Как работает электронный документооборот в Беларуси

Вы в курсе, что в 2022 году уже можно не распечатывать бесконечно акты и договоры, не ходить каждый раз на почту и не ждать возврата документов по несколько дней? Все решается с помощью электронного документооборота. Рассказываем, как это работает в Беларуси.

Что такое электронный документооборот

То же самое, что и обычный, только по интернету. Вы не распечатываете документы, а подписываете и отправляете их клиентам в онлайн-режиме. Электронные документы в Беларуси приравниваются к печатным и регулируются Законом об электронном документе и электронно-цифровой подписи от 28.12.2009 г. № 113-З.

Для подписи электронных документов используют электронно-цифровую подпись (далее — ЭЦП). Простыми словами — это аналог обычной подписи в цифровом формате. В Беларуси ЭЦП представлено в двух видах:

• USB-токена, который содержит электронно-цифровую подпись. Все предприниматели и юридические лица в Беларуси обладают таким USB-токеном. С помощью этой ЭЦП вы подписываете документы для налоговой. 

• Специальной SIM-карты, на которую записана электронно-цифровая подпись. В Беларуси два мобильных оператора (A1 и МТС) выдают ЭЦП на SIM-карте. Ключ хранится на обычной SIM-карте в вашем телефоне. В отличие от USB-токена, который каждый раз при подписании нужно подключать к компьютеру, наличие личного электронного ключа позволяет подписывать документы через любой мобильный телефон без установки специальных приложений и без доступа к компьютеру
  
  

Электронно-цифровая подпись — аналог вашей обычной подписи, поэтому она выдается индивидуально на сотрудника. Например, в вашей компании документы подписывает директор, бухгалтер и главный инженер. Это значит, что у каждого будет своя уникальная цифровая подпись. Принцип работает, как и с обычной подписью.

Как работает электронный документооборот?

Очень просто: вы отправляете клиенту документ через специальный сервис облачного электронного документооборота и он его подписывает его своей электронно-цифровой подписью.

Главное преимущество электронного документооборота (далее — ЭДО) — оперативность. Как обычно подписывают документы в компаниях? Распечатывают документ, несут на подпись ответственному сотруднику, потом отправляют документы по почте и ждут их обратно. Процесс занимает как минимум несколько дней, не говоря о возможной потере документов. С ЭЦП все проще: подписали документ, отправили его через специальный сервис контрагенту, он увидел уведомление о новом документе на почте, подписал и документ сразу автоматически пришёл обратно. 

С электронным документооборотом вы экономите на бумаге, услугах почты, а сотрудники избавляются от рутинных задач и концентрируются на более сложных и интересных вещах. Опыт сервиса ЭДО “ЭДиН” показывает, что затраты на электронный оборот в среднем ниже в 5-7 раз по сравнению с бумажным.  

Перейти на электронный документооборот можно абсолютно всем компаниям: от мелкого бизнеса до крупных корпораций. Чем раньше это сделать, тем лучше. За электронным документооборотом будущее, поэтому рано или поздно вы столкнетесь с контрагентом, который уже использует ЭЦП для подписи документов.  

Как подготовить компанию к переходу на электронный документооборот?

Любые нововведения в компании всегда вызывают сопротивления у сотрудников. Обычно инициаторами перехода на электронный документооборот выступают владелец или директор компании. Их задача — грамотно донести до сотрудников, которые отвечают за документооборот в компании, важность и ценность перехода в электронный формат работы. Что для этого нужно:

• Рассказать сотрудникам о существовании Закона об электронном документе и электронно-цифровой подписи. Объяснить, что закон работает с 2009 года и документы, подписанные электронно-цифровой подписью, давно имеют такую же юридическую силу, как и бумажные эквиваленты.
  
• Поделиться с сотрудниками успешными кейсами перехода на электронный документооборот. В сети и на сайтах сервисов ЭДО много реальных историй компаний, которые перешли на работу с электронно-цифровой подписью и выиграли от такого решения. Покажите примерами, что электронный документооборот — это не страшно, а быстро и удобно.
  
• Приведите примеры коллег. Если вы руководитель, поделитесь позитивным опытом коллег из других компаний, которые подписывают документы электронно-цифровой подписью.
  
• Покажите на примере как просто работает электронный документооборот. Заведите себе USB-токен или SIM-карту с электронным ключом и на примере объясните сотрудникам алгоритм работы с электронным документооборотом. Так коллеги наглядно увидят насколько всё просто, и как новый метод работы с документами выгодно отличается от текущего.
  

Сервисы электронного документооборота в Беларуси

В Беларуси работают несколько сервисов электронного документооборота. Самые популярные — edn.by, quidox.by, top.by. У всех этих сервисов работа с входящими документами бесплатная. 

Как это работает:

1. Контрагент через ЭДО отправил вам документ (договор, акт, счёт, и т.д,).   

2. Вам на e-mail пришло уведомление о поступлении нового документа.

3. Вы вошли в ЭДО и  подписали документ с помощью своей ЭЦП.   

4. Контрагенту пришло уведомление о том, что документ подписан вами.   

5. Документооборот завершен. На всё понадобилось всего несколько минут.

1. Контрагент подписал документ с помощью ЭЦП и отправил его вам. На вашу почту приходит приглашение-ссылка на бесплатную регистрацию в сервисе ЭДО.




1. Регистрируетесь на сервисе. Заполняете обязательные поля. Регистрация занимает пару минут.




1. Устанавливаете приложение сервиса на компьютер и запускаете его.    




