Как работать с задачами в Битрикс24

Встретили сотрудника в коридоре, поставили ему задачу, а он забыл ее выполнить? Знакомо, правда? Дело не сделано, время потрачено и так каждый раз. Для того, чтобы никогда не забывать о важных рабочих моментах в Битрикс24 существует модуль Задачи — один из центральных инструментов системы.

Что такое задачи?

Задачи — главный инструмент Битрикс24, который помогает систематизировать совместную работу сотрудников компании . Создали задачу, добавили описание, выставили дедлайн, назначили ответственного и работаете дальше, не беспокоясь о том, что вы что-то забудете.

Задачи — универсальный инструмент, помогающий всем сотрудникам компании без исключения:

— Директору и руководителям отделов — экономить время и не дергать лично каждого сотрудника по ходу выполнения задачи. У задач есть дедлайны, напоминания и обязательные отчеты при выполнении и закрытии.

— Менеджерам по продажам — не забывать о важных вещах в работе с клиентами: составить договор, встретиться с покупателем лично, составить план и отчет по продажам. О задачах в CRM мы подробнее расскажем ниже.

— Маркетологам — составлять планы и отчеты благодаря шаблонам задач, ставить тз для штатных копирайтеров, SEO-специалистов, таргетологов, дизайнеров и т.д.

— Всем сотрудникам компании — иметь инструмент, где будут сведены все поручения и совместные задачи.

Задачи в Битрикс24 можно назвать фиксацией или оцифровкой устных переговоров. Например, директор попросил вас подготовить отчёт о выполненных проектах за последние 3 месяца. После этого не создал задачу в Битрикс24 и вы благополучно о ней забыли. Созданная же задача в Битрикс24 в разы увеличивает ее успешное выполнение. Вам системно приходят напоминания о дедлайне, а как только вы его просрочите, руководителю придет уведомление.

Как работать с задачами

Начнем с самого простого — создания задачи. Для этого зайдите в вашем Битрикс24 раздел “Задачи и проекты” и нажмите “Добавить задачу”.

После этого откроется окно создания задачи, где необходимо заполнить следующие параметры:

 — Название задачи. Оно должно быть четким и понятным. Например, подготовить отчет об итогах таргетированной рекламы. В описании задачи распишите подробности, чтобы у выполняемого задачу сотрудника не осталось никаких вопросов. 

— Ответственный. Обязательно назначьте ответственного. Им может быть только один человек. Один ответственный у задачи — один из ключевых принципов менеджмента.

— Соисполнители. Добавьте их, если над задачей работают несколько человек. Допустим, вам необходимо подготовить креативы для соцсетей. Вы ставите ТЗ дизайнеру и назначаете его соисполнителем. 

— Наблюдатели. В них можно добавить сотрудников, которые хотят просто видеть, как идет выполнение той или иной задачи. 

— Крайний срок. Здесь все просто — это дедлайн задачи. Чуть ниже вы можете отметить поле о запросе отчета по завершении задачи. Это значит, что ответственный не сможет ее закрыть, пока в комментарии не напишет отчет о проделанной работе.

— Результат задачи. Это значит, что при закрытии задачи, система вас попросит составить отчет по проделанной работе или отметить последний комментарии задачи как описание результата.

— Повторять задачу. Вы можете сделать задачу регулярной. Например, ваши сотрудники ежемесячно составляют план продаж. Создали задачу, указали ее регулярность и каждый месяц у менеджеров по продажам появляется задача, внутри которой они составляют план. Для того, чтобы задать регулярность, нажмите на кнопку “Дополнительно” при создании задачи. 

Кроме этого вы можете указывать к какому проекту относится та или иная задача. Например, подготовить акты к проекту “Продажи”, сделать креатив для постов к проекту “Маркетинг” и т.д. Это помогает систематизировать задачи по отделам или направлениям вашей компании. Подробнее о том, как создать задачу и какие поля можно заполнить при ее создании, читайте на сайте Битрикс24.

Задачи в CRM

Если до этого мы рассматривали задачи в контексте внутренней работы, то в CRM задачи помогают при работе с клиентами. Задачу в CRM можно создать вручную или с помощью роботов. Рассмотрим каждый из вариантов.

