Что такое смарт-процессы в Битрикс24

Еще пару лет назад для того, чтобы решить нестандартную бизнес-задачу в Битрикс24 требовалась помощь разработчиков. Ситуация изменилась с появлением в Битрикс24 модуля смарт-процессов. Это мощный инструмент, который помогает решать специфические бизнес-задачи и создавать в CRM уникальные сущности под запросы своей компании.

Что такое смарт-процессы?

Смарт-процессы — тип элемента CRM, который можно полностью настроить под свои нужды. Если раньше для каких-то уникальных бизнес-задач приходилось адаптировать сделки или лиды, или вовсе привлекать к работе разработчиков, то смарт-процессы позволяют создавать свои уникальные сущности. Вот несколько примеров, для чего можно их использовать:

— HR-процессы. Ваша компания активно нанимает сотрудников? Создайте отдельный смарт-процесс, выделите стадии, по которым будут двигаться кандидаты и автоматизируйте работу рекрутеров с помощью роботов и триггеров. Уникальной новой сущностью в данном случае будет “Кандидат”.

— Реестр документов. Вы можете создать отдельный смарт-процесс, где будут храниться все документы вашей компании. Создать воронку, по которой будут двигаться договора, начиная от момента создания, до подписания и хранения. Уникальной новой сущностью в данном случае будет “Документ”. 

— Производственный процесс. Смарт-процессы позволяют разделить процессы продажи и производства. Например, если вы занимаетесь юридическим сопровождением бизнеса. В воронке продаж вы продали услугу, а в производственном смарт-процессе ведете уже непосредственно работу по юридической поддержке клиента. Таким образом процессы не смешиваются между собой и четко разделяются. Уникальной новой сущностью в данном случае будет “производственный заказ клиента”.

— В сделке участвует три стороны. Например, когда в вашем сценарии продажи есть не только покупатель, но и поставщик. Допустим, клиент заказал у вас крупное оборудование для полиграфии. Вы сами его не производите, а закупаете у производителя. В таком случае работу с поставщиком лучше всего вывести в смарт-процессы и привязать к сделке. Все действия с поставщиком будут отображаться в отдельном окне карточки сделки. Уникальной новой сущностью в данном случае будет “Закупка”.

Подробнее о том, что такое сделка читайте здесь:

Что такое сделка в CRM Битрикс24

Смарт-процессы можно смело назвать CRM внутри CRM. Это огромный конструктор, который позволяет из пазлов собирать свои бизнес-сценарии и связывать их с другими элементами Битрикс24.

И если раньше для того, чтобы создать отдельную сущность или свой уникальный сценарий нужно было задействовать программистов, то сейчас этот процесс занимает куда меньше времени и денег. Давайте подробнее рассмотрим, как на практике работают смарт-процессы.

Как создать смарт-процесс

Для того, чтобы создать новый смарт-процесс зайдите в свою CRM, нажмите “Еще - Настройки - Список смарт-процессов - Создать”.

Вы увидите три шаблона смарт-процесса. Двое из них (Список и Все включено) уже настроены под работу со списком документов и элементами CRM. Сценарий “С чистого листа” подразумевает индивидуальную настройку под свои нужды. Его и рассмотрим.

При создании нового смарт-процесса обратите внимание на настройки. Опишем наиболее важные из них.

— Роботы и триггеры. К своему смарт-процессу вы можете подключить роботы, триггеры и дизайнер бизнес-процессов. Как и при работе в CRM, в смарт-процессах вы сможете автоматизировать рутинные задачи и больше не отвлекаться на них. Подробнее об автоматизации в Битрикс 24 читайте в наших статьях:

Как работают роботы в Битрикс24

Как работают триггеры в Битрикс24

— Работа с воронками и тоннелями продаж. В своем смарт-процессе вы можете подключить несколько воронок и связать их между собой с помощью туннелей. Более того, все это можно отобразить в виде привычного канбана, где элементы смарт-процесса будут двигаться по настроенным вами стадиям.

— Поля в карточке смарт-процесса. При создании смарт-процесса вы сразу можете выбрать, какие поля будут у карточки. Например, реквизиты компании, дата начала и завершения, источник и т.д. 

— Привязка к CRM. Вы можете связать свой смарт-процесс с необходимой вам сущностью в CRM. Например, если вы решили вывести работу с поставщиками в отдельный смарт-процесс, логично будет привязать его к сделкам. 

— Привязка к элементам. Вы можете связать свой смарт-процесс с другими элементами Битрикс24. Например, задачами. После этого вы сможете создавать задачи для отдельных элементов своего смарт-процесса. Те, в свою очередь, будут отображаться в карточке смарт-процесса.

