Проектное внедрение Битрикс24 в транспортной компании
Клиент - группа транспортно-экспедиционных компаний специализирующаяся на организации международных грузоперевозок. Команда работает на рынке логистических услуг уже 15 лет. Группа компаний имеет собственный автопарк из 35 автомобилей, а также активно использует привлеченный транспорт.
Проект по внедрению Битрикс24 в группе компаний реализовывался при финансовой поддержке Европейского банка реконструкции и развития.
Цель и особенность проекта
Cоздать ERP систему для полного управления транспортными заказами, базой транспорта, взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также реализовать функционал HRM, учета корреспонденции, генерации договоров и счетов.
Особенности проекта были обусловлены самим бизнесом клиента:
Для организации перевозок важно отслеживать движение транспорта в пути, отображать информацию в режиме реального времени.
Группа компаний использует как собственный транспорт, так и привлеченный; им управляют как штатные водители, так и привлеченные. При этом компании важно отслеживать документацию по каждому водителю, автомобилю, перевозимому грузу в единой системе.
Для реализации проекта необходимо было выполнить:
Синхронизацию счетов и оплат из 1С с транспортными заказами. Данные из счетов нужно было импортировать в дебиторскую/кредиторскую задолженность компании базы «Маркетинг» и, для обобщения данных, дополнительно переводить в базовую валюту.
Интеграцию системы сканирования документов, чтобы любой печатный документ можно было отсканировать и автоматически прикрепить к карточке внутри системы. Для реализации этого функционала было использовано веб-приложение Dynamic Web TWAIN.
Интеграцию с GPS сервисом для отслеживания движения транспорта в режиме реального времени. Полученная информация должна автоматически отображаться в транспортном заказе.
Техническое задание по проекту в трех частях заняло 122 страницы.
Реализация HRM модуля
В основе HRM модуля лежит база данных обо всех пользователях, которые работают в группе компаний. К карточке каждого сотрудника можно прикрепить электронные копии документов. Информация о сотрудниках используется в базах «Маркетинг», «Собственный транспорт», «Транспортные заказы» и «Библиотека».
В рамках HRM модуля созданы:
База учета всех сотрудников (включая базы «Архив сотрудников» и «Кандидаты»).
База учета документов водителей (с копиями виз, паспортов, страховок и других), с автоматическим напоминанием о необходимости продления документов.
Функционал для хранения информации об аттестации сотрудников. Он был реализован на основе модуля 1С-Битрикс «Обучение, тестирование».
База CRM содержит информацию о клиентах, перевозчиках и контрагентах, действующих и изучаемых. К каждому перевозчику, клиенту и контрагенту привязываются куратор и закрепленный экспедитор из базы HRM.
Функционал доработанной CRM-системы позволяет:
Добавлять новых клиентов, перевозчиков, контрагентов.
Добавлять дополнительные взаимосвязи полей между карточками всех участников процесса.
Создавать договора на основе разработанных шаблонов, сканировать документы и управлять ими (например, отслеживать срок действия) через CRM.
Управлять оплатами от клиентов, отслеживать дебиторскую задолженность.
Генерировать отчеты по состоянию репутации клиентов (VIP, стандартный, временно приостановлено сотрудничество, запрещенный, архивный).
Генерировать отчеты по логистическим потребностям клиентов. Например, в CRM добавляются направления доставки груза, которые интересуют клиента. Это позволяет предлагать клиентам более дешевый транспорт, находящийся в этих регионах. А самой компании - быстро находить клиентов, если собственный транспорт едет из какого-либо региона свободным.
Система CRM интегрирована с 1С для обмена данными по заказам и статусам оплат.
Реализация модуля управления транспортом
Основной элемент этого модуля - карточки тягача и прицепа, каждая из которых содержит иерархию вкладок и полей. Поля карточки транспортного средства содержат более 50 параметров: марка, модель, государственный номер, VIN-код, дата прохождения ТО, наличие документов и страховок, сертификат Евро и многие другие.
Контактная информация о водителе поступает из базы HRM. Информация о транспортном средстве и водителе, в свою очередь, используется при заполнении транспортного заказа.
