в партнёрстве с Atevi Systems стал не просто технической модернизацией, а стратегическим шагом, который упорядочил работу, снизил ручную нагрузку и дал академии инструмент для устойчивого роста. Уже сейчас система приносит реальные результаты, а в перспективе откроет ещё больше возможностей для развития и оптимизации.
Бизнес-аналитик Atevi Systems: «Команда продолжает работу над полной автоматизацией»
Илья Романюк, бизнес-аналитик компании Atevi Systems рассказал о том, как именно реализовывался проект, какие этапы прошла команда и какие результаты уже заметны.
Специалист подчеркнул, что процесс внедрения новой системы еще продолжается. Несмотря на активное использование пользователями уже настроенного функционала, проект остаётся сложным и многозадачным:
— IT-Academy состоит из двух направлений — взрослого и детского — с общим функционалом, но при этом с принципиально разными логиками работы. Особенно трудоёмкой оказалась работа с «детской академией»: большое количество зависимостей и специфических условий потребовало детального изучения и настройки. В то же время процесс для «взрослой академии» оказался относительно проще.
Список групп распределённых по статусу
— Однако работы ещё много: необходимо завершить подготовку печатных форм договоров, интегрировать систему с дополнительными платежными платформами и синхронизировать процессы, чтобы система работала полностью автоматически.
По оценкам специалистов, завершение всех этапов автоматизации потребует ещё времени, однако прогресс очевиден: новые инструменты повышают эффективность и облегчают работу как с пользователями, так и внутри самой компании.
— Ранее IT-Academy использовала другую систему. Уже сейчас видно, что около 30% процессов, которые раньше выполнялись вручную, автоматизированы, что существенно упрощает работу сотрудников. Остальной функционал постепенно переносится из старой системы, и команда продолжает работу над полной автоматизацией.
Бизнес-аналитик подчеркивает, что сотрудники IT-Academy оказались мотивированными и активно вовлечёнными в работу с новой системой. Основная трудность заключалась в обучении: запуск системы был ускорен, и подготовка базы проводилась всего полгода. Обучение по основным сценариям прошло, однако многие вопросы от пользователей продолжают поступать, и команда разработчиков оперативно решает их по мере необходимости.