Создание задачи вручную

Допустим, у вас компания по производству и продаже мебели. На этапе “согласование дизайна мебели” вам, как менеджеру, необходимо создать задачу для дизайнера, чтобы тот нарисовал эскиз будущей мебели.

Для этого вы находите необходимую вам сделку, нажимаете на иконку “дело” и создаете новую задачу.

После создания задача будет отображена в таймлайне карточки сделки. Также задачу можно создать и прямо в карточке сделки. Для этого зайдите в карточку и нажмите “Задача”.

Создание задачи с помощью роботов

Процесс создания задач в CRM вы можете автоматизировать с помощью роботов. Этот вариант подойдет в том случае, если на какой-либо из стадий вам нужно постоянно создавать задачу. Например, поставить задачу дизайнеру автоматически каждый раз на этапе изготовление эскиза мебели.

Заходите в CRM, например в лиды, нажимаете справа на иконку “Роботы”, добавляете робота на необходимой стадии, выбираете пункт “Контроль сотрудников-создать задачу”, заполняете необходимые поля и все: теперь каждый раз при попадании сделки на стадию “согласование дизайна с клиентом” дизайнеру будет автоматически ставится задача.

При создании робота постановки задач обратите внимание на схожий робот — “поставить задание”. Задание, в отличие от задачи, лучше использовать для небольших дел. Например, не забыть позвонить клиенту, уточнить детали оплаты у бухгалтера и т.д.

Шаблоны задач

Важная функция для тех, кто не хочет каждый раз создавать задачи вручную. Согласитесь, в процессах каждой компании и отдела есть рутинные задания, которые приходится выполнять регулярно. Например, составлять отчеты о проделанной работе, согласовывать планы на месяц и т.д.

Для того чтобы каждый раз не создавать задачи вручную, существуют шаблоны задач. Рассмотрим, как они работают на примере согласования плана продаж.

1. В вашем Битрикс24 зайдите в раздел “Задачи и проекты” нажмите кнопку “еще” и выберите пункт “Шаблоны”.

2. Нажмите кнопку “добавить” и заполните шаблон задачи. Если вы хотите, чтобы задача ставилась автоматически 1-го числа каждого месяца, укажите дату и сделайте задачу регулярной.

3. Сохраните шаблон. Теперь 1 числа каждого месяца вам будет автоматически ставится задача на составление плана продаж.

Подробнее о шаблонах задач вы можете прочитать на сайте Битрикс24. 

Диаграмма Ганта

Еще одна важная функция при работе с задачами — представление задач в виде диаграммы Ганта. Нажав на кнопку “Гант” в разделе “Задачи и проекты” все ваши задачи отобразятся на календарной сетке.

С левой стороны представлены ваши задачи, с правой — колонки с датами, на котором визуально отображена длительность  их выполнения. Красная отсечка это крайняя дата сдачи проекта. Вы можете тут же перемещать задачи по датам . Сроки выполнения в карточке задачи поменяются автоматически.

Если у вас много связанных между собой задач, вы можете настроить между ними зависимость.Как это работает:

— У вас есть главная задача. Допустим, подготовить дизайн мебели для клиента. 

— Эту задачу вы разбиваете на несколько задач: составить тз дизайнеру, согласовать дизайн внутри компании, согласовать дизайн с клиентом. 

— Вы настраиваете необходимый вам тип зависимости. Допустим, чтобы дедлайн по зависимым задачам изменялся как только изменится дедлайн по основной задаче. Например, клиент вам пообещал прислать пожелания по дизайну завтра. Вы составили задачу, указали зависимость, а в итоге клиент забыл о вас и прислал референсы через три дня. Сдвиньте дедлайн основной задачи на этот срок и дедлайн остальных задач изменится автоматически.

Подробнее о зависимостях между задачами читайте на сайте Битрикс24. 

Диаграмма Ганта отлично подойдет для сотрудников, которые работают одновременно в нескольких проектах или с большим количеством задач. Благодаря такому представлению задач складывается полная визуальная картинка рабочего процесса.

Мой план

По умолчанию задачи в Битрикс24 отображаются в виде списка. Но нажав на кнопку “мой план” вы увидите свои задачи в виде канбана. Такое отображение наглядно показывает текущий статус задач.

