Вы в курсе, что в 2025 году уже можно не распечатывать бесконечно акты и договоры, не ходить каждый раз на почту и не ждать возврата документов по несколько дней? Все решается с помощью электронного документооборота. Рассказываем, как это работает в Беларуси.
Для подписания электронных документов используют электронно-цифровую подпись (далее — ЭЦП). Простыми словами — это аналог обычной подписи в цифровом формате. В Беларуси, при использовании юридическими лицами, ЭЦП представлено в двух видах:
USB-носитель AvPass или AvToken, который содержит электронно-цифровую подпись. Все юридические лица и предприниматели в Беларуси обладают таким USB-токеном. Внешне он очень похож на обычную USB-флешку. С помощью этой ЭЦП вы подписываете документы в налоговые органы и ФСЗН. USB-носитель это самый распространённый в Беларуси вид ЭЦП.
Электронно-цифровая подпись — аналог вашей обычной подписи, поэтому она выдается индивидуально на сотрудника.
Например, в вашей компании документы подписывает директор, бухгалтер и главный инженер. Это значит, что у каждого будет своя уникальная цифровая подпись.
Важно! Компания ATEVI не является сервисом электронного документооборота и не консультирует по вопросам работы ЭДО. Наши специалисты могут помочь вам только с задачами по интеграции Битрикс24 с сервисами электронного документооборота.
В качестве сервиса электронного документооборота мы рекомендуем сервис — ЭДиН
Очень просто: вы отправляете клиенту документ через специальный сервис облачного электронного документооборота и он его подписывает его своей электронно-цифровой подписью.
Главное преимущество электронного документооборота (далее — ЭДО) — оперативность. Как обычно подписывают документы в компаниях? Распечатывают документ, несут на подпись ответственному сотруднику, потом отправляют документы по почте и ждут их обратно. Процесс занимает как минимум несколько дней, не говоря о возможной потере документов. С ЭЦП все проще: подписали документ, отправили его через специальный сервис контрагенту, он увидел уведомление о новом документе на почте, подписал и документ сразу автоматически пришёл обратно.
С электронным документооборотом вы экономите на бумаге, услугах почты, а сотрудники избавляются от рутинных задач и концентрируются на более сложных и интересных вещах. Опыт сервиса ЭДО “ЭДиН” показывает, что затраты на электронный оборот в среднем ниже в 5-7 раз по сравнению с бумажным.
Перейти на электронный документооборот можно абсолютно всем компаниям: от мелкого бизнеса до крупных корпораций. Чем раньше это сделать, тем лучше. За электронным документооборотом будущее, поэтому рано или поздно вы столкнетесь с контрагентом, который уже использует ЭЦП для подписи документов.
В Беларуси работают несколько сервисов электронного документооборота. Самые популярные — edn.by, quidox.by, ctt.by .
У всех этих сервисов работа с входящими документами бесплатная.
Как это работает:
Контрагент через ЭДО отправил вам документ (договор, акт, счёт, и т.д,).
Вам на e-mail пришло уведомление о поступлении нового документа.
Вы вошли в ЭДО и подписали документ с помощью своей ЭЦП.
Контрагенту пришло уведомление о том, что документ подписан вами.
Документооборот завершен. На всё понадобилось всего несколько минут.
Контрагент подписал документ с помощью ЭЦП и отправил его вам. На вашу почту приходит приглашение-ссылка на регистрацию в ЭДО.
Регистрируетесь на сервисе. Заполняете обязательные поля. Регистрация занимает пару минут.
Устанавливаете приложение сервиса на компьютер и запускаете его.
Выбираете способ подписания документа: с помощью USB-токена или SIM-карты в мобильном телефоне. В случае подписи через сим-карту, вводите свой номер телефона и следуете инструкциям.
Подписываете документ и отправляете его клиенту.
Интеграция Битрикс24 с ЭДО сервисами предназначена только для обмена PDF документами (договора, акты, приложения, счета, и так далее). Функционал подписания накладных, в рамках интеграции с Битрикс24 не поддеживается.
Для таких задач лучше использовать
За электронным документооборотом — будущее. С помощью ЭЦП вы экономите главный ресурс — время. А еще снизите затраты на бумагу и услуги почты. Электронный документооборот освобождает сотрудников от рутинных задач.
В Беларуси существует несколько сервисов, которые работают с электронным документооборотом. Подписать документы электронно-цифровой подписью можно двумя способами: с помощью USB-токена или SIM-карты, на которых хранится электронно-цифровая подпись.
Рассказываем, какие шаги необходимо сделать перед установкой коробочного Битрикс24 на сервер.
Подробный обзор работы одного из главных помощников менеджера по продажам при работе в Битрикс24.