Вы знали, что можно работать удаленно и не разрываться между чатами и бесконечными созвонами? Для этого существует Битрикс24 — сервис, который объединяет в себе чаты, звонки, календарь, работу с проектами и т.д. Рассказываем, как устроена экосистема, где все рабочие инструменты находятся в одном месте.
Что такое Битрикс24?
Сервис для управления бизнесом. Здесь вы переписываетесь с коллегами в чатах, созваниваетесь по видеосвязи, ставите задачи, контролируете их выполнение, управляете рабочим временем и продажами. Никаких блокнотов, и файлов Excel не понадобится.
Благодаря тому, что все инструменты находятся в одном месте, Битрикс24 позволяет работать эффективно не только в офисе, но и удаленно.
Онлайн-офис
Модуль «Онлайн-офис» Битрикс24 можно сравнить с социальной сетью: у каждого сотрудника есть свой профиль. Он напоминает страницу в соцсетях, что делает интерфейс понятным. В профиле находятся благодарности — инструмент для мотивации работников. Любой коллега может вас поблагодарить и это увидят остальные сотрудники компании в ленте новостей.
В ленту новостей может написать любой сотрудник: поздравить кого-то с днем рождения, сообщить о повышении или провести опрос о предстоящем корпоративе. Если вы руководитель, сообщайте в новостях о важных событиях. Записывайте видеообращения, пишите мотивационные посты и хвалите коллег за достижения.
Не знаете, как следить за рабочим временем сотрудников на удаленке? Все просто: в «Онлайн-офисе» работает инструмент «Учет рабочего времени». В верхней части портала находится таймер для старта и завершения рабочего дня. Внутри — форма, где можно заполнить план и отчет за день. Удобный инструмент для того, чтобы не забыть о сделанном за неделю и включить дела в итоговый отчет.
Чаты
Пожалуй, самый важный инструмент для корпоративных коммуникаций. Все сотрудники ежедневно общаются в чатах. Интуитивно они напоминают любой привычный мессенджер. Разговаривать можно как один на один, так и создавать тематические чаты, например, чат проекта или отдела.
В чатах вы не только переписываетесь, но и созваниваетесь по видеосвязи:
Видеозвонки ведутся в hd качестве с хорошим звуком.
Звонки не ограничены по времени. Это значит, что видеосвязь не прервется через условные 40 минут. И да, звонки бесплатные.
Запись разговора. Инструмент для тех, кто не любит делать пометки в блокнотах. Поговорили, вникли в суть и прослушали еще раз звонок, чтобы уточнить детали.
Демонстрация и запись экрана. Помогает в тех случаях, когда коллеге нужно наглядно объяснить задачу. Отлично подходит для обучения новичков: один раз созвонились, показали процесс и после сотрудник возвращается к записи и пересматривает ее.
Задачи
Задачи — инструмент, который помогает упорядочить работу и сделать ее эффективной. Создали задачу, поставили ответственного, выставили дедлайны и принимаете работу в срок.
Задачу можно создать прямо в чате. Например, вы созвонились с коллегами, чтобы обсудить новую сделку с клиентом. Он хочет, чтобы вы составили стратегию продвижения страницы в Instagram.
Вы обсуждаете пути решения, раздаете указания, а на основе созвона создаете задачу, чтобы не забыть детали. Написали тезисно, чего хочет клиент, загрузили картинку с референсом ленты профиля, назначили ответственных сотрудников и теперь задача не потеряется.
Чтобы создать задачу, нажмите соответствующую кнопку в верхней панели. Откроется окно формы, там заполняете:
Название. Оно должно быть кратким и понятным для сотрудника. Это поле заполняйте всегда
Описание. Здесь пишете, что нужно сделать. К описанию можете прикреплять файлы, создавать презентации, документы и таблицы Google Docs.
