Как работают роботы в CRM Битрикс24

Продолжаем рассказывать о функционале Битрикс24 и показываем, что CRM — это просто. В этот раз поговорим о роботах — незаменимых инструментах, которые автоматизируют рутинные задачи. 

 Что такое роботы?

Вспомните, когда вы в последний раз что-то забывали на работе? Например, перезвонить покупателю. Роботы держат в “голове” десятки задач, чтобы вы работали лучше и зарабатывали больше. 

Робот запускается, когда сделка или лид переходят на нужную стадию. Например, вы приближаетесь к этапу "Подготовка документов" и хотите отправить покупателю email с просьбой выслать реквизиты. Сделка перешла на эту стадию, запустился робот и сам отправил клиенту письмо.

Роботы автоматизируют воронки продаж. Рассмотрим на конкретном примере:

1. Допустим, клиент согласился купить в вашем магазине крупную партию офисной мебели. На стадии “Подготовка документов” робот отправляет ему автоматическое письмо с просьбой выслать реквизиты.

2. Второй робот, если спустя 3 часа клиент не прислал реквизиты, отправляет ему sms с напоминанием выслать реквизиты.

3. Третий робот на стадии “Счет на предоплату” напоминает, что нужно позвонить клиенту и уточнить, пришел ли счет на предоплату.

4. Четвертый робот на стадии “В работе” напоминает, что нужно встретиться с клиентом и обсудить детали сделки.

5. Пятый робот на стадии “Сделка успешна” отправляет сообщение в ленту новостей компании о том, что вы подписали договор на крупную сумму.

Какие роботы существуют?

В CRM Битрикс24 роботы разбиты на 4 большие категории: 

• Роботы для сотрудника

• Роботы для связи с клиентом

• Роботы для запуска рекламы

• Свои роботы

Рассмотрим каждую из категорий подробно. 

Роботы для сотрудника

С помощью этих роботов можно добавлять/удалять товарные позиции из карточки лида/сделки, запланировать встречу/звонок, создать документ и многое другое. 

Вот основные роботы этой группы:

• Задача

• Контроль

• Отправить сотруднику sms

• Создать документ CRM

• Сменить ответственного

• Создать элемент CRM

• Создать повторный лид

Вам, как руководителю, нужно проконтролировать сотрудника? Ставите робот “Контроль” и вам приходит уведомление о том, что нужно проверить выполнение задачи. Роботы для сотрудника позволяют избавиться от ежедневника и заметках на полях.

Роботы для связи с клиентом 

Эти роботы работают с клиентами:

1. Звонят клиенту.

2. Отправляют клиенту sms.

3. Отправляют клиенту письмо.

4. Отправляют сообщение в открытую линию.

Возьмем для примера sms. Допустим, при успешной сделке вы хотите поблагодарить клиента за то, что он выбрал вашу компанию. Настраиваете на соответствующей стадии робота, пишете текст письма и все: теперь при каждой успешной сделке клиенты получат sms с благодарностью.

Роботы для запуска рекламы

Эти роботы собирают данные покупателя и добавляют его в рекламную кампанию в Facebook, VK, Google AdWords. Работает это следующим образом:

• У вас есть телефон или email лида.

• Вы добавляете лида в целевую аудиторию рекламной кампании на одной из площадок (Facebook, Google AdWords, Вконтакте).

• Посещая соцсети и пользуясь Google потенциальный клиент видит вашу рекламу.

Это приложения из маркетплейса Битрикс24, которые добавляют новый функционал от сторонних разработчиков. Например, существуют готовые роботы для импорта/экспорта данных, автоматизации продаж, интеграции с 1С, добавления чат-бота и т.д. 

Как работают роботы?

Во-первых, хорошо бы знать, сработал робот или нет. Зайдите в карточку лида/сделки. Во вкладке роботы отображаются статусы. Их всего 4:

• Робот сработал — на салатовом фоне появилась галочка
  
• Загорелась красная иконка на салатовом фоне — робот запустился, но ничего не сделал. Посмотрите на подсказку — там указана причина
  
• Кружок на белом фоне — робот стоит на паузе или сработает после предыдущего робота
  
• Белый фон: робот не запустился.

Во-вторых, проверьте настройки. Их всего 3:

• Выполнить. Здесь настраиваете время, когда сработает робот. Хотите позвонить клиенту через час после отправки документов по email? Ставите это условие и вам приходит напоминание

• Условие. Задавайте роботам условия для выполнения. Допустим, нужно подписать документ. Выставляете условие “выполнять, пока документ не подписан” и все: сделка дальше не пойдет по стадиям, пока условие не выполнится. Условия бывают простыми (например, отправить письмо, если сумма сделки>5000 рублей) так и составными. У составных условий существует один или несколько блоков, разделенных и/или. Например, позвонить клиенту, если “сумма сделки будет>3000 рублей” и “это клиент b2b”. Если первое или второе условие не выполнится, робот не сработает.

• После предыдущего робота. Если вы хотите, чтобы нужный вам робот запустился после предыдущего, отмечаете галочкой соответствующее поле в настройках. Если галочку не поставить, роботы запустятся одновременно.
  

Роботы, как и триггеры доступны на всех тарифах Битрикс24 с одним нюансом: на бесплатном варианте можно настроить суммарно только 5 роботов и триггеров.

Выводы

• Роботы автоматизируют работу с клиентами. Шлют им sms, отправляют письма, запускают рекламные кампании в соцсетях и поисковых системах

• Забирают себе рутинные задачи и освобождают сотрудников от монотонной работы. Роботы делают работу системной, и контролируют трудовой процесс

• Создать и настроить робота может любой сотрудник. Но для этого должны быть соответствующие права. 

• Функционала роботов недостаточно? Воспользуйтесь триггерами или бизнес-процессами.

Часто задаваемые вопросы

Что такое роботы?

Инструменты, которые автоматизируют рутинные задачи. Роботы держат в “голове” десятки задач, чтобы вы работали лучше и зарабатывали больше. Например, напоминают перезвонить покупателю или отправить sms клиенту с благодарностью. 

Какие роботы существуют?

Роботы в Битрикс24 делятся на 4 большие группы: для сотрудника, для связи с клиентом, для запуска рекламы, свои роботы.

Как роботы работают? 

Рассмотрим на конкретном примере. Робот запускается когда сделка или лид переходят на нужную стадию. Например, вы близитесь к этапу "Подготовка документов" и хотите отправить покупателю email с просьбой выслать реквизиты. Сделка перешла на эту стадию, запустился робот и сам отправил клиенту письмо. Один раз настроили шаблон отправки письма и больше не отвлекаетесь на эту задачу.  

Можно ли поставить несколько роботов на одной стадии.

Да, конечно. Вы можете не только поставить несколько роботов на одной стадии, но и задавать условия, при которых те сработают. Например, если вам нужно подписать договор, выставляете условие “выполнять, пока документ не подписан” и все: сделка дальше не пойдет по стадиям, пока условие не выполнят.