Какую лицензию 1С-Битрикс: Управление сайтом выбрать?

Рассмотрим подробнее, как работают бизнес-процессы в главных блоках Битрикс24.

Бизнес-процессы в ленте Новостей

Все бизнес-процессы Битрикс24 находятся в блоке “Автоматизация”. В нем вы можете создавать бизнес-процессы и наблюдать за теми, в которых участвуете. Если кто-то в компании создал бизнес-процесс и вы являетесь его участником, рядом с блоком “Автоматизация” будет висеть красный счетчик. Он позволит вам не забыть сделать то действие, которое требует от вас бизнес-процесс.

Нажав на раздел “Автоматизация”, вы попадете в меню “Задания”, где списком отображаются все бизнес-процессы, требующие вашего участия.

Самыми распространенными являются бизнес-процессы в ленте Новостей. Как правило, это процессы, которые происходят внутри компании. Согласования отпусков и командировок, передача обязанностей при увольнении, запросы счетов на оплату и т.д. По сути вы можете автоматизировать любой процесс в своей компании.

По умолчанию в Битрикс24 созданы 5 шаблонов бизнес-процессов: счет на оплату, заявление на отпуск, заявление на командировку, исходящие документы, выдача наличных. 

Как это работает на примере бизнес-процесса согласования командировок:

1. Вы хотите подать заявление на командировку. Нажимаете в списке процессов на соответствующий бизнес-процесс и далее кнопку “Добавить”.

2. Внутри заявки заполняете обязательные поля: дату начала и конца командировки, цель поездки и т.д.

3. Сохраняете заявку. После этого ваше заявление на командировку автоматически попадет на утверждение к руководителю, а после — к бухгалтеру для расчета командировочных.

Внутри этот бизнес-процесс выглядит как блок-схема, где каждый блок выполняет друг за другом какое-то преднастроенное действие.

Место, где создаются и редактируются бизнес-процессы называется дизайнером бизнес-процессов.

Что такое дизайнер бизнес-процессов?

Дизайнер бизнес-процессов — конструктор, который состоит из огромного набора активити (блоков), куда заложены определенные действия. По сути это программирование без кода. Разложили бизнес-процесс по последовательным шагам, а после перенесли их в бизнес-процесс.

Давайте посмотрим из чего он состоит:

— С правой стороны находятся блоки, которые объединены по типу действий. Например, в блоке CRM находятся действия, которые создают новую сделку, контакт, лид и т.д. В блоке уведомления — действия, которые ставят задачу, добавляют новость, отправляют уведомление пользователю.

— В верхней части дизайнера находится блок с параметрами бизнес-процесса. В нем вы настраиваете шаблон бизнес-процесса. Указываете переменные (в нашем случае — утверждающий, командированный и т.д.), константы (кто утверждает и оформляет) и настраиваете права доступа. Кроме этого вы можете перенести шаблон бизнес-процесса с одного Битрикс24 на другой с помощью экспорта и импорта.

— В центральной части находится сама схема бизнес-процесса. Составлять ее достаточно просто. Вы просто перетаскиваете действия из блоков и выстраиваете нужную вам схему.

Как создать бизнес-процесс в ленте новостей

Давайте создадим бизнес-процесс утверждения печати визиток у директора.  Тот может согласовать или отправить процесс на доработку с указанием, что именно нужно доработать.

Перед тем, как приступить к работе в дизайнере бизнес-процессов, необходимо настроить поля будущего бизнес-процесса. Для этого:

2. Далее добавляем поля, которые будут заполнять сотрудники при согласовании печати визиток. Например, сумма и типография. Нажимаем на созданный каркас бизнес-процесса, далее — “Действия - Настроить поля - Добавить поле”.

3. Готово. Каркас бизнес-процесса готов. Теперь можно приступать к непосредственному созданию логики работы бизнес-процесса.

