Если вы работаете в CRM Битрикс24, то знаете: сделки — неотъемлемая и почти незаменимая часть этой системы. В сделках доводят до логического конца продажи, ведут производственный процесс и процесс отгрузки. В этой статье мы расскажем, что такое сделка и как с ней работать.
Что такое сделка?
Сделка — процесс продажи товара/услуги. В сделках, как правило, менеджеры предметно работают с продажами: составляют договора, ведут процесс отгрузки, уточняют детали, собирают обратную связь от клиента и т.д.
Например, вы владелец мебельной фабрики. Ваши менеджеры продали партию мебели для компании. Поэтапный процесс производства вы можете вести в сделках: отслеживать прогресс, выставлять сотрудникам дедлайны и контролировать выполнение работ.
То же самое с наймом сотрудников. Ведете по этапам сделки будущих работников от первого собеседования до приема на работу.
Для работы со сделками важно понимать, что зачастую они конвертируются из лидов — потенциальных клиентов. Лиды нужно почти всегда, скорее всего и ваша компания — не исключение. Чем лид отличается от сделки и когда его нужно конвертировать в сделку, читайте подробнее в наших статьях:
Как правильно работать с лидами в CRM Битрикс24
Как настроить воронку продаж в Битрикс24
Работа в CRM Битрикс24 экономит время и забирает на себя рутинные задачи. Вы просто перетаскиваете карточку сделки на необходимые стадии воронки продаж. Весь процесс работы с клиентом перед вашими глазами, что позволяет не забыть о созвонах, встречах, оформлении документов и т.д. Подробнее о том, что такое CRM читайте в нашей статье:
Что такое CRM-система Битрикс24
Что такое карточка сделки?
Карточка — своего рода контейнер, где хранится вся информация о сделке. Условно она делится на три части:
— В левой части хранится вся информация о клиенте: контакты, ФИО, сумма, тип сделки и т.д.
— В правой части — таймлайн всех действий с клиентом. Созвонились, написали письмо, получили договор — все действия отображаются в таймлайне. Более того, прямо в карточке вы можете посмотреть детали той или иной коммуникации с клиентом. Например, послушать звонок.
— В верхней части — инструменты для работы непосредственно с CRM-системой. Здесь вы можете менять стадии сделок, настраивать автоматизацию, запускать бизнес-процессы, создавать шаблоны документов и т.д.
Карточка сделки
Создать и заполнить карточку — легко. Для этого в канбане просто нажмите на кнопку “быстрая сделка” и заполните первичные данные. Внутри карточки вы увидите стандартные поля, которые заданы CRM-системой. Вы можете их скрывать, удалять и добавлять свои.
Перед внедрением и использованием Битрикс24 подумайте, какие поля в карточке сделки вы будете использовать. Например, если вы изготавливаете и продаете мебель, вы можете указать: для b2b или b2c клиента этот заказ, создать поле для прикрепления примера и т.д.
Пользовательские поля
Что еще можно сделать в карточке сделки:
- Скрыть/настроить доступ к полям. Вы можете настроить доступ и скрыть поля в зависимости от сотрудников/отделов компании.
- Создать шаблоны документов. Создали шаблон акта или счета и после данные клиента автоматически будут подтягиваться в документы.
- Сделать поле карточки обязательным. Это значит, что карточка не создастся/сохранится пока это поле не заполнят.
- Создавать задачи и оставлять комментарии. Поговорили с клиентом и в ходе разговора появились новые условия сделки? Создали задачу и не забыли о них.
- Редактировать разделы. В карточке сделки вы можете их перемещать, удалять, скрывать, ограничивать доступ. По сути вы можете делать буквально все необходимое для своей комфортной работы.
Как автоматизировать работу со сделками?
Многие процессы при работе со сделками можно автоматизировать с помощью инструментов CRM-Битрикс24. Они выполняет рутинные задачи менеджеров и освобождают их от шаблонного выполнения одних и тех же действий. Автоматизировать процессы можно с помощью роботов, триггеров и бизнес-процессов.
Рассмотрим автоматизацию процессов на примере продажи партии мебели для IT-компании.