— Показ вне CRM. Здесь все просто. Это означает, что созданный вами смарт-процесс отобразится в отдельной вкладке в левом меню. Например, вы создали смарт-процесс “Реестр документов” и назвали раздел “Документы”. Нажав на него, вы автоматически попадете в созданный смарт-процесс. 

Мы рассмотрели общие настройки смарт-процесса. Подробнее о настройках смарт-процессов вы можете прочитать на сайте Битрикс24.

Теперь давайте на конкретных сценариях посмотрим, как работает этот мощнейший инструмент.

Производственный смарт-процесс

Давайте рассмотрим следующий сценарий. Ваша компания занимается разработкой и технической поддержкой сайтов. Менеджеры ведут продажи в сделках. Но на этом процесс работы с клиентом не заканчивается. У вас есть производственный процесс — разработка и техническая поддержка сайтов. Создавать новые воронки в сделках — не вариант. При таком сценарии легко запутаться и не понять, где продажи, а где — производство.

Один из вариантов — создать два смарт-процесса Разработка сайта и Техподдержка сайта и привязать их к созданному разделу Производство.

Создали новые смарт-процессы, указали необходимые настройки, привязали к разделу и все — теперь ваше производство находится в отдельной вкладке. Здесь вы можете настраивать стадии, автоматизацию, переключаться между смарт-процессами и связывать их друг с другом с помощью туннелей. 

Подробнее о примере работы со смарт-процессами можете почитать на сайте Битрикс24.

Смарт-процесс, привязанный к сделке

Еще один сценарий, который необходим для компаний, где в сделках участвуют более двух сторон. Например, вы занимаетесь поставкой крупной техники для полиграфической печати. Сами ее не производите, а закупаете у производителя и поставляете заказчику. Для того, чтобы контролировать работу с поставщиками (оплата, сроки, подписание документов и т.д.) лучше всего привязать смарт-процесс к сделкам.

Как это будет выглядеть:

— Вы создаете смарт-процесс “Поставщики”. Указываете необходимые настройки, привязываете процесс к сделкам и сохраняете его. 

— Создаете новую сделку. Например, покупка станка для полиграфии.

— Заходите в карточку сделки. Вверху появилась новая вкладка “Поставщики”. Нажимаете на нее.

— Добавляете нового поставщика. Заполняете карточку, вносите необходимые данные и следите за расчетами.

Такой сценарий работы позволит вам разделить работу с заказчиком и поставщиками, не запутаться в расчетах и поможет структурировать саму сделку. 

В смарт-процессах вы можете реализовывать совершенно любые бизнес-сценарии. Всем своим клиентам мы, как правило, рекомендуем использовать CRM для продаж, а все остальное закрывать с помощью смарт-процессов. 

Смарт-процессы позволяют сделать ваш Битрикс24 не только уникальным, но и адаптивным. Этот инструмент помогает оптимизировать почти все бизнес-задачи с минимальными затратами.

Часто задаваемые вопросы

1. 1. Что делать, если нет нужной мне функции в смарт-процессах? 

Все зависит от того, какая у вас версия Битрикс24. Если вы работаете на коробочной версии — обновитесь до последней версии, но в любом случае с помощью кода решается любая задача. Наши программисты занимаются доработками Битрикс24 любой сложности, в том числе и смарт-процессами.

1. 2. У меня производство в сделках. Что делать?

Вы можете оставить все как есть. Наверняка, воронки вам настраивали когда еще не было смарт-процессов. Но для того, чтобы избежать путаницы, о которой мы рассказывали в статье, лучше всего перенести производство и все процессы, не связанные с продажами в смарт-процессы. Наши специалисты это могут сделать. 

1. 3. Могу ли я создать смарт-процесс и скрыть его от некоторых сотрудников?

Конечно! Более того, вы можете создать смарт-процесс, который будет виден только вам. Например, вы интенсивно работаете с документами и хотите, чтобы работа с ними хранилась в одном месте. Создали смарт-процесс, скрыли от всех и работаете спокойно и с удобством. 

Права доступа в смарт-процессах настраиваются максимально гибко. Например, одним сотрудникам или отделам можно дать права только на чтение, другим полные права, а третьи вообще не будут видеть этот смарт-процесс.

1. 4. Смарт-процессы доступны на всех тарифах? 

Смарт-процессы доступны только на максимальных тарифах — Профессиональный и Энтерпрайз а также на коробочном Битрикс24 всех редакций.