Автоматизация работы с соискателями в Битрикс24 для Atevi Systems

Мы не только внедряем и дорабатываем Битрикс24 для клиентов, но также оптимизируем и внутренние процессы компании. Для эффективной работы с соискателями мы создали смарт-процесс HR, который позволил в 3 раза сократить время обработки отклика и собрать полную информацию о кандидатах в Битрикс24.

Работа с соискателями в rabota.by отнимала много времени

Как бы это шаблонно не звучало, но Atevi Systems — динамично развивающаяся компания. Штат наших сотрудников растет с каждым годом, как и растут их компетенции. Более того, мы набираем на работу стажеров, из которых готовим профессиональных php-программистов. 

Соответственно, через нашу компанию проходят сотни кандидатов на разные вакансии. Это бизнес-аналитики, программисты, менеджеры по продажам и т.д.

Долгое время мы работали с кандидатами, как работают и многие другие компании. Создавали вакансию на портале rabota.by, принимали там заявки, сортировали их по статусам, обзванивали подходящих кандидатов и приглашали их на собеседование. У такого сценария обработки соискателей было 2 существенных минуса:

1. Время. Такой подход отнимает много времени, особенно когда на вакансию откликаются десятки человек. Только представьте: заявку необходимо рассмотреть, связаться с человеком, потом выслать ему на почту тестовое задание, проследить за сроками выполнения работ, постоянно мониторить почту на наличие новых сообщений и т.д. Подобный сценарий работы отнимает много времени и энергии.

2. Не сохраняется история коммуникации. При таком варианте подборе сотрудников с ними теряется история общения. Часть коммуникации остается на портале rabota.by, часть теряется при телефонных звонках, часть остается среди сотен писем на почте. Полноты картины нет, соответственно восстановить всю цепочку общения с соискателем практически невозможно. А ведь бывают случаи, когда человек откликается на вакансию повторно. В таком случае важно отследить, почему он не прошел в прошлый раз, есть ли смысл давать ему второй шанс и т.д. 

Для нас же было важно не только уменьшить время обработки заявки, но и сохранить всю историю общения с соискателем. Такую возможность могла дать интеграция портала rabota.by с Битрикс24. У нас уже был похожий опыт работы с компанией “Электросила”. Для них мы разработали приложение интеграции с rabota.by, которое импортирует резюме кандидатов в Битрикс24.

Подробнее об этом читайте в нашем кейсе: Доработка Битрикс24 для “Электросилы”

Решили создать смарт-процесс HR и связать его с rabota.by благодаря CRM-форме

Четко определив, чего мы хотим от HR-процессов, мы стали думать над тем, как эффективнее и лучше реализовать доработку. Наши специалисты могли бы сделать полноценную интеграцию с rabota.by, доработав коробочный Битрикс24 компании с помощью программного года. 

Но такое решение — дорогое и занимает много времени для реализации. Мы же ценим свое время и время сотрудников, поэтому решили пойти другим способом.

Что мы решили сделать:

— Создать смарт процесс HR и выделить в нем направления по вакансиям: специалисты по продажам, BA (бизнес-аналитики), стажеры PHP и т.д.

— Создать CRM-форму для кандидатов. Это нужно, чтобы заявки попадали напрямую в наш Битрикс24. 

— Автоматизировать процесс работы с соискателями. Настроить роботов так, чтобы те отправляли кандидатам письма, напоминали нам о дедлайнах выполнения тестовых заданий и т.д. 

Читайте также: Что такое смарт-процессы в Битрикс24 и Что такое CRM-формы в Битрикс24

Как мы в Atevi Systems работаем с кандидатами после создания смарт-процесса HR

Мы не делали интеграцию с rabota.by через API, поэтому первичное знакомство с резюме соискателей проходит там. Как дальше идет работа на примере поиска бизнес-аналитика:

— На rabota.by мы первично остортировываем кандидатов. Тем, кто нам не подошел, приходит автоматическое сообщение прямо на сайте. 

