Внедрение управленческого финансового учета на базе Битрикс24 и Финтабло

Долгое время мы в ATEVI развивали с нуля свой функционал финансового учёта, но количество операций постоянно увеличивалось, бизнес постоянно менялся и усложнялся. Нам нужны были не просто сырые данные в виде множества автоматически собирающихся табличек, а качественная финансовая аналитика, которая подскажет, куда именно смотреть: какие показатели в норме, а какие нет, а для этого уже нужна была глубокая финансовая экспертиза. Именно такую экспертизу мы нашли в сервисе Финтабло от компании Нескучные Финансы.

Сервис Финтабло — это полностью готовый инструмент управленческого учета компании с большим набором функционала, понятной аналитикой и бесплатными онлайн курсами по учёту финансов компании.

Перед нами встала задача интеграции нашей CRM Битрикс24 (откуда мы выставляем клиентам все счета на оплату) с Финтабло. Учитывая отсутствие готовой интеграции с белорусскими банками, большое количество наших операций, несколько направлений бизнеса — задача оказалась непростой. Именно об этом мы хотим рассказать в нашем кейсе.

Этап 1. Сбор всех финансовых потоков в одном месте — в Битрикс24.

Первое, с чего начинается финансовый учет в любой компании, — это сбор в одном месте всех финансовых потоков организации. Чаще всего местом сбора таких данных являются таблицы Google Docs или Excel. В нашем случае местом сбора всех входящих и исходящих финансовых операций является смарт-процесс Деньги в нашем Битрикс24.

Чтобы финансовый учёт был точным, важно учитывать все финансовые операции сразу по факту их совершения, а не только самые крупные. В нашей компании ежедневно совершается несколько десятков входящих и исходящих финансовых операций, которые происходят по нескольким счетам, в разных валютах, в трёх разных банках. Для того чтобы оперативно ежедневно собирать такой объём данных вручную, нужен был бы отдельный сотрудник, но мы пошли другим путём. Мы реализовали интеграцию Битрикс24 по API со всеми нашими тремя банками: Альфа Банк, Приорбанк, БСБ-Банк. Стоит отметить, что мы изначально выбирали банки, у которых есть хорошо документированное API для реализации интеграции. 

В итоге реализованная нашими разработчиками интеграция каждую минуту проверяет наличие новых входящих/исходящих операций по всем счетам во всех трёх банках и сразу вносит структурированные данные в смарт-процесс Битрикс24.

Каждый элемент смарт-процесса "Деньги" отражает входящую или исходящую финансовую операцию и содержит три блока информации: 

1. Информация об отправителе платежа

• Название контрагента отправителя
• УНП отправителя
• SWIFT код банка отправителя
• IBAN номер счета отправителя

2. Информация о получателе платежа

• Название контрагента получателя
• УНП получателя
• SWIFT код банка получателя
• IBAN номер счета получателя

3. Сводная информация по операции

• Тип операции — списание или зачисление
• Назначение платежа — текстовое назначение платежа, которое содержит уникальный номер счета, предоставленный менеджером. Именно по этому полю происходит связка со счётом в CRM Битрикс24.
• Счёт на оплату —  связка со счетом на оплату в CRM Битрикс24
• Клиент — связка по УНП с Компанией в CRM Битрикс24
• ID операции в Финтабло — техническое поле, необходимое для интеграции
• Валюта и сумма операции
• Дата операции

Собрав в одном месте (смарт-процессе Деньги в Битрикс24) все входящие и исходящие финансовые потоки, мы смогли перейти к следующему этапу — интеграции Битрикс24 с сервисом Финтабло для построения финансовой аналитики и отчётности. 

Этап 2. Построение отчета о движении денег

Отчет о движении денежных средств (он же ОДДС, он же Cash flow) — это самый базовый, самый простой и самый часто применяемый отчёт в системе управленческой финансовой отчетности.

Если говорить простыми словами, то ОДДС показывает, на что мы тратим больше всего денег (статьи списаний) и за что мы получаем больше всего денег (статьи поступлений). Именно от качественной проработки  справочника статей Поступлений и Списаний зависит большая часть успеха при внедрении ОДДС под особенности каждого бизнеса. 

Не существует какого-то единого рекомендованного справочника статей, подходящего для любого бизнеса. Список статей составляется исходя из особенностей каждого бизнеса. Обычно составляется 10-15 корневых статей Списаний и примерно столько же статей Зачислений, исходя из того, по каким статьям перемещается большинство денежных потоков компании.

Подход к формированию перечня статей Поступлений и статей Списаний значительно отличается,  поэтому детально рассмотрим их по отдельности.

