Как настроить документооборот в Битрикс24

Каждая, даже самая маленькая компания ведет у себя документооборот. Отправляет клиентам счета, составляет договоры, принимает сотрудников на работу и т.д. Этот процесс отнимает много времени, особенно если каждый документ заполняется и согласуется вручную. Битрикс24 позволяет автоматизировать документооборот компании и сэкономить время на бумажной рутине.

Для чего нужен документооборот в Битрикс24?

Представьте, каждый день в вашей компании составляют десятки счетов, актов и договоров. Сотрудники уходят в отпуск, увольняются, приходят новые работники. На оформление всех документов уходит много времени, бумаги и места (документы нужно где-то хранить).

Битрикс24 же позволяет создать и автоматизировать документооборот компании, а в некоторых случаях сделать его полностью электронным. Как это работает:

— Все документы вы можете создавать и редактировать прямо в Битрикс24. У системы есть встроенный онлайн-редактор документов. Он позволяет загружать, создавать, редактировать и сохранять документы в популярных форматах. 

— Вы можете загружать шаблоны своих документов, а Битрикс24 автоматически будет подставлять необходимые данные. Вам не нужно будет каждый раз вручную заполнять счета или акты. Один раз внесли данные клиента и система сама сгенерирует и подставит необходимые данные в документ.

—  Вы можете организовать простой и понятный процесс согласования документов. Благодаря бизнес-процессам в Битрикс24 вам больше не нужно ходить по кабинетам, согласовывать и утверждать документы. Например, заявления на отпуск. Вы просто нажали пару кнопок в системе, указали даты отпуска и отправили заявление на согласование. Такой же алгоритм согласования и с другими документами. 

— Вы можете подписывать документы прямо в Битрикс24. У системы недавно появился новый инструмент Битрикс24.Подпись, благодаря которому можно подписывать некоторые виды документов, что позволяет полностью исключить рутину с бумагами. Более того, к Битрикс24 можно подключить сервисы электронного документооборота, которые позволяют подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи прямо в Битрикс24. 

Читайте также: 

Что такое Битрикс24.Подпись и чем она отличается от ЭЦП в Беларуси 

Как работает электронный документооборот в Беларуси

Документооборот в CRM

Менеджеры по продажам одни из тех сотрудников, кто ежедневно сталкивается с документооборотом. Они отправляют клиентам коммерческие предложения, счета, акты, договоры. Этот процесс отнимает очень много времени и сил, превращая работу в рутину, что приводит к выгоранию сотрудников.

Битрикс24 позволяет автоматизировать работу с документами и сэкономить время. Давайте рассмотрим как это работает на конкретном примере. 

Допустим, ваша компания оказывает консалтинговые услуги бизнесу. Консультирует руководителей по вопросам бизнеса, ищет точки роста и корректирует процессы компаний. Ваши менеджеры высылают клиенту коммерческие предложения (далее — КП), счета на оплату услуги и договоры.

Как настроить работу с этими документами:

1. Используйте шаблоны документов

Аналогичное действие вы можете проделать со счетами и договорами. Загружаете свой шаблон, заполняете необходимые поля в карточке сделки и они автоматически отобразятся в созданном вами документе.

Любой шаблон документа вы можете привязать к тому или иному разделу CRM: сделке, лиду, контакту, компании и т.д.

2. Автоматизируйте документооборот в сделках 

Как только вы настроили шаблоны необходимых документов под специфику своей компании, вы можете автоматизировать их создание на нужных вам этапах сделки. 

Все что необходимо — настроить робота, который будет генерировать акт, счет или договор на определенной стадии сделки. Допустим, в вашей воронке продаж есть этап “Счет на предоплату”. На нем менеджер выставляет счет и отправляет его клиенту.

Вы заходите в роботы и нажимаете на пункт “Оформление документов-создать документ”. После этого заходите в настройки робота и выбираете какой документ необходимо сгенерировать на этой стадии. В нашем случае это счет.

Как только вы перенесете сделку на стадию “Счет на предоплату” в карточке появится сгенерированный документ. Вы можете его открыть, отредактировать, скачать в pdf/docx, распечатать или отправить клиенту ссылку на просмотр. 

Также вы можете настроить автоматическую отправку письма клиенту с выставленным счетом на предоплату. Подробнее о том как работают роботы в Битрикс24 читайте в нашей статье:

Как работают роботы в CRM Битрикс24  

Документооборот в ленте новостей

С генерацией документов разобрались. Использование готовых шаблонов значительно экономит время и освобождает менеджеров от рутины. Но что делать, если документ требует согласования? Печатать и снова идти по кабинетам? Нет, для этого существуют бизнес-процессы. 

