Вы в курсе, что в 2025 году уже можно не распечатывать бесконечно акты и договоры, не ходить каждый раз на почту и не ждать возврата документов по несколько дней? Все решается с помощью электронного документооборота. Рассказываем, как это работает в Беларуси.
Что такое электронный документооборот
То же самое, что и обычный, только по интернету. Вы не распечатываете документы, а подписываете и отправляете их клиентам в онлайн-режиме. Электронные документы в Беларуси приравниваются к печатным и
регулируются Законом об электронном документе и электронно-цифровой подписи от 28.12.2009 г. № 113-З.
Для подписания электронных документов используют электронно-цифровую подпись (далее — ЭЦП). Простыми словами — это аналог обычной подписи в цифровом формате. В Беларуси, при использовании юридическими лицами, ЭЦП представлено в двух видах:
-
USB-носитель AvPass или AvToken, который содержит электронно-цифровую подпись. Все юридические лица и предприниматели в Беларуси обладают таким USB-токеном. Внешне он очень похож на обычную USB-флешку. С помощью этой ЭЦП вы подписываете документы в налоговые органы и ФСЗН. USB-носитель это самый распространённый в Беларуси вид ЭЦП.
- Специальная SIM-карта, на которую записана электронно-цифровая подпись. В Беларуси два мобильных оператора (A1 и МТС) выдают ЭЦП на SIM-карте. В данном варианте, сертификат ЭЦП хранится на SIM-карте в вашем телефоне. В отличие от USB-носителя, который каждый раз при подписании нужно подключать к компьютеру, наличие такой "мобильной ЭЦП" позволяет подписывать документы без установки на ПК специальных приложений, даже без доступа к компьютеру.
Электронно-цифровая подпись — аналог вашей обычной подписи, поэтому она выдается индивидуально на сотрудника.
Например, в вашей компании документы подписывает директор, бухгалтер и главный инженер. Это значит, что у каждого будет своя уникальная цифровая подпись.
Как работает электронный документооборот?
Важно! Компания ATEVI не является сервисом электронного документооборота и не консультирует по вопросам работы ЭДО. Наши специалисты могут помочь вам только с задачами по интеграции Битрикс24 с сервисами электронного документооборота.
В качестве сервиса электронного документооборота мы рекомендуем сервис — ЭДиН
Очень просто: вы отправляете клиенту документ через специальный сервис облачного электронного документооборота и он его подписывает его своей электронно-цифровой подписью.
Главное преимущество электронного документооборота (далее — ЭДО) — оперативность. Как обычно подписывают документы в компаниях? Распечатывают документ, несут на подпись ответственному сотруднику, потом отправляют документы по почте и ждут их обратно. Процесс занимает как минимум несколько дней, не говоря о возможной потере документов. С ЭЦП все проще: подписали документ, отправили его через специальный сервис контрагенту, он увидел уведомление о новом документе на почте, подписал и документ сразу автоматически пришёл обратно.
С электронным документооборотом вы экономите на бумаге, услугах почты, а сотрудники избавляются от рутинных задач и концентрируются на более сложных и интересных вещах. Опыт сервиса ЭДО “ЭДиН” показывает, что затраты на электронный оборот в среднем ниже в 5-7 раз по сравнению с бумажным.
Перейти на электронный документооборот можно абсолютно всем компаниям: от мелкого бизнеса до крупных корпораций. Чем раньше это сделать, тем лучше. За электронным документооборотом будущее, поэтому рано или поздно вы столкнетесь с контрагентом, который уже использует ЭЦП для подписи документов.
Как подготовить компанию к переходу на электронный документооборот?
Любые нововведения в компании всегда вызывают сопротивления у сотрудников. Обычно инициаторами перехода на электронный документооборот выступают владелец или директор компании. Их задача — грамотно донести до сотрудников, которые отвечают за документооборот в компании, важность и ценность перехода в электронный формат работы. Что для этого нужно:
- Рассказать сотрудникам о существовании Закона об электронном документе и электронно-цифровой подписи. Объяснить, что закон работает с 2009 года и документы, подписанные электронно-цифровой подписью, давно имеют такую же юридическую силу, как и бумажные эквиваленты.
- Поделиться с сотрудниками успешными кейсами перехода на электронный документооборот. В сети и на сайтах сервисов ЭДО много реальных историй компаний, которые перешли на работу с электронно-цифровой подписью и выиграли от такого решения. Покажите примерами, что электронный документооборот — это не страшно, а быстро и удобно.