Что делаем дальше: 

— Заходим в дизайнер бизнес-процессов. Для этого выберите нужный вам бизнес процесс и нажмите справа вверху “Действия - Настроить бизнес-процессы-создать последовательный бизнес-процесс”. Первым действием у нас будет выбор сотрудника. Здесь указывается кто будет утверждать печать визиток. В нашем случае — директор.

— Дальше мы ставим задание — утверждение документа. Здесь мы выбираем человека, который будет утверждать печать визиток и описываем задание. 

— После этого мы выбираем функцию “Изменение документа”, где указываем варианты, что будет с заявкой дальше. Если директор нажмет кнопку отказано — заявка вернется на доработку. Если заявку директор согласует, то вы получите соответствующее уведомление и бизнес-процесс завершится. 

— После этого сохраняете шаблон бизнес-процесса, переходите в ленту новостей, нажимаете “еще”, выбираете нужный вам бизнес-процесс и запускаете его.

Бизнес-процессы в CRM

В отличие от бизнес-процессов в ленте новостей, где действия происходят внутри компании, в CRM автоматизация строится вокруг работы с клиентом. Бизнес-процессы в CRM — набор последовательных действий, которые упрощают работу менеджера и выводят коммуникацию с клиентом на более качественный уровень.

За автоматизацию работы в CRM отвечают также роботы и триггеры. О них мы подробнее писали в этих статьях:

Как работают роботы в CRM Битрикс24

Как работают триггеры в CRM Битрикс24

Чем отличаются роботы от бизнес-процессов?

Роботы — те же самые элементы бизнес-процессов только в более упрощенном виде. Если вы зайдете в CRM Битрикс24 в Лиды или Сделки и нажмете на вкладку Роботы, то увидите расставленные роботы. Под списком роботов на каждом этапе вы увидите надпись “редактировать в дизайнере бизнес-процессов”. 

Открыв дизайнер бизнес-процессов, вы увидите эти же роботы в едином бизнес-процессе. Робот по своей сути выполняет какое-то одно действие. Уведомляет, напоминает, контролирует и т.д. Бизнес-процесс — цепочка таких действий.

Согласимся, редактор бизнес-процессов выглядит куда сложнее, чем роботы. Но роботами можно автоматизировать далеко не все. Бизнес-процессы содержат куда более широкий функционал, а если и этого функционала не хватает, то любой элемент или даже целый бизнес-процесс можно создать с помощью программного кода (но только на коробочных Битрикс24). 

Давайте подробно рассмотрим, как устроена стандартная автоматизация в лидах, если ее открыть в дизайнере бизнес-процессов. На стадии “Не обработан” у нас находятся 3 робота. Что происходит при создании лида:

— Менеджеру сразу приходит уведомление о создании нового лида. 

— Через сутки система напоминает менеджеру о том, что созданный лид нужно обработать и передвинуть вперед по воронке. 

— Если менеджер не обрабатывает лид в течение 3-х дней, CRM-система попросит руководителя проконтролировать работу менеджера. 

Кроме лидов, бизнес-процессы можно запускать в сделках и смарт-процессах. Подробнее о том, что такое сделка в CRM Битрикс24 читайте в нашей статье:

Что такое сделка в Битрикс24

Бизнес-процессы в смарт-процессах

Смарт-процессы — настраиваемый тип элемента CRM-системы Битрикс24, работа с которым напоминает работу со сделками. Смарт-процессы, как правило, используют для того, чтобы разделить процессы в CRM на продажи и производство или сервис. Рассмотрим на конкретном примере. 

Допустим ваша компания занимается разработкой сайтов. Это значит, что в CRM вы ведете продажи и перед вами стоит вопрос где вести производство. Делать это в отдельной воронке сделок — неудобно и и не совсем правильно.  Для того, чтобы развести рабочие процессы удобнее всего использовать смарт-процессы. Подробнее об этом инструменте читайте в нашей статье:

Что такое смарт-процессы

Как это работает:

Вы создаете смарт-процесс “Разработка сайта” и привязываете его к сделкам. После этого смарт-процесс отображается в карточке сделки. Настраиваете в смарт-процессе стадии, по которым будет идти работа по разработке сайта. 