Крайний срок. Указывайте его всегда, когда важен четкий дедлайн по задаче. Здесь же можете поставить галочку “Проконтролировать задачу после завершения”. Это означает, что когда работу сделают, вам, как постановщику, придет уведомление о проверке и приемке задачи. Хотите, чтобы сотрудник отредактировал договор максимум за 4 часа? Выставляете время для выполнения задачи и теперь вы знаете, в какие сроки работник должен справится с заданием. С этим инструментом вы оцените эффективность работы сотрудников.
Задачу можно разбить на подзадачи. Инструмент пригодится, например, если вы запускаете большую рекламную кампанию. Один человек отвечает за Facebook, другой за Instagram, третий за оффлайн-продвижение. У каждого — своя подзадача. Не забывайте составлять чек-листы. В них прописывайте конкретные шаги по выполнению работы. Такой подход облегчит выполнение задачи.
Если вы постоянно делаете одну и ту же работу, например, пишете отчеты, сделайте их регулярными с помощью шаблонов задач. Для этого:
Создайте новую задачу.
В пункте «Дополнительно» выберите «Повторяемость», отметьте «Сделать задачу регулярной» и укажите срок, через который задача повторится.
Если задач много, ищите их с помощью поиска. Для этого есть настраиваемый фильтр. Он работает как конструктор: настроили поля запроса, сохранили и далее пользуетесь поиском.
Проекты
В Битрикс24 несколько связанных задач можно объединять в проекты. Допустим, группа маркетологов работает над рекламной кампанией продукта. Для этого начальник отдела маркетинга создает проект, указывает руководителя, исполнителей, и после вся работа ведется в одном месте.
Преимущество проектов еще в том, что в них могут работать не только сотрудники компании, но и заказчики. В Битрикс24 это называется экстранет-группы. Например, вы хотите согласовать рекламный макет с клиентом. Добавляете заказчика в чат экстранет-группы, скидываете ему ссылку на диск с макетом, общаетесь, держите в курсе работы над проектом и работаете в одном месте.
Добавить внешнего пользователя можно при создании группы или во время работы в ней. Для этого нажмите вкладку «о группе-участники-добавить сотрудника». После это вы получите быструю ссылку, перейдя по которой клиент сможет работать над проектом вместе с вами.
Онлайн-редактор документов
Хотите создавать и редактировать любые документы, не покидая Битрикс24? Не проблема: создавайте, редактируйте и делитесь документами прямо в Битрикс24. В экосистеме Битрикс24 работает полноценный редактор документов, благодаря которому вам не понадобится MS Office. Вот, что вы можете:
Создавать новые документы, таблицы и презентации. Для этого зайдите в раздел «Документы», нажмите «Файл - Создать» и выберите тип документа
Редактировать документы вместе с коллегами в реальном времени. Добавьте сотрудников к работе над документом. Им придет уведомление и в реальном времени вы сможете не только редактировать документы, но и видеть правки друг друга
Работать там, где удобно. Документы интегрированы с остальными инструментами и вы можете редактировать файлы в задаче, чате, новостной ленте.
Делиться документами с заказчиками. Скопировали ссылку, отправили клиенту и он сможет отредактировать файл, даже если не работает с Битрикс24.
Календарь
Еще один важный инструмент — календарь. Его используют для планирования дел, встреч, планерок, созвонов, напоминаний. Допустим, вы запланировали созвон с клиентом. Открываете календарь и создаете новое событие. Внутри заполняете время, место, длительность переговоров. Если созвоны регулярные — настраиваете повторяемость.
Созвон с клиентом можно интегрировать с CRM. Это значит, что событие появится в карточке сделки, контакта или компании.
В календаре вы можете планировать совместные встречи. Выбираете сотрудников и на календаре сразу отображается их занятость. Для того чтобы выбрать подходящее для всех время, нажмите на кнопку «Свободное время». После этого календарь подскажет подходящую для всех дату.
