Проектное внедрение Битрикс24 в транспортной компании

Клиент - группа транспортно-экспедиционных компаний специализирующаяся на организации международных грузоперевозок. Команда работает на рынке логистических услуг уже 15 лет. Группа компаний имеет собственный автопарк из 35 автомобилей, а также активно использует привлеченный транспорт.

Проект по внедрению Битрикс24 в группе компаний реализовывался при финансовой поддержке Европейского банка реконструкции и развития.

Цель и особенность проекта

Cоздать ERP систему для полного управления транспортными заказами, базой транспорта, взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также реализовать функционал HRM, учета корреспонденции, генерации договоров и счетов.


Особенности проекта были обусловлены самим бизнесом клиента: 

• Для организации перевозок важно отслеживать движение транспорта в пути, отображать информацию в режиме реального времени.
• Группа компаний использует как собственный транспорт, так и привлеченный; им управляют как штатные водители, так и привлеченные. При этом компании важно отслеживать документацию по каждому водителю, автомобилю, перевозимому грузу в единой системе.

Для реализации проекта необходимо было выполнить: 

1. Синхронизацию счетов и оплат из 1С с транспортными заказами. Данные из счетов нужно было импортировать в дебиторскую/кредиторскую задолженность компании базы «Маркетинг» и, для обобщения данных, дополнительно переводить в базовую валюту.
2. Интеграцию системы сканирования документов, чтобы любой печатный документ можно было отсканировать и автоматически прикрепить к карточке внутри системы. Для реализации этого функционала было использовано веб-приложение Dynamic Web TWAIN.
3. Интеграцию с GPS сервисом для отслеживания движения транспорта в режиме реального времени. Полученная информация должна автоматически отображаться в транспортном заказе.

Техническое задание по проекту в трех частях заняло 122 страницы.

Реализация HRM модуля

В основе HRM модуля лежит база данных обо всех пользователях, которые работают в группе компаний. К карточке каждого сотрудника можно прикрепить электронные копии документов. Информация о сотрудниках используется в базах «Маркетинг», «Собственный транспорт», «Транспортные заказы» и «Библиотека». 


В рамках HRM модуля созданы:

• База учета всех сотрудников (включая базы «Архив сотрудников» и «Кандидаты»).
• База учета документов водителей (с копиями виз, паспортов, страховок и других), с автоматическим напоминанием о необходимости продления документов.
• Функционал для хранения информации об аттестации сотрудников. Он был реализован на основе модуля 1С-Битрикс «Обучение, тестирование».

Доработки CRM Битрикс24

База CRM содержит информацию о клиентах, перевозчиках и контрагентах, действующих и изучаемых. К каждому перевозчику, клиенту и контрагенту привязываются куратор и закрепленный экспедитор из базы HRM.

Функционал доработанной CRM-системы позволяет:

• Добавлять новых клиентов, перевозчиков, контрагентов.
• Добавлять дополнительные взаимосвязи полей между карточками всех участников процесса.
• Создавать договора на основе разработанных шаблонов, сканировать документы и управлять ими (например, отслеживать срок действия) через CRM.
• Управлять оплатами от клиентов, отслеживать дебиторскую задолженность.
• Генерировать отчеты по состоянию репутации клиентов (VIP, стандартный, временно приостановлено сотрудничество, запрещенный, архивный).
• Генерировать отчеты по логистическим потребностям клиентов. Например, в CRM добавляются направления доставки груза, которые интересуют клиента. Это позволяет предлагать клиентам более дешевый транспорт, находящийся в этих регионах. А самой компании - быстро находить клиентов, если собственный транспорт едет из какого-либо региона свободным.
  
  

Система CRM интегрирована с 1С для обмена данными по заказам и статусам оплат.

Реализация модуля управления транспортом

Основной элемент этого модуля - карточки тягача и прицепа, каждая из которых содержит иерархию вкладок и полей. Поля карточки транспортного средства содержат более 50 параметров: марка, модель, государственный номер, VIN-код, дата прохождения ТО, наличие документов и страховок, сертификат Евро и многие другие.