1. Выбираете способ подписания документа: с помощью USB-токена или SIM-карты в мобильном телефоне. В случае подписи через сим-карту, вводите свой номер телефона и следуете инструкциям.




1. Подписываете документ и отправляете его клиенту. 

Вы также можете самостоятельно зарегистрироваться на ЭДО-сервисе. Алгоритм тот же: выбираете сервис, регистрируетесь, устанавливаете приложение сервиса и подписываете через него документы. Если что-то пойдет не так, обратитесь в тех. поддержку выбранного вами сервиса ЭДО. Они настроят подключение.

Как работать с электронно-цифровой подписью в CRM?

Если вы работаете в Битрикс24, то у нас для вас хорошие новости: подписывать документы можно прямо в CRM-системе. Это возможно благодаря нашим приложениям в Битрикс24.Маркет:

https://www.bitrix24.by/apps/?app=atevi.edin
https://www.bitrix24.by/apps/?app=atevi.quidox

Вам необходимо выбрать нужное приложение (в зависимости от сервиса, с которым вы сотрудничаете) и установить его. На примере приложения интеграции с сервисом ЭДО “ЭдИН” рассказываем, как это работает:

1. Создайте в CRM новый документ. В Битрикс24 можете найти готовые шаблоны, адаптированные к белорусскому законодательству. Для этого зайдите в карточку сущности (лида или сделки) и нажмите вкладку “Документ”




2. В карточке сущности в CRM (лид, сделка) нажмите на вкладку “ЭдИН”. Там увидите реестр документов. В нем отображается вся история документооборота: “Подписан нами”, “Подписан клиентом” и т.д.



3. Нажимаете “Подписать документ”, выбираете активную сессию с вашим ключом и подписываете договор. После этого документ автоматически отправляется на подписание клиенту.




Как только клиент подпишет документ, в CRM-системе придет уведомление.
Главный плюс работы с подписанием документов в CRM в том, что вся работа происходит в одном месте. Представьте: менеджер по продажам ведет в CRM сделку, там же в CRM готовит документы и отправляет их на подпись, руководитель их подписывает, система автоматически отправляет файлы клиенту и все это в одном месте.

Итоги

За электронным документооборотом — будущее. С помощью ЭЦП вы экономите главный ресурс — время. А еще снизите затраты на бумагу и услуги почты. Электронный документооборот освобождает сотрудников от рутинных задач.

В Беларуси существует несколько сервисов, которые работают с электронным документооборотом. Подписать документы электронно-цифровой подписью можно двумя способами: с помощью USB-токена или SIM-карты, на которых хранится электронно-цифровая подпись.

Часто задаваемые вопросы

На основании какого закона документы подписанные ЭЦП имеют юридическую силу?
На основании Закона об электронном документе и электронно-цифровой подписи от 28.12.2009 г. № 113-З. В Беларуси электронные документы приравниваются к печатным и имеют такую же юридическую силу. 

Где будут храниться документы, подписанные с помощью ЭЦП?
В выбранном вами ЭДО-сервисе. Вы можете скачивать оттуда документы и хранить их у себя на ПК. Также с некоторыми ЭДО-сервисами можно настроить интеграцию с “1С” и с Битрикс24.

Сколько стоит использование электронного документооборота?
Входящие документы — бесплатно. Исходящие — у каждого сервиса своя стоимость. В среднем абонентская плата колеблется в районе 10-20 BYN в месяц. В нее входит отправка нескольких десятков документов. 

Могу ли я подписывать документы через ЭЦП, а клиент — распечатать и подписать обычным способом?
Нет, это невозможно. Если вы подписываете документы с помощью электронно-цифровой подписи, то и контрагент должен делать это аналогичным образом. Зато это отличный шанс рассказать клиентам о плюсах электронного документооборота и помочь им перейти на более удобный режим работы с документами.

Мне нужно подключать новую SIM-карту, чтобы завести электронно-цифровую подпись? 
Да, нужно. Но не переживайте, ваш мобильный номер остается прежним. Вам выдадут новую специальную SIM-карту, на которую можно записать электронную подпись.

Где я могу получить ЭЦП?
Получить ЭЦП можно в специальных удостоверяющих центрах. В Беларуси работает несколько десятков таких центров, расположенных по всей стране. Выберите удобный для вас регистрационный центр на сайте https://nces.by/pki/info/contacts/ и проконсультируйтесь по указанным контактам.

USB-токен для ЭЦП покупается отдельно? 
Специальный USB-токен вам предоставят после оплаты услуги в, выбранном вами, регистрационном центре. 

Мобильные операторы A1 и МТС выдают ЭЦП на SIM-карте?
В  г. Минске есть возможность получить SIM-карту сразу с ЭЦП в офисе мобильного оператора. В большинстве городов Беларуси мобильные операторы A1 и МТС выдают только специальную SIM-карту, на которую можно записать ЭЦП. В таком случае за самой электронно-цифровой подписью вам нужно будет обратиться в аттестованные регистрационные центры https://nces.by/pki/info/contacts/ (список всех аттестованных регистрационных центров по выдаче ЭЦП). В выбранном вами регистрационном центре проведут процедуру записи ЭЦП на вашу SIM карту.

Если у меня не получается настроить подписание документов через ЭЦП, куда мне обращаться?  
Если у вас есть общий вопрос о работе вашей ЭЦП — обращайтесь в техническую поддержку Национального центра электронных услуг https://support.nces.by/
Если у вас вопрос по работе конкретного сервиса ЭДО — обращайтесь в поддержку вашего сервис ЭДО.