Как работать удаленно и делать это эффективно

Вы знали, что можно работать удаленно и не разрываться между чатами в разных месенджерах и бесконечными созвонами? Для этого существует Битрикс24 — сервис, который объединяет в себе чаты, звонки, календарь, работу с проектами и и многое другое. Рассказываем, как устроена экосистема Битрикс24, где все рабочие инструменты находятся в одном месте. 

Что такое Битрикс24?

Сервис для управления бизнесом. Здесь вы переписываетесь с коллегами в чатах, созваниваетесь по видеосвязи, ставите задачи, контролируете их выполнение, управляете рабочим временем и продажами. Никаких блокнотов, и файлов Excel не понадобится.

Благодаря тому, что все инструменты находятся в одном месте, Битрикс24 позволяет работать эффективно не только в офисе, но и удаленно, в том числе и через мобильное приложение для Android и iOS.

Онлайн-офис Битрикс24

В ленту новостей может написать любой сотрудник: поздравить кого-то с днем рождения, сообщить о повышении или провести опрос о предстоящем корпоративе. Если вы руководитель, сообщайте в новостях о важных событиях. Записывайте видеообращения, пишите мотивационные посты и хвалите коллег за достижения.

Учёт работе времени в Битрикс24

Чаты в Битрикс24

Пожалуй, самый важный инструмент для корпоративных коммуникаций. Все сотрудники ежедневно общаются в чатах. Интуитивно они напоминают любой привычный мессенджер. Разговаривать можно как один на один, так и создавать тематические чаты, например, чат проекта или отдела. 

В чатах вы не только переписываетесь, но и созваниваетесь по видеосвязи:

1. Видеозвонки ведутся в hd качестве с хорошим звуком. 

2. Звонки не ограничены по времени. Это значит, что видеосвязь не прервется через условные 40 минут. И да, звонки бесплатные. 

3. Запись разговора. Инструмент для тех, кто не любит делать пометки в блокнотах. Поговорили, вникли в суть и прослушали еще раз звонок, чтобы уточнить детали.

4. Демонстрация и запись экрана. Помогает в тех случаях, когда коллеге нужно наглядно объяснить задачу. Отлично подходит для обучения новичков: один раз созвонились, показали процесс и после сотрудник возвращается к записи и пересматривает ее.

Задачи в Битрикс24

Задачи — инструмент, который помогает упорядочить работу и сделать ее эффективной. Создали задачу, поставили ответственного, выставили дедлайны и принимаете работу в срок.  

Задачу можно создать прямо в чате. Например, вы созвонились с коллегами, чтобы обсудить новую сделку с клиентом. Он хочет, чтобы вы составили стратегию продвижения страницы в Instagram.

Вы обсуждаете пути решения, раздаете указания, а на основе созвона создаете задачу, чтобы не забыть детали. Написали тезисно, чего хочет клиент, загрузили картинку с референсом ленты профиля, назначили ответственных сотрудников и теперь задача не потеряется.  

Чтобы создать задачу, нажмите соответствующую кнопку в верхней панели. Откроется окно формы, там заполняете:

• Название. Оно должно быть кратким и понятным для сотрудника. Это поле заполняйте всегда
  
• Описание. Здесь пишете, что нужно сделать. К описанию можете прикреплять файлы, создавать презентации, документы и таблицы Google Docs.
  

• Назначить ответственного, соисполнителей, наблюдателей, постановщика.

• Крайний срок. Указывайте его всегда, когда важен четкий дедлайн по задаче. Здесь же можете поставить галочку “Проконтролировать задачу после завершения”. Это означает, что когда работу сделают, вам, как постановщику, придет уведомление о проверке и приемке задачи. Хотите, чтобы сотрудник отредактировал договор максимум за 4 часа? Выставляете время для выполнения задачи и теперь вы знаете, в какие сроки работник должен справится с заданием. С этим инструментом вы оцените эффективность работы сотрудников.