Раздел Поступления в отчёте ОДДС

Настройка раздела Поступления в отчёте о движении денежных средств (ОДДС) состоит из следующих этапов:

1. Составление справочника Статей поступлений.
2. Настройка направлений бизнеса. Направлениями могут быть, например, оптовые и розничные продажи или продажи разными отделами. Направления бизнеса в каждом случае индивидуальны.
3. Автоматическое определение Статьи поступления и направления бизнеса по каждой операции поступления денег.

Автоматическое определение правильной Статьи и направления бизнеса для каждой операции поступления денег является одной из основных сложностей этой интеграции. Мы решили эту задачу следующим образом:

1. Все счета, созданные в нашей CRM Битрикс24, автоматически связываются с операциями движения денег и получают признак “Статья поступления” и “Направление бизнеса”. Логика заполнения этих полей настроена нами отдельно.
2. В назначении каждого платежа клиент должен указать номер счёта по которому происходит оплата.
3. Как мы уже описали выше — все платежи попадают в смарт-процесс Деньги в Битрикс24, где мы автоматически сопоставляем финансовую  операцию с конкретным счетом.
4. На основании связки со счётом в каждой финансовой операции автоматически заполняется “Статья поступления” и “Направление бизнеса”.
5. Операция поступлений передаются через API в Финтабло.

Списания в отчёте ОДДС

Настройка раздела Списания в отчёте о движении денежных средств (ОДДС) происходит значительно проще. В учете расходных операций нам не нужна связка со счетами в CRM Битрикс24, а это значит, что все расходные операции из смарт-процесса “Деньги” в Битрикс24 можно отправлять напрямую в Финтабло и присваивать статьи Списаний уже там. Настройка состоит из следующих этапов:

1. Составление справочника Статей списаний.
2. Автоматическое определение Статьи списания и направления бизнеса по каждой операции списания денег. В данном случае проще всего использовать встроенный функционал сервиса Финтабло в разделе Автоправила. 

Автоматические правила могут срабатывать по заполнению разных полей. Система настраивается очень гибко. Из нашего опыта удобнее всего настраивать правила на основании полей Тип операции + Контрагент + Назначение платежа.

Также важно понимать, что отчет о движении денег (ОДДС) не показывает прибыль вашей компании. ОДДС показывает только состояние ваших финансовых потоков, их значимость в общей выручке, динамику изменений от месяца к месяцу. 
Для анализа прибыли используется другой, более сложный отчёт, который называется Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), однако внедрение отчёта ОПиУ целесообразно делать после внедрения ОДДС.

О построении отчета о прибылях и убытках мы расскажем в нашем следующем кейсе. 

Этап 3. Внедрение платежного календаря 

Платежный календарь — это первый важный элемент в системе финансового планирования компании. Платёжный календарь помогает планировать предстоящие поступления и списания, чтобы предотвратить кассовые разрывы, имея время на принятие необходимых мер.

Главная задача платежного календаря — сигнализировать о признаках кассового разрыва. Т.е. о ситуациях, когда денег на счету может не хватит, чтобы произвести запланированные оплаты на определенную дату. Для того чтобы построить платежный календарь, необходимо вести учёт всех плановых поступлений и списаний с указанием плановой даты каждой операции. Делать это вручную довольно сложно и затратно. Мы расскажем, как мы автоматизировали этот процесс в нашей компании.

Плановые операции поступления денег

В части поступления денег процессы нашей компании устроены следующим образом:

1. Все счета для клиентов создаются в CRM Битрикс24 в виде PDF файла.
2. Каждый счет имеет свой уникальный номер, который позволяет четко привязать каждую оплату к счёту.
3. Все счета имеют несколько стадий: Черновик (подготовка счёта), Ожидает оплаты (менеджер ожидает оплату), Оплачен (зафиксирован факт оплаты).
4. Как только менеджер переводит счёт в статус “Ожидает оплаты” в сервисе Финтабло (с помощью реализованной нами интеграции Битрикс24 с Финтабло) создаётся плановая операция поступления денег.
5. Как только счёт в Битрикс24 переходит в статус “Оплачен” (это происходит автоматически через интеграцию с банками по API), в сервисе Финтабло плановая операция становится фактической.

Плановые операции списания денег

Большая часть операций списания денег является планируемыми регулярными действиями (например: оплаты аренды офиса, зарплата, налоги). Соответственно такие плановые операции можно создать вручную в интерфейсе Финтабло и далее копировать из месяца в месяц.

