Решили использовать в компании Битрикс24, но не знаете с чего начать? Рассказываем о том, как самостоятельно настроить систему и начать ей пользоваться.
Битрикс24 — огромная экосистема, которая содержит в себе готовый набор инструментов для эффективной работы бизнеса. CRM, чаты и видеозвонки, бизнес-процессы, интеграция с популярными сервисами, соцсетями и мессенджерами компании — все это позволяет работать в одном месте и не распыляться между вкладками и файлами.
Целей и причин, по которым компании заводят Битрикс24 очень много: от того чтобы с помощью CRM систематизировать и увеличить продажи до использования системы в качестве единой базы клиентов. Мы же рассмотрим наиболее популярный сценарий, когда Битрикс24 заводят, чтобы систематизировать работу сотрудников (функционал Корпоративного портала) и повысить качество продаж (функционал CRM).
Что нужно сделать как только вы зарегистрировались в системе:
После того как вы создали свой Битрикс24 вам необходимо пригласить туда сотрудников. Работа в Битрикс24 не должна быть для них сюрпризом, поэтому к изменениям их лучше подготовить заранее. О том, как это сделать читайте в нашей статье:
Как преодолеть сопротивления сотрудников при внедрении CRM
Пригласить сотрудников на ваш портал можно несколькими способами: по Email, номеру телефона или по ссылке. Для этого нажмите на кнопку “Пригласить” в правом верхнем углу экрана, далее нажмите ещё раз “Пригласить” и в открывшемся окне выберете наиболее удобный для вас способ добавления сотрудников (по ссылке, по email, по SMS)
Приглашение сотрудников на портал
Очень важный этап при настройке Битрикс24. Перед тем, как формировать структуру компании в Битрикс24, рекомендуем ее отрисовать на бумаге. Особенно обратите внимание на роли сотрудников, кто какому отделу подчиняется и какие полномочия у них будут в Битрикс24.
Чтобы было проще, давайте рассмотрим на конкретном примере. Допустим у вас digital-агентство. В вашей компании работает отдел продаж, отдел производства контента и бухгалтерия. В каждом — сотрудники со своими рабочими полномочиями и обязанностями.
При настройке важно детально прописать их роли: что доступно сотрудникам на портале, а что нет, какие действия они могут производить в Битрикс24 и т.д. Например, вы хотите, чтобы отдел контента не имел доступ к CRM, где работает отдел продаж. Указали это в настройках и спокойно работаете дальше.
Для того чтобы настроить структуру компании снова нажмите кнопку “Пригласить” в правом верхнем углу экрана и перейдите в пункт “Структура” - “Настроить”.
Структура компании
Структура вашей компании представлена в виде удобной схемы, на которой наглядно видны отделы, подразделения и кто кому из сотрудников подчиняется.
В зависимости от ролей сотрудников вы можете гибко настроить права для каждого отдела и должности.
По умолчанию в Битрикс24 создаются следующие глобальные роли пользователей: Администратор, HR, Руководитель, Заместитель, Сотрудник. При этом можно создавать свои роли пользователей, выбирать для каждой роли свои права доступа и добавлять в каждую роль как отдельных сотрудников компании так и целые подразделения из структуры компании.
Для того чтобы настроить права доступа снова нажмите кнопку “Пригласить” в правом верхнем углу экрана и снова перейдите в пункт “Структура” - “Настроить”. На странице редактирования структуры компании, нажмите слева вверху на иконку меню (три горизонтальных палочки) рядом с зелёной кнопкой "Добавить" и выберите пункт "Права доступа"
Настройка прав и ролей в Битрикс24
После того как вы пригласили сотрудников и настроили им доступ, перейдите в CRM для настройки. Здесь нужно проделать несколько обязательных шагов для корректной работы вашего Битрикс24:
Первый шаг, который вам нужно сделать — перенести свою базу клиентов в Битрикс24. Сделать это можно вручную, с помощью приложений или загрузив файл со списком контактов в формате .csv прямо в Битрикс24. Последний вариант — самый популярный.
Импорт базы данных в формате .CSV
Большинство компаний ведут базу своих клиентов в Excel. Поэтому все, что вам нужно — сохранить файл с базой контактов в формате .csv, после зайти в Компании, нажать на шестеренку в правом углу и выбрать “Импорт компаний”.