Задачу можно разбить на подзадачи. Инструмент пригодится, например, если вы запускаете большую рекламную кампанию. Один человек отвечает за Facebook, другой за Instagram, третий за оффлайн-продвижение. У каждого — своя подзадача. Не забывайте составлять чек-листы. В них прописывайте конкретные шаги по выполнению работы. Такой подход облегчит выполнение задачи. 

Если вы постоянно делаете одну и ту же работу, например, пишете отчеты, сделайте их регулярными с помощью шаблонов задач. Для этого:

• Создайте новую задачу.

• В пункте «Дополнительно» выберите «Повторяемость», отметьте «Сделать задачу регулярной» и укажите срок, через который задача повторится.

Если задач много, ищите их с помощью поиска. Для этого есть настраиваемый фильтр. Он работает как конструктор: настроили поля запроса, сохранили и далее пользуетесь поиском.

Проекты в Битрикс24

В Битрикс24 несколько связанных задач можно объединять в проекты. Допустим, группа маркетологов работает над рекламной кампанией продукта. Для этого начальник отдела маркетинга создает проект, указывает руководителя, исполнителей, и после вся работа ведется в одном месте.

Преимущество проектов еще в том, что в них могут работать не только сотрудники компании, но и заказчики. В Битрикс24 это называется Коллабы. Например, вы хотите согласовать рекламный макет с клиентом. Добавляете заказчика в чат колабы Битрикс24, скидываете ему ссылку на диск с макетом, общаетесь, держите в курсе работы над проектом и работаете в одном месте.  

Добавить внешнего пользователя можно при создании группы или во время работы в ней. Для этого нажмите вкладку «о группе-участники-добавить сотрудника». После это вы получите быструю ссылку, перейдя по которой клиент сможет работать над проектом вместе с вами.

Онлайн-редактор документов

Хотите создавать и редактировать любые документы, не покидая Битрикс24? Не проблема: создавайте, редактируйте и делитесь документами прямо в Битрикс24. В экосистеме Битрикс24 работает полноценный редактор документов, благодаря которому вам не понадобится MS Office. Вот, что вы можете:

• Создавать новые документы, таблицы и презентации. Для этого зайдите в раздел «Документы», нажмите «Файл - Создать» и выберите тип документа

• Редактировать документы вместе с коллегами в реальном времени. Добавьте сотрудников к работе над документом. Им придет уведомление и в реальном времени вы сможете не только редактировать документы, но и видеть правки друг друга

• Работать там, где удобно. Документы интегрированы с остальными инструментами и вы можете редактировать файлы в задаче, чате, новостной ленте. 

• Делиться документами с заказчиками. Скопировали ссылку, отправили клиенту и он сможет отредактировать файл, даже если не работает с Битрикс24. 

Календарь в Битрикс24

Еще один важный инструмент — календарь. Его используют для планирования дел, встреч, планерок, созвонов, напоминаний. Допустим, вы запланировали созвон с клиентом. Открываете календарь и создаете новое событие. Внутри заполняете время, место, длительность переговоров. Если созвоны регулярные — настраиваете повторяемость.

Созвон с клиентом можно интегрировать с CRM. Это значит, что событие появится в карточке сделки, контакта или компании.

В календаре вы можете планировать совместные встречи. Выбираете сотрудников и на календаре сразу отображается их занятость. Для того чтобы выбрать подходящее для всех время, нажмите на кнопку «Свободное время». После этого календарь подскажет подходящую для всех дату.

Выводы

Битрикс24 — набор инструментов, которые идеально подходят для удаленной работы. Мы обязательно расскажем о каждом подробнее, а пока — резюмируем:

• «Онлайн-офис» Битрикс24 напоминает социальную сеть. Привыкнуть к интерфейсу — дело пары минут

• Общение ведется в чатах, в них же можно созваниваться по видеосвязи и записывать звонки

• Прямо из чата можно создавать задачи: назначать ответственного, указывать сроки и контролировать выполнение.

• Все важные сообщения публикуются в новостях. Здесь можно поздравлять коллег и сообщать о важных изменениях в компании

• Работать с документами можно прямо внутри Битрикс24, а это значит создавать, редактировать и сохранять их.