— Кандидату, которого мы решили рассматривать дальше, автоматически отправляется письмо со ссылкой на CRM-форму.

В ней он заполняет важные для нас данные: информацию о себе, рассказывает, почему хочет работать в Atevi Systems.

— Новый. Как только кандидат заполнил и отправил заявку через CRM-форму, она поступает к нам в Битрикс24 на стадию “Новый”. В карточку кандидата подтягиваются все необходимые данные, в том числе и ссылка на резюме.

— После этого мы созваниваемся с кандидатом для знакомства. Тех кандидатов, с кем поговорили, переводим на стадию “Тестовое задание”. До кого не дозвонились переводим на стадию “Не дозвонился”. Если с кандидатом так и не удалось связаться, мы его бракуем и переводим на стадию “Забраковать со временем”.

— “Тестовое задание”. На этом этапе кандидату автоматически отправляется письмо на почту с тестовым заданием. В нем подробно описаны условия и указан срок выполнения. В Битрикс24 дедлайн для тестового задания выставляется автоматически. В карточке соискателя мы также видим прочитал ли кандидат наше сообщение. Как только кандидат присылает выполненное тестовое задание, мы в Битрикс24 получаем соответствующее уведомление. 

— “Подумать после тестового”. Как только мы переводим кандидата на эту стадию, ему автоматически приходит письмо с результатами тестового задания. Мы даем обратную связь каждому соискателю, выполнившему тестовое задание. Считаем это важным моментом: человек потратил свое время и не должен оставаться без нашего внимания. 

В карточке соискателя мы выставляем оценку тестовому заданию. Если оценка низкая и мы понимаем, что кандидат не проходит, мы переводим его на стадию “Не прошел после тестового”. Если же кандидат нам подходит, мы переводим его на следующую стадию.

— “Собеседование в офисе”. На этой стадии кандидату автоматически отправляется письмо с приглашением на собеседование. В нем мы указываем адрес и время интервью.

Кандидатов, не прошедших отбор, мы сортируем по разным стадиям в зависимости от причины, по которой нам не подошел тот или иной соискатель: не прислал тестовое задание, не справились с тестовым заданием, не подошел после собеседования в офисе и т.д.

Итоги

Благодаря настройке смарт-процесса HR мы автоматизировали и упростили работу с соискателями. Вот основные плюсы нашей настройки:

1. Обработка кандидатов стала в 3 раза быстрее. От момента знакомства с карточкой соискателя в Битрикс24 до отправки ему тестового задания проходит не более 30 секунд.
   
2. Автоматическая отправка писем кандидатам. Благодаря настроенной автоматизации в созданном смарт-процессе, все письма кандидату высылаются автоматически. Нам больше не нужно заходить в почту, искать email кандидата, писать ему письмо и т.д. Все эти действия автоматизированы и происходят прямо в Битрикс24.
   
3. Структурированность. Благодаря смарт-процессам мы четко понимаем на каком этапе находится кандидат, сколько он будет находится на той или иной стадии и т.д.
   
4. Остается вся история общения с кандидатом. Всегда можно вернуться к резюме, переслушать звонок, пересмотреть тестовое задание и сделать все это в одном месте.
   
5. База кандидатов. Все соискатели остаются в базе Битрикс24 и мы всегда можем к ней вернуться. Например, мы решили расширить штат бизнес-аналитиков. Открыли базу кандидатов, которые проходили через наши собеседования, посмотрели почему они не прошли и заново связались, если посчитали, что кто-то из соискателей нам подходит.
   

Благодаря смарт-процессу HR мы не только сэкономили время работы с кандидатами, но и улучшили качество общения с ними. Каждому соискателю мы даем подробную обратную связь и сообщаем о причинах отказа.

Смарт-процесс HR — не единственная доработка нашего корпоративного Битрикс24. Мы постоянно оптимизируем свои рабочие процессы и обязательно расскажем о них в следующих кейсах.