1. На стадии “Подготовка документов” вам необходимо составить договор с клиентом и запросить у него реквизиты. Настроили соответствующий робот, составили шаблон письма и больше не отвлекаетесь на эту задачу.
2. Выставили счет на предоплату, но клиент так не оплатил? Напомните ему об этом с помощью SMS. Составили шаблон сообщения, задали условие (например, через 3 часа после отправки письма) и работаете дальше.
3. Вам нужно выставить финальный счет клиенту, а этим занимается бухгалтер? Настройте соответствующий триггер и сделка перейдет на стадию “Финальный счет” как только вы поменяете ответственного.
Настроенные роботы и триггеры
Это лишь небольшой пример автоматизации рабочих процессов. Подробнее о том, как работают роботы и триггеры можете почитать в наших материалах:
Как работают роботы в CRM Битрикс24
Как работают триггеры в CRM Битрикс24
Как разделить работу со сделками?
Сделки это не только про продажи. Зачастую компании внедряют Битрикс24, чтобы настроить комплексную и системную работу всего бизнеса. Для этого сделки разделяют по направлениям.
Что это значит?
Например, у вас мебельная фабрика. Вы продаете офисную мебель и работаете в b2b-сегменте. Кроме продаж в сделках вы можете вести производство и работу с рекламациями.
Создать новое направление сделок очень просто. Для этого нажмите на название своего направления (у нас — продажи), зайдите в раздел “воронки и туннели продаж”. Дальше нажмите на кнопку “добавить воронку”.
В CRM-системе можно создать несколько воронок (направлений сделок)
В новой воронке вы можете настроить стадии сделок, по которым те будут двигаться. Более того, вы можете связать направления сделок между собой с помощью туннелей продаж. Допустим, после подписания договора с клиентом и поступления денег на счет, работники фабрики приступают к изготовлению мебели.
Вы настраиваете туннель таким образом, что как только сделка завершается успехом в воронке “Продажи”, она автоматически уходит в направление “Производство”.
Воронки (направления сделок) связываются туннелями
Еще один важный инструмент при работе со сделками (и не только) — смарт-процессы. Это настраиваемый тип элемента CRM-системы Битрикс24, работа с которым напоминает работу со сделками. Подробнее смарт-процессы мы рассмотрим в следующих статьях, здесь — небольшой пример.
Допустим, в своей мебельной фабрике вы заказываете древесину у поставщиков. Для того, чтобы не создавать новое направление сделок, вы можете создать смарт-процесс.
Как это работает:
Вы создаете смарт-процесс “Поставщики” и привязываете его к сделкам. После этого он отображается в карточке вашей сделки. Далее настраиваете в смарт-процессе стадии, по которым будет идти работа с поставкой древесины. Заполняете карточку смарт-процесса, куда вносите все необходимые данные о заказе.
Как только древесину получили, элемент смарт-процесса перевели на успешную стадию, а сделка пошла дальше по этапам производства. Удобно, правда? Вы не переключаетесь между воронками, а работаете над конкретным заказом в карточке в производственной воронке.
Смарт-процесс производства
Часто задаваемые вопросы
-
1. Я менеджер по продажам. Я могу редактировать карточку сделки?
-
Все зависит от прав, выставленными администратором портала. У карточки есть два вида — общий и мой. Первый устанавливает администратор, второй — каждый сотрудник настраивает под себя. Но бывает и так, что для всех сотрудников устанавливают общую карточку. Это значит, что удалять и изменять поля скорее всего будет нельзя.
-
2. Я могу обойтись без сделок и работать только с лидами?
-
Вряд ли. Вы можете вести продажи в лидах, а производство — в сделках. Полностью отказаться от сделок скорее всего не получится по одной простой причине: это неудобно.
-
3. Как правильно настроить стадии в сделках?
-
В первую очередь проанализируйте процессы в своей компании. Опросите менеджеров, узнайте, как они продают и какие стадии выделяют. Подробнее о том, как настроить воронку продаж, читайте в нашей статье:
Как настроить воронку продаж в Битрикс24
