Внедрение Битрикс24 для агентства по ретуши фотографий

Компания Retouch Club с 2010 года занимается ретушью фотографий. За это время агентство обзавелось клиентами из 32 стран. Retouch Club сотрудничает с такими брендами как Vogue, Harper's Bazaar, Givenchy, Yves Saint Laurent , Giorgio Armani и т.д. Для качественной работы с клиентами в агентстве внедрили CRM-систему Битрикс24.

Решили внедрить Битрикс24 для системности бизнеса

Еще 3 года назад в Retouch Club работали с клиентами по простой схеме: сотрудники общались в чатах, сделки вели в текстовых редакторах. База клиентов росла, бизнес расширялся и руководители агентства решили свести все каналы работы с клиентами в один сервис. Подходящим решением оказалась система Битрикс24. В ней можно:

• Общаться и созваниваться в чатах не только с сотрудниками, но и с клиентами.
  
• Вести продажи по воронке в CRM-системе.
  
• Работать с клиентами над проектами в специальных группах.
  
• Создавать и редактировать документы во встроенном редакторе, не переключаясь между вкладками.
  

Битрикс24 в Retouch Club решили внедрить для того, чтобы:

1. Соединить все каналы коммуникаций в одном месте. Битрикс24 позволяет не только общаться и созваниваться сотрудникам, но и подключить все соцсети и мессенджеры для общения с клиентами в одной системе.




1. Сделать бизнес-процессы прозрачными. Битрикс24 в одном месте собирает базу клиентов. Система фиксирует каждого лида и напоминает о работе с ним. Вся работа со сделками и лидами ведется поэтапно на интерактивной доске (канбане), что позволяет отслеживать эффективность работы сотрудников.




1. Выстроить работу со сделками. До внедрения Битрикс24 менеджеры Retouch Club вели сделки в текстовых редакторах. Информация о клиентах терялась, сделки велись не системно. Битрикс24 систематизирует процесс продаж в компании и автоматизирует рутинные задачи менеджеров. 

Внедряли Битрикс24 в 2 этапа

В Retouch Club внедряли Битрикс24 в 2 этапа. Сначала штатный системный администратор компании настроил CRM для отдела продаж, а спустя полгода в агентстве решили подключить все отделы к работе в Битрикс24. Для внедрения этого этапа обратились к лидерам продаж Битрикс24 — Atevi Systems.

  На выбор интегратора повлияли:

• Отзывы. Компания, которая создавала для Retouch Club сайт, внедрила Битрикс24 с помощью Atevi Systems.
  
• Опыт. В штате Atevi Systems работают сертифицированные программисты, бизнес-аналитики и менеджеры по продажам. Компания занимается сложными доработками и реализует крупные проекты. Atevi Systems — одна из немногих компаний на рынке, которая обладает компетенцией “Крупные корпоративные внедрения”.
  
• Цена/качество. Прописанный в коммерческом предложении объем работ полностью соответствовал выставленной стоимости.
  

Перед сотрудниками Atevi Systems стояли следующие задачи по внедрению:

1. Настроить работу со сделками. Вынести производственную часть в отдельную воронку, прописать этапы работы по сделкам и разработать наиболее оптимальный сценарий по работе сотрудников в Битрикс24.




1. Автоматизировать работу сотрудников. Настроить шаблоны документов, автоматическую постановку задач и напоминаний, отправку писем клиентам и сотрудникам компании.




1. Настроить работу со счетами. Автоматизировать создание актов и счетов.

Как работают в Retouch Club после внедрения Битрикс24?

В CRM-системе Битрикс24 сотрудники работают в 2 направлениях: “Продажи” и “Ретушь”. После того, как сделка из воронки “Продажи” попадает в “Ретушь” сотрудники работают следующим образом:

1. Новый заказ. На этот этап сделка автоматически попадает из воронки “Продажи” или создается вручную менеджером. Сотрудник изучает информацию по заказу и выбирает ответственного — специалиста по контролю качества (далее — арбитражник). После этого сделка автоматически переходит на следующий этап.




1. Техническое задание. На этом этапе арбитражник оценивает сложность задачи и составляет техническое задание для ретушеров. В нем прописывает количество фотографий, которое должен обработать сотрудник. После этого арбитражник вручную создает задачи в рабочих группах для арбитражников. 




1. Ретушь. Арбитражник работает с ретушерами: следит за выполнением сроков, согласовывает готовые фотографии. Как только сотрудник по контролю качества принял работу, он вручную переводит сделку на следующий этап. 




1. Согласование с клиентом. Арбитражник в карточке сделки вставляет ссылку на файлообменник с готовыми фотографиями. После этого система автоматически отправляет клиенту письмо. Если тот не согласовывает проект, арбитражник ставит вручную задачу ретушерам в рабочих группах. Как только клиент согласовывает работу, сотрудник по контролю качества переводит сделку на следующий этап.




1. Акт выполненных работ. На этом этапе система автоматически выполняет расчеты и вносит получившиеся значения в поля «Сумма вознаграждения ретушерам», «Обязательные взносы» и «Вознаграждение Компании».




После этого директор компании запускает бизнес-процесс “импорт документов”, с помощью которого акты из карточки счета копируются в карточку “Акты по сделке”. Как только акты автоматически отправились бухгалтеру, директор завершает сделку.

Итоги

Директор Retouch Club Дарья Пучок говорит, что Битрикс24 удовлетворяет компанию на 95%. Первые месяцы сотрудникам сложно было адаптироваться к работе в системе, но когда привыкли — все процессы стали происходить быстрее, прозрачнее и слаженнее. 

Что касается работы с Atevi Systems, то агентство полностью довольно уровнем и качеством сервиса. 

—  Особенно поразило качество поддержки. Ваши сотрудники поддерживали нас на начальных этапах работы в Битрикс 24 и отвечали на любые вопросы, — резюмирует Дарья.