“Мой план” — удобный инструмент, который можно настроить исключительно под себя. Вы можете добавить стадии, перемещать по ним задачи и визуально видеть их статус. Вы можете настроить стадии исходя из сроков выполнения задач (на неделю, месяц, без срока), по срочности выполнения или по мере продвижения работы по задачи (как в CRM).

Если вы работаете в проектах, то список задач можете отобразить в виде канбана. В отличие от “Моего плана” здесь нельзя настроить стадии канбана под себя — они одинаковые для каждого участника проекта.

Сроки

Еще один вид отображение задач — по срокам.

Нажав на соответствующую кнопку, все ваши задачи распределятся по стадиям канбана в зависимости от срока выполнения: на сегодня, на этой неделе, на следующей неделе и т.д.

Календарь

Еще один вид представления задач — в виде календаря. Подойдет для тех, кто любит видеть все задачи на месяц в одном окне.

Здесь вы можете видеть дедлайны задач на календарной сетке, а также добавлять задачи на необходимую вам дату.

Скрам

Важный инструмент, который совсем недавно появился в Битрикс24. Преимущественно скрам используют в IT-сфере, но подходит совершенно разным бизнесам где используется проектный подход. Скрам — это работа над проектами (внутренними или внешними), где нет четкого тз, а задачи идут непрерывным потоком и делятся на короткие итерации — спринты.

Как это работает

Допустим к вам обратились за разработкой сайта. Далее вы:

1. Создаете скрам-группу и добавляете в нее необходимых сотрудников.

2. Заполняете бэклог. Сюда добавляете задачи, которые необходимо будет выполнить. Добавлять задачи могут все сотрудники, но отправлять их в работу может только руководитель.

3. Определяете эпики. Это глобальные цели, за которыми закрепляются задачи бэклога. Допустим, разработка сайта. Здесь ваши специалисты узнают потребности у клиента, составляют тз и оценивают объем работ исходя из существующих возможностей.

4. Готовитесь и запускаете спринт. Определяетесь с целями и сроками спринта, а после переносите в него задачи из бэклога. Спринт — срок, на протяжение которого будет выполняться задача. Обычно он составляет 2 недели, но вы можете выставлять свои временные рамки.

Перед тем, как запускать спринт, определитесь со сложностью задач. Для этого существуют стори поинты. Сложность задач измеряется по шкале от 1 до 10. Если вам сложно с такой оценкой, вы можете выставить работу в часах. После того, как определили сложность задач и выставили сроки спринта — запускайте спринт. 

Подробнее о том, как работать в скраме мы еще напишем, а пока можете почитать об этом инструменте на странице поддержки Битрикс24. 

В проектах скрам можно использовать и при работе с клиентами через совместные экстранет группы. Этот вариант отлично подойдет в том случае, когда вы делаете клиенту большой проект, с клиентом у вас сложились доверительные отношения и ему не нужно подробно расписывать в техническом задании суть работ. В таком случае изменения в проект вносятся по итогам каждого спринта. 

Как вы уже поняли, “Задачи и Проекты” — один из главных, если не главный модуль в Битрикс24. Освоив его и используя на максимум, вы увеличите не только эффективность, но и качество работы всей команды. 

Часто задаваемые вопросы

1. Могу ли я перенести задачи из других сервисов по управлению проектами. 

Конечно. Все, что вам нужно, это выгрузить свои задачи в файл с расширением .CSV, а после его загрузить в Битрикс24, подогнав данные под предоставленный системой шаблон файла импорта. Если этот способ вам не подходит, вы можете найти необходимое вам приложение в Битрикс24.Маркет, которое осуществляет импорт из необходимой вам системы.

2. В чем разница между роботами для создания задач в CRM и шаблонами задач?

Главное различие в месте их применения. Роботы создают задачи в CRM, в ходе процесса продаж. Шаблоны задач же больше ориентированы на внутренние процессы работы. Например, составить ежемесячный отчет по продажам. 

3. Я могу группировать задачи по группам?

Да, конечно. При создании задачи, указывайте группу, к которой она принадлежит. Например, продажи, маркетинг, производство и т.д. Такой подход упорядочивает и систематизирует рабочий процесс.