Выводы
Битрикс24 — набор инструментов, которые идеально подходят для удаленной работы. Мы обязательно расскажем о каждом подробнее, а пока — резюмируем:
«Онлайн-офис» Битрикс24 напоминает социальную сеть. Привыкнуть к интерфейсу — дело пары минут
Общение ведется в чатах, в них же можно созваниваться по видеосвязи и записывать звонки
Прямо из чата можно создавать задачи: назначать ответственного, указывать сроки и контролировать выполнение.
Все важные сообщения публикуются в новостях. Здесь можно поздравлять коллег и сообщать о важных изменениях в компании
Работать с документами можно прямо внутри Битрикс24, а это значит создавать, редактировать и сохранять их.
Часто задаваемые вопросы
Что такое Битрикс24?
Сервис для управления бизнесом. Здесь вы переписываетесь с коллегами в чатах, созваниваетесь по видеосвязи, ставите задачи, контролируете их выполнение, управляете рабочим временем и продажами. Никаких блокнотов и файлов Excel не понадобится.
Как я могу общаться с коллегами в Битрикс24?
Все просто — в чатах. Интуитивно они напоминают любой привычный мессенджер. Разговаривать можно как один на один, так и создавать тематические чаты, например, чат проекта или отдела. Вы можете не только переписываться, но и созваниваться по видеосвязи: записывать звонки и показывать экран.
Как отслеживать работу сотрудников в Битрикс24?
Ставьте им задачи. В них прописываете описание, шаги по выполнению, ставите дедлайн,объединяйте задачи в проекты и следите за выполнением работы.
Могу ли я редактировать документы прямо в Битрикс24?
Да, конечно. Для этого существует специальный инструмент Онлайн-редактор документов. Вы не только можете редактировать документы, таблицы и презентации, но и создавать их и подключать к работе коллег и для этого не нужен MS Office
Часто задаваемые вопросы
Что такое публичный договор?
В соответствии со ст.396 Гражданского Кодекса Республики Беларусь публичный договор является одним из видов договоров, в соответствии с которым одна сторона принимает на себя обязательство по оказанию услуг в отношении неопределенного круга лиц, обратившихся с запросом на предоставление данных услуг.
Необходим автоматический перевод звонка на ответственного менеджера
Данный функционал доступен только для интеграции через API для IP-АТС Yeastar S50 и выше. Настройка автоматического перевода звонка на ответственного, описана в инструкции по настройке интеграции через API в разделе 3.4.3.
Чем файловая база 1С отличается от серверной базы 1С?
Файловый вариант работы 1Срассчитан на небольшое количество пользователей в
локальной сети. Комфортно смогут работать не более 10 пользователей. Можно установить на ПК в локальной сети компании. НЕ поддерживает автоматический фоновый обмен данными с другими системами.
Серверный вариант работы 1Спредназначен для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия. Устанавливается на собственном сервере в локальной сети или арендованном облачном сервере. Поддерживает автоматический фоновый обмен данными системами.
Для реализации задач правильной интеграции Битрикс24 с 1С, 1С должна работать в серверном режиме.
Что такое Atevi Club?
Atevi Club это набор бонусов и привилегий для наших клиентов:
Для самостоятельного изменения тарифа абонементной поддержки, с 1го числа ближайшего месяца, вы можете воспользоваться соответствующим функционалом в вашем личном кабинете, для этого выполните следующие шаги:
2. В списке услуг найдите вашу услугу поддержки которой вы хотите сменить тариф и справа нажмите "Управление" и далее "Сменить тариф"
3. В открывшемся окне выберите тариф на который вы хотите перейти и нажмите кнопку "Продолжить"
Обратите внимание что перейти на новый тариф можно только с 1го числа ближайшего месяца после которого заканчивается предоплаченный вами абонемент.
4. На следующем этапе выберите срок продления и нажмите кнопку "Оформить заказ"
5. На последнем этапе выберите "Тип плательщика" и завершите оформление заказа.
Новый тариф будет активирован автоматически после оплаты заказа.
Консультации по функционалу Битрикс24
При покупке или продлении в нашей компании любой облачной или коробочной лицензии Битрикс24 вы становитесь участником Atevi Club и получаете бесплатный доступ к онлайн консультациям по стандартному функционалу Битрикс24 от наших специалистов.