- Покажите на примере как просто работает электронный документооборот. Заведите себе USB-токен или SIM-карту с электронным ключом и на примере объясните сотрудникам алгоритм работы с электронным документооборотом. Так коллеги наглядно увидят насколько всё просто, и как новый метод работы с документами выгодно отличается от текущего.
Сервисы электронного документооборота в Беларуси
В Беларуси работают несколько сервисов электронного документооборота. Самые популярные — edn.by, quidox.by, ctt.by .
У всех этих сервисов работа с входящими документами бесплатная.
Как это работает:
-
Контрагент через ЭДО отправил вам документ (договор, акт, счёт, и т.д,).
-
Вам на e-mail пришло уведомление о поступлении нового документа.
-
Вы вошли в ЭДО и подписали документ с помощью своей ЭЦП.
-
Контрагенту пришло уведомление о том, что документ подписан вами.
-
Документооборот завершен. На всё понадобилось всего несколько минут.
Вы платите только за документы, которые вы отправили. Входящие документы бесплатны. Каждый из сервисов имеет свои особенности и предложения для клиентов. Мы в общих чертах расскажем, как обычно происходит подключение к ЭДО в случае, когда ваш контрагент прислал вам документ:
-
Контрагент подписал документ с помощью ЭЦП и отправил его вам. На вашу почту приходит приглашение-ссылка на регистрацию в ЭДО.
-
Регистрируетесь на сервисе. Заполняете обязательные поля. Регистрация занимает пару минут.
-
Устанавливаете приложение сервиса на компьютер и запускаете его.
-
Выбираете способ подписания документа: с помощью USB-токена или SIM-карты в мобильном телефоне. В случае подписи через сим-карту, вводите свой номер телефона и следуете инструкциям.
-
Подписываете документ и отправляете его клиенту.
Вы также можете самостоятельно зарегистрироваться на ЭДО-сервисе. Алгоритм тот же: выбираете сервис, регистрируетесь, устанавливаете приложение сервиса и подписываете через него документы. Если что-то пойдет не так, обратитесь в тех. поддержку выбранного вами сервиса ЭДО. Они настроят подключение.
Как подписывать электронно-цифровой подписью документы в CRM Битрикс24?
Интеграция Битрикс24 с ЭДО сервисами предназначена только для обмена PDF документами (договора, акты, приложения, счета, и так далее). Функционал подписания накладных, в рамках интеграции с Битрикс24 не поддеживается.
Для таких задач лучше использовать
1С Управление торговлей
Если вы работаете в Битрикс24, то у нас для вас хорошие новости: подписывать документы можно прямо в CRM-системе. Это возможно благодаря нашим приложениям в Битрикс24.Маркет:
https://www.bitrix24.by/apps/?app=atevi.edin
https://www.bitrix24.by/apps/?app=atevi.quidox
Вам необходимо выбрать нужное приложение (в зависимости от сервиса, с которым вы сотрудничаете) и установить его. На примере приложения интеграции с сервисом ЭДО “ЭдИН” рассказываем, как это работает:
1. Создайте в CRM новый документ. В Битрикс24 можете найти готовые шаблоны, адаптированные к белорусскому законодательству. Для этого зайдите в карточку сущности (лида или сделки) и нажмите вкладку “Документ”
2. В карточке сущности в CRM (лид, сделка) нажмите на вкладку “ЭдИН”. Там увидите реестр документов. В нем отображается вся история документооборота: “Подписан нами”, “Подписан клиентом” и т.д.
3. Нажимаете “Подписать документ”, выбираете активную сессию с вашим ключом и подписываете договор. После этого документ автоматически отправляется на подписание клиенту.
Как только клиент подпишет документ, в CRM-системе придет уведомление.
Главный плюс работы с подписанием документов в CRM в том, что вся работа происходит в одном месте. Представьте: менеджер по продажам ведет в CRM сделку, там же в CRM готовит документы и отправляет их на подпись, руководитель их подписывает, система автоматически отправляет файлы клиенту и все это в одном месте.
Итоги
За электронным документооборотом — будущее. С помощью ЭЦП вы экономите главный ресурс — время. А еще снизите затраты на бумагу и услуги почты. Электронный документооборот освобождает сотрудников от рутинных задач.
В Беларуси существует несколько сервисов, которые работают с электронным документооборотом. Подписать документы электронно-цифровой подписью можно двумя способами: с помощью USB-токена или SIM-карты, на которых хранится электронно-цифровая подпись.