Аналогичным образом вы можете перенести лиды, сделки и контакты. Подробнее о том, как перенести базу клиентов в Битрикс24 читайте в нашей статье:
Как перенести базу клиентов в Битрикс24
Сложный процесс, который вряд ли получится сделать совершенным с первого раза. Перед тем как создавать воронку продаж непосредственно в CRM, сделайте следующие шаги:
— Определитесь, нужны ли вам лиды. Если ваша компания работает с большим количеством входящих заявок, а потенциальные клиенты обращаются вашу компанию через соцсети, мессенджеры и звонки, то определенно нужны. Еcли у вас сложное промышленное производство, где нет случайных клиентов, тогда вы можете обойтись исключительно сделками.
— Проведите аудит продаж в компании. Опросите менеджеров по каким стадиям идут продажи, выберите наиболее популярные мнения и заложите их в основу будущей воронки продаж.
— Настройте карточки контактов и компаний. Создайте необходимые поля и разделы, которые будут обязательны для заполнения. Это поможет менеджерам получать более полную информацию о клиенте, что улучшит качество будущих продаж.
Воронка продаж в виде канбана в CRM Битрикс24
После этого вы можете приступать к настройке самой воронки продаж в CRM. В Битрикс24 она представлена в виде канбана либо списка. Первым делом продумайте название стадий, по которым будут двигаться лиды/сделки. Названия должны быть короткими, простыми и понятными. Не стоит делать больше 8 стадий и тем более смешивать процессы. Например, продажи вместе с производством. Лучше разделить эти процессы на разные воронки.
Подробнее о том, как настроить воронку продаж в Битрикс24 читайте в нашей статье:
Как настроить воронку продаж в Битрикс24
За автоматизацию в Битрикс24 отвечают роботы, триггеры и бизнес-процессы. Рекомендуем не строить сразу космический корабль, а протестировать инструменты на простых действиях. Суть автоматизации в том, чтобы освободить менеджеров от рутины. Инструменты автоматизации Битрикс24 отправляют клиентам письма, напоминают о встречах, переводят лиды/сделки на следующие стадии, генерируют документы и т.д.
Давайте рассмотрим как работает автоматизация на примере отправки коммерческого предложения клиенту.
— Зайдите в раздел “Роботы” в CRM и выберите стадию, на которой вы хотите, чтобы клиенту отправилось письмо с коммерческим предложением. В нашем случае это “Согласование КП”.
— Нажимаете на кнопку “Добавить” и выбираете “Создать документ”. После этого нажимаете “изменить” на самом роботе и настраиваете его. Указываете, какой именно нужно создать документ по шаблону, в нашем случае — Коммерческое предложение.
Настройка робота отправки КП клиенту
— После этого добавляете еще одного робота, нажав на “Коммуникация с клиентом-отправить письмо клиенту”. Настраиваете робота: указываете отправителя, пишите текст шаблона и т.д.
Как только сделка попадает на стадию “Согласование КП”, тут же генерируется шаблон коммерческого предложения и отправляется клиенту. Подробнее об инструментах автоматизации читайте в наших статьях:
Как работают роботы в Битрикс24
Как работают триггеры в Битрикс24
Что такое бизнес-процессы в Битрикс24
Мы рассказали об основных моментах, которые обязательны для первичной настройки Битрикс24. На самом деле Битрикс24 — целая вселенная, которую можно дорабатывать и настраивать бесконечно. Вот на что можно обратить внимание при первом знакомстве с системой:
— Новости. Битрикс24 выступает корпоративной соцсетью, где у каждого сотрудника есть свой профиль, а все важные события публикуются в ленте новостей. В ней можно поздравлять сотрудников с днем рождения, благодарить за проделанную работу и писать о важных изменениях в компании.
— Документы. Битрикс24 содержит в себе полноценный онлайн-редактор документов, где вы можете не только редактировать загруженные файлы, но и создавать новые. Более того, Битрикс24 поддерживает все популярные форматы, что позволяет сэкономить на текстовых редакторах.
— Диск. У Битрикс24 есть свое хранилище, где вы можете хранить всю важную документацию компании. Таким образом вся важная информация всегда будет под рукой и не нужно будет переключаться между разными вкладками.
— Демо-режим. Для того чтобы вы сполна могли оценить весь функционал Битрикс24 доступен бесплатный 15-дневный демо-режим. В нем вы можете протестировать практически весь набор инструментов системы.
При самостоятельном внедрении Битрикс24 важно помнить, что грамотная работа системы зависит исключительно от правильной ее настройки. Если у вас сложный бизнес или вы не уверены, что справитесь с внедрением самостоятельно, лучше обратиться к специалистам.
Наша компания занимается внедрением и доработкой Битрикс24 15 лет. Мы знаем, как переложить бизнес-процессы клиента на инструменты системы так, чтобы работа сотрудников и компании была эффективной.
Разбираем основные сопротивления и отговорки сотрудников и рассказываем, как их преодолеть.