Поддержка оказывается через удобное приложение 1С-Коннект. Приложение всегда будет у вас “под рукой” на вашем компьютере или на вашем смартфоне.
Примеры задач, которые вы можете решить через поддержку Битрикс24 для участников Клуба Клиентов Atevi Club:
Любые вопросы по работе с CRM: все, что касается настроек фильтров, канбана, настроек прав доступа
Консультации по настройке роботов, триггеров
Вопросы по настройке CRM-аналитики и CRM-маркетинга
Консультации по приёму и увольнению сотрудников, удаление сотрудников, настройки структуры компании для корректной работы прав доступа
Консультации по настройке задач и проектов: работа с шаблонами, работа с правами в задачах, роли в задачах и проектах
Консультации по настройке рабочих графиков, рабочего времени и отчётов
Консультации по настройке открытых линий и подключения мессенджеров, социальных сетей, настройке уведомлений, прав доступа к открытым линиям.
Любые другие вопросы по стандартному функционалу Битрикс24
Как получить доступ к консультациям?
После оформления заказа на лицензию Битрикс24 через atevi.by и оплаты этого заказа, услуга “Консультации по штатному функционалу Битрикс24” будет автоматически активирована в вашем личном кабинете atevi.by на срок действия приобретенной лицензии Битрикс24.
Для входа в 1С-Коннект следуйте далее по шагам инструкции:
Шаг 1. Откройте письмо с доступами в 1С-Коннект
Сразу после оплаты заказа на лицензию Битрикс24 на ваш e-mail придет письмо с темой “Ваш аккаунт приложения 1С-Коннект”, откройте это письмо и нажмите в нём на ссылку Скачайте
Шаг 2. Скачайте и установите приложение 1С-Коннект
На открывшейся странице выберите версию приложения 1С-Коннект для вашей операционной системы, скачайте и установите приложение.
С помощью мобильного приложения вы можете авторизоваться в 1С-Коннект также и на вашем смартфоне.
Шаг 3. Авторизуйтесь в 1С-Коннект
Запустите приложение 1С-Коннект. Скопируйте ваш логин (ID) и пароль из письма “Ваш аккаунт приложения 1С-Коннект” (из Шага 1) и нажмите кнопку Далее
Шаг 4. Перейдите в список линий
В открывшемся окне 1С-Коннект перейдите в список ваших линий, нажав на соответствующую иконку в левом меню.
Далее выберите в списке линию “Консультации по Битрикс24”
Шаг 5. Отправьте ваш вопрос
Напишите в чат ваш вопрос по стандартному функционалу Битрикс24.
В рабочее время (пн-пт с 9:00 до 18:00) ваш вопрос будет автоматически направлен на специалиста, который постарается максимально оперативно и подробно ответить на ваш вопрос.
В конце диалога вы сможете оценить качество ответа. Оценка попадает в показатель KPI оценки качества работы консультанта.
В приложении 1С-Коннект, кроме чата консультаций со специалистом по Битрикс24, у вас также будет возможность написать любой вопрос вашему персональному менеджеру в отдельную линию "Аккаунт-менеджер". В том числе любые вопросы по другим услугам, предоставляемым нашей компанией.
При приобретении через atevi.by лицензий 1С Бухгалтерия, 1С Управление торговлей или 1С Комплект поддержки, в вашем списке линий в 1С-Коннект появится также линия консультаций по продуктам 1С (Бухгалтерия и Управление торговлей), через которую вы сможете задавать вопросы по стандартному функцуоналу 1С нашему специалисту.
Это удобно, так как вы будете получать консультации и по Битрикс24, и по 1С в едином интерфейсе 1С-Коннект.
Похожие статьи
06.12.2022
Что такое смарт-процессы в Битрикс24
Рассказываем о мощнейшем инструменте, который позволяет с нуля создавать собственные бизнес-сценарии в Битрикс24