Контактная информация о водителе поступает из базы HRM. Информация о транспортном средстве и водителе, в свою очередь, используется при заполнении транспортного заказа.

Модуль включает инструменты для управления:

• Базой тягачей
• Базой прицепов
• Базой экипажей
• Базой привлечённого транспорта
• Страховыми полисами
• Базой документов Карнет, CMR, EKMT.

Реализация модуля управления транспортными заказами

Модуль управления транспортными заказами – ядро всей системы, внедряемой в группе компаний. Именно на его разработку были затрачены основные силы и время в ходе проекта.

Каждый транспортный заказ содержит наименование груза, код ТНВЭД, стоимость, габариты, места загрузки, выгрузки, таможенной очистки и десятки других параметров. Транспортные заказы могут объединять в себе несколько заказов на перевозку грузов от нескольких клиентов, перевозчиков, контрагентов.

В модуле реализованы возможности:

• Генерация всех документов для транспортных заказов по шаблонам. На основе данных, введенных в транспортный заказ (заявка/письмо уведомление и т.д.) и карточку клиента (договор), можно быстро и по шаблону создать необходимый документ.
• Расширенный поиск по базе транспортных заказов. Экспедитор может сам задать необходимые поля и сохранить свой шаблон поиска. Экспедиторы могут просматривать результаты поиска в системе, но, с целью защиты информации, не могут копировать их в Excel.
• Построение графика отображения работы машин отдела собственного транспорта. График важен для планирования работы, ремонта, технического обслуживания. В график загружаются данные о местонахождении автомобилей, планируемые даты загрузки и доставки, даты планируемого ремонта и ТО.
• Управление запросами и заявками от клиентов, договорными условиями.
• Управление всей информацией по маршруту перевозки и каждому грузу, с возможностью управления сборными грузами.
• Графическое построение всего маршрута перевозки по контрольным точкам: места загрузки, склады консолидации, таможенной очистки, места разгрузки.
• Интеграция с GPS сервисом для внесения в транспортный заказ информации о перемещении транспорта в реальном времени.
• Интеграция с SMS сервисом для отправки уведомлений водителям в пути. Отправить SMS на телефон водителю можно напрямую из портала. Текст, время и дата отправления SMS фиксируются в транспортном заказе.
• Подбор транспорта под особенности груза и маршрута. Система дает возможность автоматически подобрать перевозчика, имеющего необходимый транспорт, или выбрать вручную.
• Платежный календарь, который представляет собой список счетов и сроков оплаты на неделю. Есть возможность отследить счета, срок по которым уже прошел, но оплата произведена не была.
• Генерация различных отчетов.
• И многое другое.

Реализация модуля управления базой корреспонденции

В модуле управления корреспонденцией была создана база входящих и исходящих писем. Для каждого письма есть возможность указать номер, дату, офис получения, краткое содержание, получателя. Адресат, чьи данные берутся из базы HRM, получает уведомление о получении корреспонденции. Он может подтвердить получение, а при необходимости, передать письмо другому сотруднику с фиксацией даты и времени.

Также внедрены:

• Функционал создания задач на основе документов. В базе управления корреспонденцией предусмотрена возможность ставить задачи и указывать срок ответа по документу. При приближении этого срока ответственному сотруднику отправляется напоминание.
• Функционал сканирования документов прямо из браузера при помощи интеграции с Dynamic Web TWAIN. Сотрудник, обрабатывающий корреспонденцию, может сразу отсканировать документ и внести его в базу, указав место хранения оригинала.

Реализация модуля управления корпоративной библиотекой книг

Модуль формализует учет деловой и художественной литературы в компании, а также сроки прочтения книг сотрудниками.

В нем реализованы:

• База всех книг.
• Ведение истории по каждой книге (у кого на руках, когда должна быть возвращена, с загрузкой данных о сотрудниках из модуля HRM).
• Напоминание о сроке возврата книги.

Результат

Реализация проекта по внедрению Битрикс24 в группе компаний заняла более года. После разработки система была поставлена на постоянную поддержку в нашей компании. В результате, она и сейчас продолжает развиваться и наращивать свой функционал.

Первоначальная дата публикации кейса — 13.07.2019