Бизнес-процессы в Битрикс24 — важнейший модуль, который присутствует практически во всех разделах системы. Он позволяет автоматизировать большинство процессов вашей компании.

Допустим, вы хотите упростить процесс согласования отпусков. Согласитесь, заводить для этого отдельную таблицу в Excel — не самый лучший вариант. Тем более, когда у Битрикс24 уже есть готовый шаблон бизнес-процесса по согласованию отпуска.

Для того чтобы отправить заявление на отпуск перейдите в новости и нажмите “Еще-Процессы-Заявление на отпуск”. Далее вы увидите окно, где необходимо указать дату начала и дату завершения отпуска. После того как вы отправите заявку на согласование, руководитель получит уведомление о том, что ему нужно согласовать отпуск сотрудника.

Если вы хотите создать процесс согласования договора, например, с юристами и руководителем на определенном этапе сделки, то это нужно делать прямо в CRM через дизайнер бизнес-процессов. Для этого:

1. 1.Перейдите в CRM на необходимую вам стадию сделки. В нашем случае это “Согласование договора”.

2. 
   

1. 2. Нажмите кнопку “редактировать в дизайнере бизнес-процессов”. Вам откроется конструктор с набором активити, которые необходимо расставить в необходимом для вас порядке.

1. 3. Создайте бизнес-процесс утверждения договора с юристом и руководителем. Укажите условия выполнения и завершения бизнес-процесса.

После  настроенного бизнес-процесса работа с договором будет выглядеть примерно так:

Вы переносите сделку на стадию “Согласование договора”. Сразу же запускается бизнес-процесс по согласованию документа. Юристу и руководителю приходит уведомление, что им необходимо согласовать договор. 

Если они не согласовывают документ, то указывают причину и отправляют его на доработку. Как только договор согласовали, робот автоматически отправляет его на ознакомление клиенту.

Подробнее о том, как работать с бизнес-процессами читайте в нашей статье:

Что такое бизнес-процессы в Битрикс24

Документооборот через смарт-процессы

Мы рассмотрели отдельные сценарии работы с документами, которые экономят время и забирают часть рутины на себя. В то же время возникает вопрос хранения и систематизации документов. Это могут быть контракты и договора с сотрудниками, акты или счета и т.д. 

Для того чтобы документы были всегда под рукой и можно было посмотреть их статус существуют смарт-процессы. Смарт-процессы — полностью настраиваемый тип элемента CRM. С их помощью вы можете создать реестр документов всей вашей компании.

Благодаря смарт-процессам вы можете создать элементы в зависимости от типа документа (акты, счета, договоры) и переключаться между ними. Давайте рассмотрим как это работает на примере договоров.

— Вы создаете новый смарт-процесс. Для этого зайдите в CRM, нажмите на “Настройки-список смарт-процессов-создать”.

— Создаете новый смарт процесс “Договоры” и настраиваете его: указываете привязку к элементам Битрикс24, настраиваете поля в карточке смарт-процесса и т.д. 

— Настраиваете стадии, по которым будут двигаться договоры. В нашем случае это “Новый”, “На согласовании у руководителя”, “На согласовании у клиента”, “Подписан”. 

— Готово. Теперь все договоры у вас будут храниться в одном месте. 

При желании и необходимости вы можете привязать смарт-процесс к карточке сделки. В таком случае договоры будут отображаться внутри карточки и вы сможете переходить в созданный смарт-процесс прямо оттуда. 

Читайте также: Что такое смарт-процессы в Битрикс24

Мы рассмотрели далеко не все варианты, как можно организовать документооборот у себя в компании. У каждого свои нюансы ведения делопроизводства и охватить все в одном материале — невозможно. Мы продолжим подробно рассказывать об инструментах Битрикс24 в следующих статьях. 

Если же вы хотите грамотно организовать документооборот у себя в компании, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией.

Часто задаваемые вопросы

1. 1. Где будут храниться документы?

На диске в Битрикс24. У Битрикс24 есть свой файлообменник, размер которого зависит от выбранного тарифа. Как и с другими файлообменниками вы можете загружать и скачивать файлы и делиться ссылками на них. 

1. 2. Могу ли я полностью перевести документооборот в электронный вид?

Полностью перевести все документы вряд ли получится, но основную часть документов — да. Если вы и ваши клиенты пользуются ЭЦП, то подписывать документы можно прямо в Битрикс24. Подробнее об этом читайте в наших статьях:

Как работает электронный документооборот в Беларуси

Что такое Битрикс24.Подпись и чем она отличается от ЭЦП в Беларуси

1. 3. Можно ли редактировать документ одновременно нескольким сотрудникам?

Конечно. Вы можете одновременно вносить изменения в документ. Правда, количество сотрудников, которые могут одновременно работать над документом зависит от выбранного тарифа.