Битрикс24.Подпись это важный инструмент, благодаря которому документы с клиентами можно подписывать прямо в Битрикс24 совершенно бесплатно. Рассказываем, как это работает.
Битрикс24.Подпись — инструмент, который в разы облегчает работу с документами. Вам больше не нужно распечатывать договоры, нести их на подпись руководителю, а после отправлять клиенту по почте. Теперь подписать их можно непосредственно в Битрикс24.
Вот как это работает:
Размещение подписи в онлайн-редакторе документов
Вы создаете документ в CRM Битрикс24
Вносите данные сотрудника, который будет подписывать документ со стороны вашей компании
Заполняете данные контрагента, с которым вы будете подписывать документ
В редакторе документа вставляете элементы подписи в места, где они будут размещены
Выбираете канал коммуникации, по которому будет передаваться документ на подпись (sms, email, whatsapp)
Как только документ сформирован, руководителю приходит sms со ссылкой на подписание документа
Руководитель нажимает на кнопку “Подписать”, вводит код, полученный по sms (необходим для идентификации подписанта) и подписывает документ
Руководитель подписал документ, ссылка на подписание сразу же отправилась контрагенту
Подписание документа через браузер смартфона
После подписания клиентом документа начинается его генерация в системе Битрикс24. На выходе вы получите документ с цифровым сертификатом подлинности и специальным QR-кодом, который ведет на бесплатный сервис, где вы можете проверить подлинность договора.
Да, но есть нюансы. Как вы знаете, в Беларуси можно подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП). Это значит, что документы, подписанные ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажный эквивалент.
Получить электронную цифровую подпись можно только в регистрационных центрах, аттестованных ГосСУОК. Полный список центров смотрите на сайте государственного органа.
В Беларуси ЭЦП существует в виде USB-токена (флешки, которая содержит ЭЦП) и мобильной сим-карты с записанной ЭЦП. Сама ЭЦП состоит из открытого и закрытого ключа, созданных с помощью специальной программы-шифратора.
Подробнее о том, как работает электронный документооборот в Беларуси, читайте в нашей статье:
Как работает электронный документооборот в Беларуси
Отсюда возникает логичный вопрос: является ли подпись, сгенерированная с помощью инструмента Битрикс24.Подпись — электронной цифровой подписью? Нет не является. Как мы уже написали, для получения ЭЦП необходимо обратиться в специальный регистрационный центр, где вам выдадут сертификат ключа и USB-токен. Тем не менее, документы, подписанные с помощью Битрикс24.Подпись тоже имеют юридическую силу.
Дело в том, что законодательство Беларуси разделяет понятия электронного документа и документа в электронном виде. Электронный документ — документ, который содержит в себе все необходимые реквизиты, в том числе и ЭЦП. Буквально все документы, подписанные ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, что и бумажный эквивалент, подписанный собственноручно.
Документ в электронном виде — документ, подписанный другим аналогом собственноручной подписи. Это может быть загруженное факсимиле подписи, подпись сформированная из ваших инициалов или сделанная от руки на экране устройства, на котором вы подписываете документ.
Такая подпись имеет юридическую силу, если вы подписываете с клиентом договор в простой письменной форме и он согласен подписывать документы в подобном виде. В Битрикс24 используют именно такой вариант при подписании документов.
Поэтому перед тем, как заверять документы с клиентом через Битрикс24.Подпись вы должны подписать с ним вручную специальное соглашение об обмене электронными документами в Битрикс24.Подпись.
Шаблон соглашения об обмене электронными документами
Скачать шаблон согласия об обмене электронными документами
Как это происходит:
Вы планируете работать с клиентом через электронный документооборот Битрикс24.Подпись
Чтобы начать пользоваться инструментом, заполняете с клиентом стандартное соглашение об обмене электронными документами в Битрикс24.Подпись, где указываете каналы коммуникации и реквизиты
Подписываете соглашение с клиентом с помощью обычной подписи
Обмениваетесь подписанными соглашениями
Готово. Теперь вы можете подписывать документы в Битрикс24.Подпись совершенно законно
Важный момент. Для того, чтобы документ в электронном виде имел юридическую силу нужно не только подписанное согласие, но и использование таких программных средств, которые позволяют однозначно идентифицировать человека, подписывающего документ.