Формируя плановые и фактические операции в Финтабло, вы получаете визуальное представление календаря оплат. Если график не светится красным, значит всё отлично и вам хватает денег на все запланированные расходы этого месяца.

Этап 4. Внедрение бюджета движения денег

Бюджет движения денежных средств (или бюджет ДДС) - это второй важный элемент в системе финансового планирования компании. Бюджет ДДС представляет собой таблицу с двумя разделами: Поступления и Списания. Каждый раздел, для более детального анализа, также делится на вложенные статьи поступлений и статьи списаний.

Самое важное, что есть в бюджете ДДС это 2 колонки: План и Факт.

План вам нужно задать самостоятельно, исходя из ожидаемых вами поступлений и списаний. Удобно, что плановые показатели можно задавать как на верхнем уровне (например, план поступлений по направлению оптового бизнеса), так и по отдельным статьям (например, план поступлений по статье бытовой техники).

Факт будет собираться автоматически, исходя из операций, которые будут собираться в Финтабло в течение месяца. Также по мере появления фактических данных будут формироваться показатели в колонках “Выполнение плана в %” и “Отклонение от плана в %”.

Кроме того, сервис Финтабло позволяет увидеть аналитику, показывающую точность вашего планирования. Отдельные показатели для анализа точности планирования - показатели поступлений и списаний.

Важно отметить, что бюджет ДДС не является инструментом бюджетирования чистой прибыли компании. Бюджет доходов и расходов (бюджет ДиР) является отдельным инструментом финансового планирования и его внедрение происходит на следующем этапе финансового планирования компании.

Этап 5. Регламентирование процесса ведения финансового учёта

Важно учитывать тот факт, что внешняя среда бизнеса постоянно меняется, а это значит, что и сам бизнес будет постоянно меняться и развиваться. Будут запускаться новые продукты/услуги/направления, вноситься изменения в текущие процессы. Финансовый учёт компании не получится настроить 1 раз и забыть про него. Нужно регулярно проверять корректность данных в системе, а также при необходимости вносить изменения в правила или создавать новые правила.

Первый вопрос, на который вам нужно будет ответить, — кто именно в вашей компании будет ответственным за ведение и проверку корректности данных оперативного финансового учёта? Назначьте роль финансового менеджера одному из ваших сотрудников.

Второй вопрос — что именно нужно проверять и как часто. В нашей компании, на основании нашего опыта, мы выработали правила регулярной проверки и по необходимости корректировки данных оперативного финансового учёта:

Ежемесячные задачи:

• Формирование бюджета ДДС  по направлениям и статьям

Еженедельные задачи:

• Анализ неразнесенных по статьям операций
• Анализ операций Поступлений вне направлений 
• Анализ корректности данных в бюджете ДДС 

Ежедневные задачи:

• Анализ корректности данных в платежном календаре 

Такой подход позволяет нам держать данные оперативного финансового учета в корректном состоянии, а также быстро выявлять необходимость актуализации правил ведения финансового учета нашей компании. В итоге все конечные пользователи финансовой отчетности (чаще всего это руководители разного уровня) могут быть уверены в корректности данных, которые они видят.

Планы на развитие функционала

Внедрение отчета о движении денег, платежного календаря и бюджета движения денег в сумме составляет первый этап внедрения оперативного финансового учёта. На этом уровне мы анализируем только денежные потоки без вычисления чистой прибыли.

Следующим большим этапом внедрения финансового учета является внедрение отчета о прибылях и убытках (он же P&L) и таких связанных с ним сущностей как “Отчет о рентабельности проектов и направлений” и “Бюджет доходов и расходов”. На этом уровне, к уже имеющимся данным о денежных потоках мы добавляем данные о выполненных обязательствах (подписанные акты/накладные) из 1С Бухгалтерии, и только тогда мы можем переходить к расчету прибыли разного уровня: валовая прибыль, операционная прибыль, чистая прибыль.

Именно в этом заключается следующий этап развития оперативного финансового учёта нашей компании и об этом будет наш следующий кейс.

Интеграция с Финтабло для вашей компании

Один из принципов работы нашей компании — предлагать нашим клиентам только проверенные решения и продукты, которыми мы пользуемся сами и за которые можем ручаться. В процессе реализации интеграции Битрикс24 с Финтабло для нашей компании нам так понравился итоговый результат интеграции, что мы решили стать официальными партнёрами сервиса Финтабло в Беларуси, чтобы предложить внедрение этого решения и нашим клиентам.

Заполните форму ниже и наши менеджеры предложат вам оптимальный вариант интеграции Битрикс24 с Финтабло, исходя из особенностей и процессов вашей компании.