Модуль включает инструменты для управления:
Базой тягачей
Базой прицепов
Базой экипажей
Базой привлечённого транспорта
Страховыми полисами
Базой документов Карнет, CMR, EKMT.
Карточка редактирования тягача
Реализация модуля управления транспортными заказами
Модуль управления транспортными заказами – ядро всей системы, внедряемой в группе компаний. Именно на его разработку были затрачены основные силы и время в ходе проекта.
Каждый транспортный заказ содержит наименование груза, код ТНВЭД, стоимость, габариты, места загрузки, выгрузки, таможенной очистки и десятки других параметров. Транспортные заказы могут объединять в себе несколько заказов на перевозку грузов от нескольких клиентов, перевозчиков, контрагентов.
В модуле реализованы возможности:
Генерация всех документов для транспортных заказов по шаблонам. На основе данных, введенных в транспортный заказ (заявка/письмо уведомление и т.д.) и карточку клиента (договор), можно быстро и по шаблону создать необходимый документ.
Расширенный поиск по базе транспортных заказов. Экспедитор может сам задать необходимые поля и сохранить свой шаблон поиска. Экспедиторы могут просматривать результаты поиска в системе, но, с целью защиты информации, не могут копировать их в Excel.
Построение графика отображения работы машин отдела собственного транспорта. График важен для планирования работы, ремонта, технического обслуживания. В график загружаются данные о местонахождении автомобилей, планируемые даты загрузки и доставки, даты планируемого ремонта и ТО.
Управление запросами и заявками от клиентов, договорными условиями.
Управление всей информацией по маршруту перевозки и каждому грузу, с возможностью управления сборными грузами.
Графическое построение всего маршрута перевозки по контрольным точкам: места загрузки, склады консолидации, таможенной очистки, места разгрузки.
Интеграция с GPS сервисом для внесения в транспортный заказ информации о перемещении транспорта в реальном времени.
Интеграция с SMS сервисом для отправки уведомлений водителям в пути. Отправить SMS на телефон водителю можно напрямую из портала. Текст, время и дата отправления SMS фиксируются в транспортном заказе.
Подбор транспорта под особенности груза и маршрута. Система дает возможность автоматически подобрать перевозчика, имеющего необходимый транспорт, или выбрать вручную.
Платежный календарь, который представляет собой список счетов и сроков оплаты на неделю. Есть возможность отследить счета, срок по которым уже прошел, но оплата произведена не была.
Генерация различных отчетов.
И многое другое.
Функционал управления транспортными заказами
Реализация модуля управления базой корреспонденции
В модуле управления корреспонденцией была создана база входящих и исходящих писем. Для каждого письма есть возможность указать номер, дату, офис получения, краткое содержание, получателя. Адресат, чьи данные берутся из базы HRM, получает уведомление о получении корреспонденции. Он может подтвердить получение, а при необходимости, передать письмо другому сотруднику с фиксацией даты и времени.
Также внедрены:
Функционал создания задач на основе документов. В базе управления корреспонденцией предусмотрена возможность ставить задачи и указывать срок ответа по документу. При приближении этого срока ответственному сотруднику отправляется напоминание.
Функционал сканирования документов прямо из браузера при помощи интеграции с Dynamic Web TWAIN. Сотрудник, обрабатывающий корреспонденцию, может сразу отсканировать документ и внести его в базу, указав место хранения оригинала.
Реализация модуля управления корпоративной библиотекой книг
Модуль формализует учет деловой и художественной литературы в компании, а также сроки прочтения книг сотрудниками. В нем реализованы:
База всех книг.
Ведение истории по каждой книге (у кого на руках, когда должна быть возвращена, с загрузкой данных о сотрудниках из модуля HRM).
Напоминание о сроке возврата книги.
Результат
Реализация проекта по внедрению Битрикс24 в группе компаний заняла более года. После разработки система была поставлена на постоянную поддержку в нашей компании. В результате, она и сейчас продолжает развиваться и наращивать свой функционал.