Таким программным средством в нашем случае выступает инструмент Битрикс24.Подпись, а идентификация происходит посредством sms с кодом, который подписант вводит при каждом подписании документа.
Битрикс24.Подпись представляет собой отдельный раздел, который находится в левом меню и называется "Подпись".
Внешний вид Битрикс24.Подпись
Попадая в него вы увидите канбан, где хранятся все документы, которые находятся в работе. Также здесь есть раздел “Мой сейф”, где уже хранятся подписанные документы.
Мы уже описали логику подписания документов через Битрикс24. Клиенту, с которым вы будете подписывать тот или иной документ не нужно пользоваться Битрикс24. Все что ему необходимо — перейти по ссылке в sms и подписать документ.
Более того, вся история подписания в реальном времени будет отображаться в карточке документа. Отправили клиенту документ на подпись, открыли карточку, увидели, что клиент подписал договор и перевели документ в статус подписанных. После этого он автоматически попадет в раздел “Мой сейф”.
Сервис проверки целостности документа
Также вы можете проверить подлинность документа, перейдя по QR-коду внизу подписанного документа или зайдя на страницу https://sign.bitrix24.ru/verify/. На ней вы просто загружаете подписанный документ и проверяете его подлинность. Если в документе после подписания что-то изменилось, он не пройдет проверку.
Подпись документа в CRM
Подписывать документы можно прямо в CRM. Для этого вам необходимо просто зайти в карточку сделки, выбрать необходимый для подписи документ, открыть его и нажать кнопку “Подписать”, которая находится с правой стороны. Далее вы проходите все те же шаги, что мы описали в начале статьи.
Кроме этого вы можете автоматизировать процесс подписания документов. Для этого существует специальный робот, который отправляет документ на подписание. Для этого вы на необходимой стадии добавляете робот “Отправить документ на подпись”, выбираете шаблон документа и сотрудника, который будет его подписывать и все: теперь как только сделка перейдет на стадию, где стоит робот, документ автоматически отправится на подписание.
Также вы можете расставить триггеры, которые будут переводить сделку по стадиям в зависимости от готовности документа: подписан документ вами, вашим клиентом и документ полностью готов.
1. Какие документы можно подписывать с помощью Битрикс24.Подпись?
Говорить о конкретном перечне документов — сложно. Исходя из статьи 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь, подобным способом можно подписывать договора в простой письменной форме при соглашении сторон, если у заключаемого договора нет установленной законодательством формы. Проще говоря, если законом не предусмотрена обязанность подписывать конкретный договор собственноручно и клиент согласен подписывать документы через Битрикс24.Подпись — такой документ будет иметь юридическую силу.
Если же законом определен запрет на подписание аналоговыми подписями (кроме ЭЦП), например, как в отношении товарных и товарно-транспортных накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, актов о списании имущества и т.д., то документ, подписанный через Битрикс24.Подпись,не будет иметь юридическую силу.
Если вы сомневаетесь, лучше всего по каждому конкретному случаю проконсультироваться с юристом. Или использовать ЭЦП — это полноценная замена собственноручной подписи. Любые документы, подписанные с помощью ЭЦП имеют юридическую силу.
2. Сколько стоит Битрикс24.Подпись?
Инструмент доступен даже на бесплатном тарифе. Вы совершенно бесплатно можете подписывать и хранить документы на своем портале.
3. Я могу подписать через Битрикс24.Подпись документы для налоговой?
Нет. Эти документы вы должны подписывать собственноручно или с помощью ЭЦП.
4. Я могу подписывать акты с помощью Битрикс24.Подпись?
Нет, не можете. Только если это не односторонние акты. Согласно Постановлению Совета Министров Республики Беларусь №962 от 30 декабря 2022 года нельзя подписывать первичные учётные документы, подтверждающие совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением первичных учетных документов, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Министерством финансов.
Рассказываем о крутом инструменте Битрикс24, который собирает и анализирует данные со всех рекламных источников
Пошаговая инструкция, как быстро и безболезненно перенести всю базу клиентов и не потерять никого из них.