Такой подход удобен тем, что разделяет процессы и не смешивает продажи с “производственными” процессами. Конечно, можно использовать несколько воронок, но в них сделки дублируются из одной в другую и создается путаница, потому что сделка не равняется продаже. Если вы хотите упорядочить свои процессы, то смарт-процессы — наилучший вариант.

Работа с бизнес-процессами в смарт-процессах ведется по такому же принципу, как в лидах или сделках. Вы можете настраивать роботы на стадиях или создавать бизнес-процессы в дизайнере.

— Бизнес-процессы на диске. По умолчанию доступно 6 шаблонов бизнес-процессов, среди которых утверждение и ознакомление с документом. Например, вам необходимо, чтобы новый сотрудник ознакомился с корпоративной этикой компании, которая хранится на общем диске Битрикс24.

По умолчанию доступно 6 шаблонов бизнес-процессов, среди которых утверждение и ознакомление с документом. Например, вам необходимо, чтобы новый сотрудник ознакомился с корпоративной этикой компании, которая хранится на общем диске Битрикс24. Конечно, можно также создавать и свои шаблоны для работы с файлами на диске.

— Бизнес-процессы в списках. Например, у вас есть список “Визитки”, где хранятся все виды и экземпляры визиток для вашей компании. Вы можете настроить бизнес-процесс, который уведомит вас о том, что дизайнер загрузил новые эскизы визиток и они готовы для печати.

Виды бизнес-процессов

Последнее, что затронем в нашей статье — виды бизнес-процессов. Их всего 2: 

1. Последовательный 

2. Бизнес-процессы со статусами. 

1. Все примеры, которые мы приводили в статье — последовательный бизнес-процесс. В нем все просто — это набор шагов, которые выполняются один за одним (возможно с ответвлениями) но всегда приводят к заданному результату из точки A в точку B и на этом завершаются.

Бизнес-процесс со статусами используют при решении действительно сложных, больших и нелинейных задач. И если в последовательном бизнес-процессе вы просто настраиваете цепочку действий, то в бизнес-процессе вы сначала создаете статусы, а после настраиваете их. При создании бизнес-процесса со статусами важно правильно создать первый статус. Его нельзя будет изменить после создания.

По сути бизнес-процесс со статусами — это набор бизнес-процессов, где каждый статус содержит последовательный бизнес-процесс.

Часто задаваемые вопросы

Робот — элемент бизнес-процесса, который выполняет какое-то одно действие: отправляет уведомления, напоминания, письма клиентам и т.д. Бизнес-процесс же — набор последовательных действий, которые приводят к заданному итогу. В работе можно пользоваться исключительно роботами. Важно понимать, что их функционал ограничен и более глубокую автоматизацию можно настроить только в дизайнере бизнес-процессов.

2. Я могу сам настроить бизнес-процессы? 

Можете. У Битрикс24 есть бесплатный курс, посвященный бизнес-процессам. Но куда эффективнее будет воспользоваться услугами профессионалов. Если у вас сложные процессы в компании и вы хотите грамотно их автоматизировать — обратитесь к специалистам. В нашей компании работают сертифицированные бизнес-аналитики и программисты, которые качественно автоматизируют работу вашей компании.

1. 3. Можно ли перенести созданный бизнес-процесс на другой портал?

Да, конечно. Если вы в компании используете несколько порталов Битрикс24 вы можете воспользоваться процессом экспорта и импорта бизнес-процессов. Для этого просто зайдите в необходимый бизнес-процесс и нажмите экспорт или импорт (в зависимости от необходимости). 

1. 4. Могу ли я удалить бизнес-процесс?

Да, конечно. Для этого зайдите в созданный бизнес-процесс, нажмите на кнопку слева от названия шаблона бизнес-процесса и выберите “удалить”. После этого бизнес-процесс навсегда удалится из вашего Битрикс24.