Как работают роботы в CRM Битрикс24

Продолжаем рассказывать о функционале Битрикс24 и показываем, что CRM — это просто. В этот раз поговорим о роботах — незаменимых инструментах, которые автоматизируют рутинные задачи. 

Что такое роботы?

Вспомните, когда вы в последний раз что-то забывали из рабочих задач? Например, перезвонить покупателю. Роботы CRM держат в “голове” десятки задач, чтобы вы работали лучше и зарабатывали больше. 

Робот запускается, когда сделка или лид переходят на нужную стадию воронки. Например, вы приближаетесь к этапу "Подготовка документов" и хотите отправить покупателю email с просьбой выслать реквизиты. Сделка перешла на эту стадию, запустился робот и сам отправил клиенту письмо.

Роботы автоматизируют воронки продаж. Рассмотрим как работают роботы в CRM на конкретном примере:

1. Допустим, клиент согласился купить в вашем магазине крупную партию офисной мебели. На стадии “Подготовка документов” робот отправляет ему автоматическое письмо с просьбой выслать реквизиты.

2. Второй робот, если спустя 3 часа клиент не прислал реквизиты, отправляет ему sms с напоминанием выслать реквизиты.

3. Третий робот на стадии “Счет на предоплату” напоминает, что нужно позвонить клиенту и уточнить, пришел ли счет на предоплату.

4. Четвертый робот на стадии “В работе” напоминает, что нужно встретиться с клиентом и обсудить детали сделки.

5. Пятый робот на стадии “Сделка успешна” отправляет сообщение в ленту новостей компании о том, что вы подписали договор на крупную сумму.

Какие роботы существуют в CRM Битрикс24?

Роботы для сотрудника

С помощью этих роботов можно добавлять/удалять товарные позиции из карточки лида/сделки, запланировать встречу/звонок, создать документ и многое другое. 

Вот основные роботы этой группы:

• Задача

• Контроль

• Отправить сотруднику sms

• Создать документ CRM

• Сменить ответственного

• Создать элемент CRM

• Создать повторный лид

Вам, как руководителю, нужно проконтролировать сотрудника? Ставите робот “Контроль” и вам приходит уведомление о том, что нужно проверить выполнение задачи. Роботы для сотрудника позволяют избавиться от ежедневника и заметках на полях.

Роботы для связи с клиентом 

Эти роботы работают с клиентами:

1. Отправляют клиенту sms.

2. Отправляют клиенту письмо.

3. Отправляют сообщение в открытую линию.

4. Звонят клиенту (если ваша IP-телефония поддерживает такой функционал).

Возьмем для примера sms. Допустим, при успешной сделке вы хотите поблагодарить клиента за то, что он выбрал вашу компанию. Настраиваете на соответствующей стадии робота, пишете текст письма и все: теперь при каждой успешной сделке клиенты получат sms с благодарностью.

Роботы для запуска рекламы

Эти роботы собирают данные покупателя и добавляют его в рекламную кампанию в Facebook, VK, Google AdWords. Работает это следующим образом:

• У вас есть телефон или email лида.

• Вы добавляете лида в целевую аудиторию рекламной кампании на одной из площадок (Facebook, Google AdWords, Вконтакте).

• Посещая соцсети и пользуясь Google потенциальный клиент видит вашу рекламу.

Как работают роботы в CRM Битрикс24?

Давайте разбираться как работы работают в CRM Битрикс24 и как провести их самостоятельную отладку. Во-первых, хорошо бы знать, сработал робот в нужный момент или нет. Зайдите в карточку лида/сделки. Во вкладке роботы отображаются статусы. Их всего 4:

• Робот сработал — на салатовом фоне появилась галочка
  
• Загорелась красная иконка на салатовом фоне — робот запустился, но ничего не сделал. Посмотрите на подсказку — там указана причина
  
• Кружок на белом фоне — робот стоит на паузе или сработает после предыдущего робота
  
• Белый фон: робот не запустился.

Во-вторых, проверьте настройки робота. Главных настроек которые есть у любого робота всего 3:

• По очереди. Независимо от других роботов или После предыдущего робота. Если вы хотите, чтобы нужный вам робот запустился после предыдущего, оставляете значение по умолчанию "После предыдущего робота".

• Когда. Здесь настраиваете время, когда сработает робот. Хотите позвонить клиенту через час после отправки документов по email? Ставите это условие и вам приходит напоминание. По умолчанию все роботы срабатывают сразу.

• При словии. Задавайте роботам условия для выполнения. Допустим, нужно подписать документ. Выставляете условие “выполнять, пока документ не подписан” и все: сделка дальше не пойдет по стадиям, пока условие не выполнится. Условия бывают простыми (например, отправить письмо, если сумма сделки>5000 рублей) так и составными. У составных условий существует один или несколько блоков, разделенных и/или. Например, позвонить клиенту, если “сумма сделки будет>3000 рублей” и “это клиент b2b”. Если первое или второе условие не выполнится, робот не сработает.

Роботы, как и триггеры доступны на всех тарифах Битрикс24 с одним нюансом: на бесплатном варианте можно настроить суммарно только 5 роботов и триггеров. На всех остальных тарифах количество настраиваемых роботов и триггеров не ограничено.

Выводы

• Роботы автоматизируют работу с клиентами. Шлют им sms, отправляют письма, запускают рекламные кампании в соцсетях и поисковых системах

• Забирают себе рутинные задачи и освобождают сотрудников от монотонной работы. Роботы делают работу системной, и контролируют трудовой процесс

• Создать и настроить робота может любой сотрудник. Но для этого должны быть соответствующие права. 

• Функционала роботов недостаточно? Воспользуйтесь триггерами или бизнес-процессами.